Mail Merge-Kampagne pausieren, fortsetzen oder stoppen

Pause, um später fortzufahren, oder cancel, um die Erstellung der restlichen E-Mails zu stoppen. Keine der beiden Aktionen ruft bereits gesendete E-Mails zurück oder stoppt Nachrichten, die mit Microsoft 365 bereits geplant sind. Lade deinen Bericht herunter, bevor du eine weitere Kampagne startest.

Was Pausieren oder Abbrechen stoppt

SecureMailMerge erstellt Nachrichten in Outlook und übermittelt sie an Microsoft 365. Microsoft sendet sie dann sofort oder zu den geplanten Zeiten. Pausieren oder Abbrechen verhindert, dass das Add-in weitere Nachrichten erstellt. Bereits übermittelte Nachrichten können weiterhin gesendet werden, auch wenn Outlook geschlossen ist.

Pause und später fortsetzen

1. Wähle “Pause sending” (Senden pausieren) im Kampagnenmanager aus. Die Nachricht, die gerade verarbeitet wird, wird beendet, bevor die Kampagne pausiert.

2. Lasse die Kampagne pausiert, bis du bereit bist, fortzufahren. Dein ursprünglicher Zeitplan bleibt erhalten; das Fortsetzen startet ihn nicht von der aktuellen Zeit neu.
3. Wähle “Continue sending” (Senden fortsetzen), um die verbleibenden Empfänger zu verarbeiten.

Wenn deine Kampagne individual attachments verwendet, lade die Dateien erneut hoch, wenn du dazu aufgefordert wirst. Du musst alle für die Validierung erforderlichen Dateien bereitstellen, einschließlich derjenigen, die von bereits verarbeiteten Empfängern verwendet wurden.

Fortsetzen nach dem Schließen von Outlook oder dem Add-in

Öffne deinen Vorlagenentwurf aus Drafts, dann starte SecureMailMerge über das “Apps”-Menü. Setze die gespeicherte Kampagne fort, anstatt eine neue zu erstellen oder die Tabelle als neue Kampagne erneut hochzuladen. Lade einzelne Anhangsdateien erneut hoch, wenn du dazu aufgefordert wirst, und wähle dann “Continue sending” (Weiter senden).

Wenn das Add-in warnt, dass der Fortschritt einer gesendeten Nachricht nicht gespeichert werden konnte, lasse das Fenster geöffnet, bis die Warnung verschwindet. Wenn nach dem erneuten Öffnen das Ergebnis einer Nachricht nicht bestätigt werden kann, überprüfe dein Postfach, bevor du erneut sendest, und contact support. Gehe nicht davon aus, dass ein unsicheres Ergebnis bedeutet, dass nichts gesendet wurde.

Die verbleibende Kampagne abbrechen

1. Wähle “Cancel campaign” (Kampagne abbrechen). Das Add-in pausiert, während du bestätigst.
2. Wähle “Yes, cancel campaign” (Ja, Kampagne abbrechen), um die Kampagne ohne Erstellung der verbleibenden Nachrichten zu beenden. Warte, bis der aktuelle Vorgang abgeschlossen ist, falls das Add-in dich dazu auffordert.
3. Wähle auf dem Abschlussbildschirm “Download report” (Bericht herunterladen) und speichere ihn, bevor du “Start new campaign” (Neue Kampagne starten) auswählst.

Eine abgebrochene Kampagne kann nicht an der Stelle fortgesetzt werden, an der sie gestoppt wurde. Der Bericht enthält die Ergebnisse der verarbeiteten Zeilen und markiert nicht versuchte Zeilen als Cancelled.

Stoppe Nachrichten, die bereits geplant sind

Das Abbrechen der Kampagne entfernt keine Nachrichten, die bereits mit Microsoft 365 geplant wurden. Diese Nachrichten müssen separat gelöscht werden, und nur das rechtzeitige Löschen verhindert das Senden.

Dein Vorlagenentwurf und die generierten Empfängernachrichten sind unterschiedlich

• Dein Vorlagenentwurf ist die E-Mail, die du verfasst hast und von der aus SecureMailMerge gestartet wurde. Sie enthält die Personalisierungstoken, wie {{First Name}}, und wird nicht an deine Empfänger gesendet.
• Die generierten Empfängernachrichten werden von SecureMailMerge erstellt, eine pro Empfänger, mit ausgefüllten Tokens. Wenn eine Kampagne geplant oder verzögert wird, hält Microsoft 365 jede einzelne in Drafts, bis die Sendezeit erreicht ist.

Das Löschen deines Vorlagenentwurfs bricht die Kampagne oder eine generierte Empfängernachricht nicht ab. Um geplante E-Mails zu stoppen, lösche die generierten Empfängernachrichten.

So löschst du die geplanten Empfängernachrichten

1. Öffne Outlook on the web und melde dich mit demselben sendenden Postfach an (dem Microsoft 365-Konto, mit dem du dich in SecureMailMerge angemeldet hast). Wenn du “From” auf ein Alias oder ein freigegebenes Postfach geändert hast, befinden sich die generierten Empfängernachrichten im Ordner Drafts des Kontos, mit dem du dich angemeldet hast, nicht im Alias oder freigegebenen Postfach.
2. Öffne den Ordner Drafts und finde die generierten Empfängernachrichten der Kampagne. Jede hat einen personalisierten Betreff, die Adresse eines einzelnen Empfängers in “To” (plus alle CC- oder BCC-Adressen aus deiner Vorlage) und eine geplante Sendezeit.
3. Überprüfe Betreff und Empfänger vor dem Löschen, damit du nicht versehentlich deinen Vorlagenentwurf oder nicht zugehörige Entwürfe löschst.
4. Lösche jede generierte Empfängernachricht, die du stoppen möchtest, vor ihrer Sendezeit. Mit “Delay between messages” (Verzögerung zwischen Nachrichten) oder Tageslimits hat jede Nachricht ihre eigene Sendezeit, beginne also mit der frühesten.
5. Aktualisiere Drafts und bestätige, dass die gelöschten Nachrichten in Outlook on the web nicht mehr angezeigt werden.

Öffne keine generierte Empfängernachricht und wähle “Send” (Senden), da dies die Nachricht sofort verschickt.

Wenn du die Nachrichten stattdessen in einem Desktop-Outlook-Client löschst, kann die Löschung einige Zeit benötigen, um mit Microsoft 365 synchronisiert zu werden, besonders bei einer großen Kampagne oder großen Anhängen. Überprüfe Drafts in Outlook on the web, um sicherzugehen, dass sie weg sind. Eine Nachricht wird nicht abgebrochen, wenn sie bereits gesendet wurde oder wenn die Löschung Microsoft 365 vor der Sendezeit nicht erreicht hat, und gesendete Nachrichten können nicht durch Pausieren, Abbrechen oder Löschen von Entwürfen zurückgerufen werden.

Wo Outlook geplante Nachrichten speichert

Die eigenen Planungsfunktionen von Outlook speichern Nachrichten in verschiedenen Ordnern, was leicht verwechselt werden kann:

• Klassisches Outlook “Delay Delivery” hält eine verzögerte Nachricht in deinem Outbox-Ordner bis zur Zustellzeit.
• New Outlook und Outlook on the web “Schedule send” halten eine geplante Nachricht in Drafts bis zur Sendezeit.

Die geplanten Empfängernachrichten von SecureMailMerge werden von Microsoft 365 in Drafts gehalten, suche sie also in Drafts in jedem Client, nicht im Outbox. Klassisches Outlook zeigt möglicherweise nicht die geplante Zeit an, verwende daher neues Outlook oder Outlook on the web, um sie zu überprüfen. Microsoft erklärt seine eigenen Funktionen unter Delay or schedule sending email messages in Outlook.

Nur die Empfänger erneut versuchen, die noch eine E-Mail benötigen

Öffne den send report und überprüfe zuerst jedes Ergebnis. Nachdem du das gemeldete Problem behoben hast, erstelle eine Empfängertabelle, die nur die Zeilen enthält, die du erneut versuchen möchtest, und starte dann eine neue Kampagne und sende einen frischen Test.

Das Hochladen eines unbearbeiteten send report führt nicht automatisch dazu, dass fehlgeschlagene Zeilen erneut versucht werden. Es wird wie eine gewöhnliche Tabelle behandelt, sodass Zeilen, die mit Sent markiert sind, eine weitere E-Mail erhalten können. Schließe keine Unverified-Zeilen ein, bevor du überprüft hast, ob ihre Nachrichten übermittelt wurden, und versuche keine geplanten Zeilen erneut, nur weil deren Zustellzeit noch nicht erreicht ist.