Wie sende ich verschiedene Anhänge an jeden Empfänger?

Lerne, wie du mit SecureMailMerge eine Serienmail mit individuellen Anhängen statt demselben Anhang an jeden Empfänger sendest.

Schritt 1. Bereite alle Dateien in einem einzigen Ordner auf deinem Computer vor.

Alle Dateien, die für individuelle Anhänge verwendet werden, müssen sich in einem einzigen Ordner auf deiner Festplatte befinden. Du wirst später aufgefordert, sie alle auszuwählen. Verwende die Dateinamen im nächsten Schritt, um sie einem Empfänger zuzuordnen.

Schritt 2. Füge deiner Tabelle eine Spalte namens “Attachments” hinzu.

Füge deiner Tabelle eine Spalte namens “Attachments” hinzu. Trage die Dateinamen in die Zelle für jeden Empfänger ein. Du kannst mehrere Dateien hinzufügen, indem du sie mit einem Semikolon trennst.

Schritt 3. Dateien hochladen

Die Spalte Attachments wird erkannt, und du wirst aufgefordert, die gefundenen Dateien hochzuladen. Du musst alle Dateien in der Tabelle hochladen, indem du auf “Add files” (Dateien hinzufügen) klickst.

Der Datei-Explorer öffnet sich, und du kannst STRG + A drücken, um alle Dateien auszuwählen. Dann klicke auf “Open” (Öffnen).

Schritt 4. Teste und sende deine Kampagne

Sobald du alle Dateien hochgeladen hast, kannst du einen Test senden und dann die eigentliche Kampagne senden.

[→ Click here for our guide on personalizing your email.] (→ Klicke hier für unsere Anleitung zur Personalisierung deiner E-Mail.)

Jeder Dateiname wird vor dem Senden überprüft

SecureMailMerge vergleicht jeden Dateinamen in der Spalte “Attachments” mit den Dateien, die du hochgeladen hast, bevor es dir erlaubt zu senden. Eine Datei zählt nur als hochgeladen, wenn ihr Name genau mit dem Eintrag in der Tabelle übereinstimmt, einschließlich der Erweiterung und Groß-/Kleinschreibung.

Solange eine Datei fehlt, zeigt das Add-in den Button “Add files” und eine Liste mit der Überschrift “The following files are still missing:” anstelle der Schritte zum Verfassen und Senden, sodass die Kampagne nicht gesendet werden kann, bis diese Liste leer ist. Nur Empfänger, an die du sendest, zählen: Wenn du eine Datei nicht findest, öffne die Empfängerliste und deaktiviere diese Empfänger, dann verschwinden deren Dateien von der Liste.

Wenn eine Datei beim Senden der E-Mail nicht mehr gelesen werden kann, zum Beispiel weil sie verschoben, umbenannt oder geändert wurde, nachdem du sie hinzugefügt hast, setzt das Add-in sie wieder auf die Fehlende-Liste und bittet dich, sie erneut hinzuzufügen. Die unten aufgeführten Fehler sind die üblichen Gründe, warum eine Datei auf der Liste bleibt.

Häufige Fehler und wie man sie behebt

SecureMailMerge erkennt automatisch häufige Fehler beim Hochladen einzelner Anhänge und gibt hilfreiche Hinweise. Hier sind die häufigsten Probleme und wie du sie lösen kannst:

1. Fehlende Dateiendungen in der Tabelle

Problem: Deine Tabelle enthält Dateinamen ohne Endungen (z. B. “document”), aber deine hochgeladenen Dateien haben Endungen (z. B. “document.pdf”).

Beispiel:

• Hochgeladene Datei: contract.pdf
• Tabelleneintrag: contract

Wie du es behebst:

• Füge die Dateiendung in deinen Tabelleneinträgen hinzu: ändere “contract” zu “contract.pdf”
• Oder benenne deine Dateien um, um die Endungen zu entfernen (nicht empfohlen)

2. Doppelte Dateiendungen

Problem: Deine Dateien haben doppelte Endungen wie file.pdf.pdf. Das passiert oft, wenn der Windows Explorer Dateiendungen ausblendet und du beim Umbenennen die Endung manuell hinzufügst.

Beispiel:

• Hochgeladene Datei: invoice.pdf.pdf
• Erwartet in der Tabelle: invoice.pdf

Wie du es behebst:

1. Prüfe, ob der Windows Explorer Dateiendungen ausblendet:
   • Öffne den Windows Explorer
   • Klicke auf den Tab “View”
   • Aktiviere “File name extensions”, um sie anzuzeigen
2. Benenne deine Dateien um, um die doppelte Endung zu entfernen
3. Oder aktualisiere deine Tabelle, um die doppelte Endung einzuschließen

3. Probleme mit Groß- und Kleinschreibung

Problem: Dateinamen haben eine andere Groß- und Kleinschreibung als in deiner Tabelle.

Beispiel:

• Hochgeladene Datei: Document.PDF
• Tabelleneintrag: document.pdf

Wie du es behebst:

• Stelle sicher, dass die Groß- und Kleinschreibung zwischen deinen Dateien und der Tabelle genau übereinstimmt
• Benenne entweder deine Dateien um oder aktualisiere deine Tabelleneinträge

4. Ungültige Dateipfade in der Tabelle

Problem: Deine Tabelle enthält vollständige Dateipfade statt nur Dateinamen.

Ungültige Beispiele:

• C:\Users\Documents\filename.pdf
• /Users/Documents/filename.pdf
• folder\filename.pdf

Korrektes Format:

• filename.pdf

Wie du es behebst:

• Entferne alle Ordnerpfade aus deiner Tabelle
• Füge nur den Dateinamen mit Endung ein

5. Mehrere Dateien pro Empfänger

Du kannst mehrere Anhänge an einen Empfänger senden, indem du die Dateinamen in deiner Tabelle mit Semikolons trennst:

Beispiel:

contract.pdf;invoice.docx;specifications.xlsx

Wichtige Hinweise:

• Verwende Semikolons (;), um mehrere Dateien zu trennen
• Leerzeichen um Semikolons werden automatisch entfernt
• Jede Datei muss trotzdem einzeln hochgeladen werden

6. Fehlerbehebung bei Upload-Problemen

Wenn SecureMailMerge eine Warnung über nicht übereinstimmende Dateien anzeigt:

1. Prüfe die Fehlermeldung genau, sie zeigt dir genau, welche Dateien nicht übereinstimmen
2. Vergleiche Dateinamen Zeichen für Zeichen, schon ein einzelnes Zeichen Unterschied führt zu einem Fehler
3. Überprüfe die Dateiendungen, sowohl Datei als auch Tabelleneintrag müssen die gleichen Endungen haben
4. Achte auf unsichtbare Zeichen, Copy-Paste-Probleme können manchmal unsichtbare Zeichen einfügen

7. Best Practices für einzelne Anhänge

• Verwende konsistente Benennung: Nutze Kleinbuchstaben für Dateinamen, um Probleme mit Groß- und Kleinschreibung zu vermeiden
• Füge Endungen hinzu: Immer Dateiendungen in der Tabelle angeben
• Organisiere Dateien: Halte alle Anhangsdateien in einem Ordner für eine einfache Auswahl
• Teste mit einer kleinen Gruppe: Starte mit 2-3 Empfängern, um sicherzugehen, dass alles funktioniert
• Prüfe Dateigrößen: Große Anhänge können Probleme bei der E-Mail-Zustellung verursachen

8. Größenbeschränkungen für Dateien

Beachte, dass die meisten E-Mail-Systeme Größenlimits für Anhänge haben:

• Outlook.com/Hotmail: 25 MB insgesamt
• Gmail: 25 MB insgesamt
• Firmen-E-Mail: Variiert je nach Organisation (oft 10-25 MB)

Bei großen Dateien solltest du stattdessen Cloud-Speicher-Links verwenden, anstatt direkte Anhänge.

Siehe auch

• Mail merge with attachments in Outlook: feature overview
• Step-by-step attachment tutorial
• Downloading the send report um zu sehen, welche Anhänge an welchen Empfänger gesendet wurden