Personalisierte Mail Merge E-Mails in Outlook

Diese Anleitung zeigt dir, wie du in Outlook deine E-Mail erstellst und Personalisierungstoken aus deiner Datenquelle (Tabelle oder Adressbuch) hinzufügst.

Bevor du beginnst, upload your spreadsheet oder choose your Outlook contacts. Beide Quellen verwenden die folgenden Schritte.

Schritt 1. Erstellen deiner E-Mail-Vorlage

Screenshot des Upload-Tabellenabschnitts

Du kannst anfangen, deine Nachricht zu schreiben, und wenn du ein Feld aus der Tabelle (ein “Personalization token” (Personalisierungstoken)) hinzufügen möchtest, kannst du es aus dem Dropdown auswählen und eine der Schaltflächen verwenden, um es in den Textkörper oder die Betreffzeile einzufügen.

Typing a token by hand

Wenn du möchtest, kannst du das Personalisierungstoken auch einfach selbst eingeben, indem du zwei geschweifte Klammern um den Spaltennamen setzt.

Das einfachste Token sieht so aus {{ColumnName}}. Spaltennamen werden unabhängig von der Groß- und Kleinschreibung mit deinen Tabellenüberschriften abgeglichen, also findet {{email}} eine Email-Spalte.

Überschriften, die Leerzeichen enthalten, funktionieren ebenfalls direkt, zum Beispiel {{ First Name }}. Du kannst auch die äquivalente Klammerform verwenden {{ ["First Name"] }}.

Achte darauf, dass du nichts falsch geschrieben hast, wenn du dir selbst eine Test-E-Mail sendest, die die erste Datenzeile aus deiner Tabelle enthalten wird.

Du kannst die meisten Funktionen verwenden, die du vom Schreiben von E-Mails in Outlook kennst. Du kannst CC- und BCC-Empfänger hinzufügen, die zu jeder der generierten E-Mails hinzugefügt werden. Das “To” field (An-Feld) wird ignoriert und durch die E-Mail des Empfängers ersetzt.

Du kannst alle verfügbaren Textformatierungsoptionen verwenden. Wir empfehlen, zuerst deinen E-Mail-Text zu schreiben, deine Personalisierungstokens nach und nach hinzuzufügen und dann die Formatierung als letzten Schritt anzuwenden. Eine Schriftart oder Farbe wird nur auf ein Token angewendet, wenn deine Auswahl das gesamte Token einschließlich beider geschweiften Klammern umfasst, also siehe, wie man Personalisierungstokens stylt, bevor du sie einzeln formatierst. Du kannst auch Anlagen und Inline-Bilder hinzufügen.

Check your Send As rights

Wenn du die “From” address (Absenderadresse) auf einen Alias änderst, stelle sicher, dass du eine Adresse auswählst, für die du “Send As” rights (Sende-als-Rechte) hast. Andernfalls schlägt das Senden der E-Mail fehl.

Schritt 2. Sende eine Test-E-Mail

Screenshot of button to send a test email

Wähle “Send test email to yourself” (Sende Test-E-Mail an dich selbst). Dies erzeugt einen Test mit den Daten des ersten Empfängers und sendet ihn an dich. To, CC und BCC Adressen werden durch deine eigene Adresse ersetzt, sodass der Test nicht bei deinen Empfängern ankommt.

You will be asked to sign in

Wenn du auf den Button klickst, wirst du aufgefordert, dich mit Microsoft 365 zu authentifizieren. Du musst dich mit dem Konto anmelden, von dem du senden möchtest.

Stelle sicher, dass alle deine Personalisierungstoken ersetzt wurden und überprüfe Betreff, Formatierung, Links und Anhänge. Ein Test deckt den ersten Empfänger ab, nicht jede Zeile. Review and unselect recipients (Empfänger überprüfen und abwählen), um deine Liste zu prüfen. Um generierte Nachrichten zu inspizieren, use a timed draft review (verwende eine zeitgesteuerte Entwurfsprüfung), die automatisch gesendet wird, wenn die Verzögerung endet.

If you cannot send from this account

Wenn du eine Fehlermeldung erhältst, dass du nicht von diesem Konto senden darfst, nutze den bereitgestellten Link, um dich zuerst abzumelden und dich dann mit dem richtigen Konto erneut anzumelden.

Schritt 3. Sende deine Kampagne

Screenshot des Buttons zum Starten der Kampagne

Du kannst dir so viele Test-E-Mails schicken, wie du möchtest, bis du mit dem Ergebnis zufrieden bist. Dann kannst du mit dem Senden der Kampagne beginnen.

Open the email in a new window

Da SecureMailMerge deine Kampagne aus deinem Outlook-Client heraus sendet, empfehlen wir, die E-Mail in einem neuen Fenster zu öffnen, damit du sie im Hintergrund laufen lassen kannst.

Während deine Kampagne generiert wird, siehst du die Fortschrittsanzeige für jeden Empfänger. Wenn du Anhänge zu deiner E-Mail hinzugefügt hast, müssen diese für jeden Empfänger hochgeladen werden. Das kann einige Zeit dauern, aber du siehst für jeden Anhang eine separate Fortschrittsanzeige.

Der Fortschritt zählt Nachrichten, die generiert und an Microsoft 365 übermittelt wurden, nicht die bestätigte Zustellung im Posteingang. Bei Planung oder Verzögerung warten die generierten Empfängernachrichten in Entwürfen bis zur Versandzeit und werden erst nach dem Versand in Gesendete Objekte verschoben. Um sie zu stoppen, siehe stop messages that are already scheduled.

Klicke jederzeit auf den “Pause sending” (Senden pausieren) Button, um die Kampagne zu pausieren. Die aktuell gesendete E-Mail wird fertig gesendet, danach wird die Kampagne pausiert.

Du kannst die Kampagne jederzeit durch Klicken auf “Continue sending” (Senden fortsetzen) wieder aufnehmen.

Resume an interrupted campaign

Öffne deinen Vorlagenentwurf aus den Entwürfen erneut und starte das Add-in, um fortzufahren. Einzelne Anhänge müssen erneut hochgeladen werden. Das Pausieren stoppt die weitere Generierung; Empfängernachrichten, die bereits mit Microsoft 365 geplant sind, können weiterhin gesendet werden, und das Löschen deines Vorlagenentwurfs stoppt sie nicht. Siehe pause, resume or stop a campaign, bevor du abbrichst oder neu startest.

Schritt 4. Ergebnisse prüfen und Bericht speichern

Wenn die Kampagne beendet ist, wähle “Download report” (Bericht herunterladen). Speichere die Excel-Datei, bevor du “Start new campaign” (Neue Kampagne starten) auswählst. Der send report guide erklärt die Status und wie man Fehler, geplante Nachrichten und Bounces überprüft.

Behalte deinen Vorlagenentwurf in Outlook, wenn du die Nachricht wiederverwenden möchtest. Lade vor einer neuen Kampagne die vorgesehenen Empfänger, überprüfe die remembered advanced options und sende einen frischen Test.

Datumsformatierung

Wenn deine Tabelle Daten enthält, versucht SecureMailMerge, die Formatierung beizubehalten, die du in Excel siehst. Für die volle Kontrolle darüber, wie Daten in deinen E-Mails angezeigt werden, kannst du Excels =TEXT()-Funktion verwenden. Siehe unseren date formatting guide für Details.

Beispielvorlage

Hier ist eine kurze Vorlage, die du kopieren und anpassen kannst. Sie verwendet ein spaced merge field ({{ First Name }}) und eine condition, die neue und wiederkehrende Empfänger unterschiedlich begrüßt. Die condition passt sich an die Groß- und Kleinschreibung deiner New-Spalte und Zellenwerte an, daher funktionieren TRUE, true und True alle:

Hi {{ First Name }}.

{% if New == "TRUE" %}
Welcome to SecureMailMerge! Here is how to get started.
{% else %}
Thanks for being with us. Here is what is new this month.
{% endif %}

Best regards.
The team

Für alles, was du innerhalb einer condition machen kannst, siehe den conditions guide.

Mehr Hilfe zu erweiterten Anwendungsfällen

Suchst Du nach bestimmten Anwendungsfällen? Schau auf unserer Hilfeseite vorbei für detaillierte Anleitungen zu verschiedenen Szenarien. Wende Dich an unser Support-Team, wenn Du etwas ausprobierst, wofür wir noch keine Anleitung haben, und wir werden unser Bestes tun, es zu dokumentieren.

→ Click here to go to our help page (z. B. mehrere CC/BCC, personalisierte Anhänge etc)

Siehe auch

Brauchst du mehr Hilfe?

E-Mail-Support mit einer Beschreibung dessen, was du versucht hast zu tun, was passiert ist und der genauen Fehlermeldung. Füge keine echten Empfängerdaten bei.

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