Wie sende ich jedem Empfänger unterschiedliche Anhänge?

Anstatt denselben Anhang an jeden Empfänger zu senden, erfahre, wie du mit SecureMailMerge eine Serienmail mit individuellen Anhängen verschickst.

Schritt 1. Bereite alle Dateien in einem einzigen Ordner auf deinem Computer vor.

Alle Dateien, die für einzelne Anhänge verwendet werden, müssen sich in einem einzigen Ordner auf deiner Festplatte befinden. Du wirst später aufgefordert, sie alle auszuwählen. Verwende die Dateinamen im nächsten Schritt, um sie einem Empfänger zuzuordnen.

Schritt 2. Füge eine Spalte namens “Attachments” zu deiner Tabelle hinzu.

Füge deiner Tabelle eine Spalte namens “Attachments” hinzu. Trage die Dateinamen in die Zelle für jeden Empfänger ein. Du kannst mehrere Dateien hinzufügen, indem du sie mit einem Semikolon trennst.

Schritt 3. Dateien hochladen

Die Spalte Anhänge wird erkannt und du wirst aufgefordert, die gefundenen Dateien hochzuladen. Du musst alle Dateien in der Tabelle hochladen, indem du auf „Dateien hinzufügen“ klickst.

Der Dateibrowser öffnet sich und du kannst die Tasten STRG + A drücken, um alle auszuwählen. Dann klicke auf „Öffnen“.

Schritt 4. Teste und sende deine Kampagne

Sobald du alle Dateien hochgeladen hast, kannst du jetzt einen Test senden und dann die eigentliche Kampagne verschicken.

→ Klicke hier für unseren Leitfaden zur Personalisierung deiner E-Mail.

Häufige Fehler und wie du sie behebst

SecureMailMerge erkennt automatisch häufige Fehler beim Hochladen einzelner Anhänge und gibt hilfreiche Hinweise. Hier sind die häufigsten Probleme und wie du sie lösen kannst:

1. Fehlende Dateiendungen in der Tabelle

Problem: Deine Tabelle enthält Dateinamen ohne Endungen (z.B. „document“), aber die hochgeladenen Dateien haben Endungen (z.B. „document.pdf“).

Beispiel:

• Hochgeladene Datei: contract.pdf
• Tabelleneintrag: contract

Wie du es behebst:

• Füge die Dateiendung in deinen Tabelleneinträgen hinzu: ändere „contract“ zu „contract.pdf“
• Oder benenne deine Dateien um, um die Endungen zu entfernen (nicht empfohlen)

2. Doppelte Dateiendungen

Problem: Deine Dateien haben doppelte Endungen wie file.pdf.pdf. Das passiert oft, wenn der Windows Explorer Dateiendungen ausblendet und du beim Umbenennen die Endung manuell hinzufügst.

Beispiel:

• Hochgeladene Datei: invoice.pdf.pdf
• Erwartet in der Tabelle: invoice.pdf

Wie du es behebst:

1. Prüfe, ob der Windows Explorer Dateiendungen ausblendet:
   • Öffne den Windows Explorer
   • Klicke auf den Reiter „Ansicht“
   • Aktiviere „Dateinamenerweiterungen“, um sie anzuzeigen
2. Benenne deine Dateien um, um die doppelte Endung zu entfernen
3. Oder aktualisiere deine Tabelle, sodass sie die doppelte Endung enthält

3. Probleme mit Groß- und Kleinschreibung

Problem: Dateinamen haben eine andere Groß-/Kleinschreibung als in deiner Tabelle.

Beispiel:

• Hochgeladene Datei: Document.PDF
• Tabelleneintrag: document.pdf

Wie du es behebst:

• Sorge dafür, dass die Groß- und Kleinschreibung zwischen deinen Dateien und der Tabelle genau übereinstimmt
• Benenne entweder deine Dateien um oder passe die Tabelleneinträge an

4. Ungültige Dateipfade in der Tabelle

Problem: Deine Tabelle enthält vollständige Dateipfade statt nur Dateinamen.

Ungültige Beispiele:

• C:\Users\Documents\filename.pdf
• /Users/Documents/filename.pdf
• folder\filename.pdf

Richtiges Format:

• filename.pdf

Wie du es behebst:

• Entferne alle Ordnerpfade aus deiner Tabelle
• Füge nur den Dateinamen mit Endung ein

5. Mehrere Dateien pro Empfänger

Du kannst mehrere Anhänge an einen Empfänger senden, indem du die Dateinamen in deiner Tabelle mit Semikolons trennst:

Beispiel:

contract.pdf;invoice.docx;specifications.xlsx

Wichtige Hinweise:

• Verwende Semikolons (;) zur Trennung mehrerer Dateien
• Leerzeichen um Semikolons werden automatisch entfernt
• Jede Datei muss trotzdem einzeln hochgeladen werden

6. Fehlerbehebung bei Upload-Problemen

Wenn SecureMailMerge eine Warnung wegen nicht übereinstimmender Dateien anzeigt:

1. Lies die Fehlermeldung genau – sie zeigt dir genau, welche Dateien nicht übereinstimmen
2. Vergleiche die Dateinamen Zeichen für Zeichen – schon ein einzelnes Zeichen Unterschied führt zu einem Fehler
3. Überprüfe die Dateiendungen – sowohl Datei als auch Tabelleneintrag müssen dieselbe Endung haben
4. Achte auf unsichtbare Zeichen – Copy-Paste-Probleme können manchmal unsichtbare Zeichen einfügen

7. Beste Vorgehensweisen für einzelne Anhänge

• Verwende konsistente Benennung: Nutze durchgehend Kleinbuchstaben, um Probleme mit Groß-/Kleinschreibung zu vermeiden
• Füge Endungen hinzu: Immer Dateiendungen in der Tabelle angeben
• Organisiere deine Dateien: Halte alle Anhänge in einem Ordner für eine einfache Auswahl
• Teste mit einer kleinen Gruppe: Starte mit 2-3 Empfängern, um sicherzugehen, dass alles funktioniert
• Prüfe Dateigrößen: Große Anhänge können Probleme bei der E-Mail-Zustellung verursachen

8. Beschränkungen der Dateigröße

Beachte, dass die meisten E-Mail-Systeme Größenlimits für Anhänge haben:

• Outlook.com/Hotmail: 25 MB insgesamt
• Gmail: 25 MB insgesamt
• Firmen-E-Mail: Variiert je nach Organisation (oft 10-25 MB)

Für große Dateien solltest du stattdessen Cloud-Speicher-Links verwenden, statt sie direkt anzuhängen.