Personalisierte Mail Merge E-Mails in Outlook

Diese Anleitung zeigt dir, wie du in Outlook deine E-Mail erstellst und Personalisierungs-Tokens aus deiner Datenquelle (Tabelle oder Kontakte) hinzufügst.

Schritt 1. Erstellen deiner E-Mail-Vorlage

Screenshot des Upload-Tabellenabschnitts

Du kannst anfangen, deine Nachricht zu schreiben, und wenn du ein Feld aus der Tabelle (ein “Personalization token” (Personalisierungstoken)) hinzufügen möchtest, kannst du es aus dem Dropdown-Menü auswählen und eine der Schaltflächen verwenden, um es in den Textkörper oder die Betreffzeile einzufügen.

Wenn du möchtest, kannst du das Personalisierungstoken auch einfach selbst eingeben, indem du zwei geschweifte Klammern um den Spaltennamen setzt.

Das einfachste Token sieht so aus: {{ColumnName}}. Spaltennamen werden unabhängig von der Groß- und Kleinschreibung mit deinen Tabellenüberschriften abgeglichen, daher findet {{email}} eine Email-Spalte.

Überschriften, die Leerzeichen enthalten, funktionieren ebenfalls direkt, zum Beispiel {{ First Name }}. Du kannst auch die äquivalente Klammerform verwenden: {{ ["First Name"] }}.

Achte darauf, dass du nichts falsch geschrieben hast, wenn du dir selbst eine Test-E-Mail sendest, die die erste Datenzeile aus deiner Tabelle enthält.

Du kannst die meisten Funktionen nutzen, die du vom Schreiben von E-Mails in Outlook kennst. Du kannst CC- und BCC-Empfänger hinzufügen, die zu jeder der generierten E-Mails hinzugefügt werden. Das “To”-Feld (An-Feld) wird ignoriert und durch die E-Mail-Adresse des Empfängers ersetzt.

Du kannst alle verfügbaren Textformatierungsoptionen verwenden. Wir empfehlen, zuerst deinen E-Mail-Text zu schreiben, dabei deine Personalisierungstoken hinzuzufügen und dann die Formatierung als letzten Schritt anzuwenden. Du kannst auch Anhänge und Inline-Bilder hinzufügen.

Wenn du die “From”-Adresse (Absenderadresse) auf ein Alias änderst, stelle sicher, dass du eine Adresse auswählst, für die du “Send As”-Rechte hast. Andernfalls schlägt das Senden der E-Mail fehl.

Schritt 2. Sende eine Test-E-Mail

Screenshot of button to send a test email

Dies erzeugt eine Test-E-Mail mit der ersten Datenzeile aus deiner Tabelle. Anstatt sie an den Empfänger zu senden, wird sie an dich geschickt, sieht aber ansonsten wie die endgültige Kampagnen-E-Mail aus.

Wenn du auf den Button klickst, wirst du aufgefordert, dich bei Microsoft 365 zu authentifizieren. Du musst dich mit dem Konto anmelden, von dem du senden möchtest.

Stelle sicher, dass alle deine Personalisierungs-Token ersetzt wurden und die E-Mail so aussieht, wie du es erwartest. Wenn du ein komplexeres Design verwendet hast, wird empfohlen, die Test-E-Mail in allen wichtigen E-Mail-Clients anzusehen, um sicherzustellen, dass sie korrekt dargestellt wird.

Wenn du eine Fehlermeldung erhältst, dass du nicht berechtigt bist, von diesem Konto zu senden, nutze den bereitgestellten Link, um dich zuerst abzumelden und dann mit dem richtigen Konto erneut anzumelden.

Schritt 3. Sende deine Kampagne

Screenshot of button to start sending campaign

Du kannst dir so viele Test-E-Mails schicken, wie du möchtest, bis du mit dem Ergebnis zufrieden bist. Dann kannst du mit dem Senden der Kampagne starten.

Da SecureMailMerge deine Kampagne aus deinem Outlook-Client heraus sendet, empfehlen wir, die E-Mail in einem neuen Fenster zu öffnen, damit du sie im Hintergrund laufen lassen kannst.

Während deine Kampagne generiert wird, siehst du die Fortschrittsanzeige für jeden Empfänger. Wenn du Anhänge zu deiner E-Mail hinzugefügt hast, müssen diese für jeden Empfänger hochgeladen werden. Das kann einige Zeit dauern, aber du siehst für jeden Anhang eine separate Fortschrittsanzeige.

Die für jeden Empfänger generierte E-Mail findest du in deinen Gesendeten Elementen. Sobald das Senden abgeschlossen ist, kannst du eine neue Kampagne mit derselben E-Mail starten, die E-Mail als Vorlage speichern oder sie einfach als Entwurf für die zukünftige Verwendung speichern.

Klicke jederzeit auf den “Pause sending” (Senden pausieren)-Button, um die Kampagne zu pausieren. Die aktuell gesendete E-Mail wird fertig gesendet, danach wird die Kampagne pausiert.

Du kannst die Kampagne jederzeit durch Klicken auf “Continue sending” (Weiter senden) fortsetzen.

Falls während des Sendens etwas passiert (z. B. du schließt versehentlich das Fenster oder dein Computer stürzt ab), kannst du die Kampagne einfach fortsetzen, indem du die E-Mail aus deinem Entwurfsordner öffnest und das SecureMailMerge-Add-in erneut startest. Es setzt beim letzten erfolgreich gesendeten E-Mail an.

Datumsformatierung

Wenn deine Tabelle Daten enthält, versucht SecureMailMerge die Formatierung beizubehalten, die du in Excel siehst. Für volle Kontrolle darüber, wie Daten in deinen E-Mails erscheinen, kannst du Excels =TEXT()-Funktion verwenden. Sieh dir unseren date formatting guide für Details an.

Beispielvorlage

Hier ist eine kurze Vorlage, die du kopieren und anpassen kannst. Sie verwendet ein spaced merge field ({{ First Name }}) und eine condition, die neue und wiederkehrende Empfänger unterschiedlich begrüßt. Die condition passt sich an die Groß- und Kleinschreibung deiner New-Spalte und des Zellwerts an, daher funktionieren TRUE, true und True alle:

Hi {{ First Name }}.

{% if New == "TRUE" %}
Welcome to SecureMailMerge! Here is how to get started.
{% else %}
Thanks for being with us. Here is what is new this month.
{% endif %}

Best regards.
The team

Für alles, was du innerhalb einer condition machen kannst, siehe den conditions guide.

Mehr Hilfe zu fortgeschrittenen Anwendungsfällen

Suchst du nach bestimmten Anwendungsfällen? Schau auf unserer Hilfeseite vorbei für detaillierte Anleitungen zu verschiedenen Szenarien. Wende dich an unser Support-Team, wenn du etwas ausprobierst, wofür wir noch keine Anleitung haben, und wir werden unser Bestes tun, es zu dokumentieren.

→ Click here to go to our help page (z. B. mehrere CC/BCC, personalisierte Anhänge usw.)

Siehe auch

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SecureMailMerge for Outlook

Runs inside Outlook, with no external app needed.

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