Wie Du eine erfolgreiche Kaltakquise-Mail in Outlook schreibst

Verbindungen sind die Währung des Erfolgs, und die bescheidene Cold Email ist eine mächtige Waffe im Arsenal jedes Unternehmers, aber nur, wenn sie richtig gemacht wird.

Cold Emails sind unaufgeforderte Nachrichten, die an potenzielle Kunden oder Kontakte gesendet werden, mit denen du keine vorherige Beziehung hast. Wenn sie effektiv gestaltet sind, können Cold Emails den Weg für bedeutungsvolle Verbindungen, erfolgreiche Partnerschaften und mehr Geschäftsmöglichkeiten ebnen.

Dabei gilt: Über 70 % der Unternehmen betrachten E-Mail-Marketing als ihre Hauptmethode zur Kundengewinnung. Das sagt viel darüber aus, wie wichtig es ist.

Allerdings erfordert das Versenden einer Cold Email, das gute Verfassen und das Einrichten einer Kampagne mit hoher Conversion-Rate auch einen wissenschaftlichen Ansatz und bewährte Frameworks.

In diesem Goldgruben-Artikel werden wir die Geheimnisse enthüllen, wie man Cold Emails verfasst, die aus dem Lärm herausstechen und dir wertvolle Kunden und Chancen mit der weit verbreiteten Outlook cold email gewinnen.

Und als Bonus gibt es sehr hilfreiche Cold Email-Vorlagen!

Bereite dich darauf vor, deine Kontaktaufnahme zu transformieren und dein Geschäft mit unserem Schritt-für-Schritt-Leitfaden zum Schreiben unwiderstehlicher Cold Emails auf neue Höhen zu bringen.

Lass uns gleich loslegen!

Was sind Cold Emails?

Bevor wir uns mit den Feinheiten beschäftigen, wie man eine Cold Email schreibt, ist es wichtig, das Konzept selbst zu verstehen.

Cold emails sind Kontaktaufnahmen, die an Personen oder Unternehmen gesendet werden, die kein Interesse an deinen Produkten, Dienstleistungen oder einer Zusammenarbeit haben.

Im Gegensatz zu warmen E-Mails, die an bekannte Kontakte gesendet werden, erfordern Cold Emails einen anderen Ansatz, um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu gewinnen und eine positive Reaktion zu fördern.

Copywriting-Fähigkeiten, Zielgruppenrecherche und eine gute Strategie sind die Grundlage für eine gut funktionierende Cold Email. Es gibt auch einige sehr kleine, oft übersehene Details, die du im Blick behalten musst, damit deine E-Mails ihre Aufgabe erfüllen, besonders in der heutigen digitalen Landschaft.

Die Anwendungsfälle für Cold Email, Wann Musst Du Eine Senden?

Aber bist Du sicher, dass Dein Unternehmen eine Cold Email Kampagne braucht?

Cold Emails dienen nicht nur dazu, Verkäufe oder potenzielle Kunden zu gewinnen. Sie können in verschiedenen Situationen und für unterschiedliche Zwecke eingesetzt werden. Das Verständnis der verschiedenen Anwendungsfälle ist entscheidend, um zu bestimmen, wann man eine Cold Email Kampagne starten sollte.

Hier sind wir, um Dir dabei zu helfen, es herauszufinden:

1. Lead-Generierung

Ständige Lead-Generierung ist für jedes Unternehmen, das seine Kundenbasis erweitern möchte, unerlässlich. Und Cold Emails sind immer noch der beste Weg, um einen Lead-Generierungs-Trichter einzurichten.

Cold Emails sind ein mächtiges Werkzeug, um potenzielle Kunden zu erreichen, die Deinem Zielgruppenprofil entsprechen, aber noch nicht mit Deiner Marke interagiert haben. Durch das Erstellen personalisierter und überzeugender Nachrichten kannst Du das Interesse potenzieller Kunden wecken und sie dazu verleiten, zu entdecken, was Deine Produkte oder Dienstleistungen bieten.

2. Networking

Networking ist das Lebenselixier für Unternehmenswachstum. Egal, ob Du ein erfahrener Unternehmer bist oder gerade erst anfängst, Verbindungen zu Branchen-Influencern, Meinungsführern oder potenziellen Partnern aufzubauen, kann Türen zu neuen Kooperationen und Chancen öffnen.

Cold Emails bieten eine unaufdringliche Möglichkeit, Dich vorzustellen, Bewunderung für die Arbeit des Empfängers auszudrücken und gegenseitig vorteilhafte Partnerschaften vorzuschlagen, die Dein Unternehmen voranbringen können.

3. Sales Outreach

Cold Emails bieten einen direkten Weg, potenziellen Kunden zu zeigen, was Du anbietest.

Denke jedoch daran, dass Cold Sales Emails eine feine Balance zwischen Überzeugungskraft und Personalisierung erfordern, um nicht zu aufdringlich oder spamartig zu wirken.

Keine Sorge, wir haben einige bewährte Cold Email Vorlagen für Dich!

4. Jobsuche

Cold Emails können auch ein mächtiges Werkzeug für Jobsuchende sein, die ihre Traumstelle finden oder in eine neue Branche einsteigen wollen.

Indem Du potenzielle Arbeitgeber oder Fachleute in Deinem Bereich kontaktierst, kannst Du Dein Interesse bekunden, Deine Qualifikationen hervorheben und einen bleibenden Eindruck hinterlassen, der Dich von anderen Kandidaten abhebt.

5. Content-Promotion

Du hast viel Herzblut in die Erstellung wertvoller Inhalte gesteckt, aber was nützt das, wenn niemand davon weiß?

Cold Emails können verwendet werden, um Deine Blogbeiträge, Whitepapers, E-Books oder Webinare mit relevanten Personen in Deiner Branche zu teilen. So lenkst Du Traffic auf Deine Inhalte und positionierst Dich als kenntnisreiche und hilfreiche Ressource, baust Glaubwürdigkeit und Vertrauen auf.

Wie plant und baust du eine erfolgreiche Kampagne auf?

Wie gesagt, generische E-Mails werden keinen Erfolg haben. Es ist entscheidend, deine Empfänger zu recherchieren, echtes Interesse an ihren Bedürfnissen oder Erfolgen zu zeigen und einen Mehrwert zu bieten, der mit ihrer spezifischen Situation und deinen Zielen übereinstimmt.

Deine Reise, wie man eine gute Verkaufs-E-Mail schreibt, beginnt mit gründlicher Planung und Recherche.

Hier sind einige wichtige Schritte von unseren Experten:

1. Definiere deine Ziele

Lege klar fest, was du mit deiner Cold-Email-Kampagne erreichen möchtest. Ob es darum geht, Meetings zu vereinbaren, Verkaufstermine zu bekommen oder dein berufliches Netzwerk zu erweitern, ein konkretes Ziel zu haben, ist entscheidend.

2. Identifiziere deine Zielgruppe

Kenne deine idealen Empfänger, erstelle eine effektive E-Mail-Verteilerliste und segmentiere sie basierend auf relevanten Kriterien wie Branche, Berufsbezeichnung, Standort oder Schmerzpunkten. So kannst du deine E-Mails besser personalisieren und höhere Antwortraten erzielen.

3. Recherchiere deine Interessenten

Sammle Informationen über deine Empfänger, bevor du deine Cold Email verfasst, um eine echte Verbindung herzustellen. Wenn du in deiner E-Mail auf ihre jüngsten Erfolge oder Arbeiten Bezug nimmst, zeigst du, dass du dich vorbereitet hast und nicht einfach generische Nachrichten verschickst.

4. Erstelle ein überzeugendes Wertangebot

Kommuniziere den Wert, den dein Produkt, deine Dienstleistung oder Zusammenarbeit dem Empfänger bringt. Konzentriere dich darauf, ihre Schmerzpunkte anzusprechen und spezifische Vorteile anzubieten. Viele Unternehmen starten ihre Outreach-Kampagnen ohne ein USP (unique selling proposition), was zu erfolglosen Kampagnen führt.

5. Nutze Cold Email Tools zur Automatisierung

Unsere digitale Ära läuft mit KI, Software, Plugins und einigen fantastischen Automatisierungstools für E-Mail-Kampagnen.

Plattformen wie MailChimp, SecureMailMerge und Zapier können dir helfen, Aufgaben wie Datensammlung, Öffnungsraten, Engagement und Konversionsraten zu automatisieren, während sie auch das Senden, Antworten und Verlinken von Cold Emails automatisieren.

6. Plane deine Follow-up-Strategie

Nicht alle Interessenten werden auf deine erste E-Mail antworten. Bereite einen gut durchdachten Follow-up-Plan vor, um die Empfänger zu erinnern und dein Wertangebot ohne zu viel Hartnäckigkeit zu wiederholen. Zu lernen, wie man Follow-up-E-Mails schreibt, die funktionieren, ist der schwierigste Teil beim Einrichten einer E-Mail-Kampagne.

9 Schritte, um eine Cold Email zu schreiben, die konvertiert

Du weißt inzwischen, dass das Verfassen einer Cold Email, die geöffnet wird und Interessenten in treue Kunden verwandelt, Feingefühl, Strategie und eine Prise Personalisierung erfordert.

Nun, da du eine Strategie hast, hier eine vollständige Aufschlüsselung der neun Schritte, die du unternehmen kannst, um die E-Mail selbst zu verbessern:

Schritt 1: Mach die Betreffzeile lohnenswert

Deine Betreffzeile ist das Tor zu deiner E-Mail.

Sie ist das Erste, was dein Empfänger sieht, und entscheidet, ob er deine E-Mail öffnet oder in den gefürchteten „Spam“-Ordner verschiebt. Es gibt mehrere andere Möglichkeiten, zu vermeiden, dass deine E-Mail im Spam landet.

Halte sie kurz, relevant und ansprechend. Personalisierte Betreffzeilen werden zu 26 % häufiger geöffnet, also ziehe in Betracht, den Namen des Empfängers einzufügen oder ein Thema von Interesse zu erwähnen, um seine Aufmerksamkeit zu gewinnen.

Kein Clickbait, aber! Das kostet dich Glaubwürdigkeit.

Schritt 2: Personalisiere die Anrede

Den Empfänger mit seinem Namen anzusprechen ist der erste Schritt, um eine Verbindung herzustellen.

Vermeide generische Anreden wie „Sehr geehrte Damen und Herren“, da sie unpersönlich wirken und dazu führen können, dass deine E-Mail schnell abgelehnt wird. Nutze den Namen, um einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen und zu zeigen, dass du dich vorbereitet hast.

Schritt 3: Beginne mit einem Hook

Deine ersten Zeilen sind entscheidend, um das Interesse des Empfängers zu wecken.

Beginne mit einem überzeugenden Hook, der sich auf seine Bedürfnisse, Herausforderungen oder jüngste Erfolge bezieht. Zeige, dass du seine Situation verstehst und biete eine einzigartige Perspektive oder Lösung, die seine Neugier weckt.

Ein häufiger Irrtum bei Hooks ist, dass sie oberflächlich geschrieben werden, um irgendwie das Interesse des Lesers zu fangen. Fall nicht darauf rein.

Mit einem Hook zu beginnen bedeutet, dass du die wichtigsten Informationen zuerst lieferst. So weiß der Leser, was er davon hat: einen Vorteil, ein Angebot, eine Lösung, Unterstützung oder etwas, das auf seine spezifische Situation oder seinen Schmerzpunkt zutrifft.

Schritt 4: Biete Wert und Vorteile

Sobald du ihre Aufmerksamkeit hast, ist es Zeit, Wert zu liefern.

Kommuniziere die Vorteile deines Produkts, deiner Dienstleistung oder Zusammenarbeit. Konzentriere dich darauf, ihre Schmerzpunkte detaillierter anzusprechen und spezifische Vorteile anzubieten, die mit ihren Bedürfnissen übereinstimmen.

Untermauere deine Aussagen mit Daten oder Testimonials, um die Glaubwürdigkeit zu erhöhen. Und denk daran, bei der Stimme und Persona deiner Marke zu bleiben und einige Grafiken hinzuzufügen, damit die E-Mail attraktiver aussieht.

Es gibt in allem Wert, solange es darauf ausgelegt ist, das Leben deiner Leser einfacher zu machen.

Schritt 5: Halte es kurz und lesbar

Wir haben gesagt, du sollst deine Vorteile, Schmerzpunkte und Werte ausführen, aber halte es einfach.

Vermeide es, deine Empfänger mit langen Absätzen und schwer verständlicher Sprache zu überfordern. Halte deine E-Mail leicht überfliegbar und lesbar, indem du Aufzählungspunkte, Zwischenüberschriften und kurze Sätze verwendest. Sei dir ihrer Zeit bewusst und komm direkt zum Punkt, während du deine Botschaft effektiv vermittelst.

Egal, ob dein Geschäft B2B oder B2C ist, die Leute haben selten die Zeit oder Konzentration, einen 500-Wörter-Brief zu lesen. Halte es kurz, direkt und voll mit wichtigen Informationen. Kein Schnickschnack.

Schritt 6: Füge einen Call to Action (CTA) ein

Nie. Einen. CTA. Vergessen.

Führe deinen Empfänger dazu, die gewünschte Aktion zu ergreifen. Ob es darum geht, einen Anruf zu planen, ein Meeting zu vereinbaren oder deine Website zu besuchen, mache deinen CTA klar, überzeugend und leicht nachvollziehbar. Biete mehrere Optionen zur Interaktion an, um unterschiedlichen Vorlieben gerecht zu werden.

Wenn du fortgeschrittene Plugins verwendest, füge einen fetten, auffälligen Button hinzu, der die Empfänger zum Handeln auffordert. Je auffälliger er ist, desto wahrscheinlicher klicken die Leute darauf.

Mach ihn außerdem immer relevant zum Betreff deiner E-Mail. Wirf nicht einfach einen „Contact Us“-Link rein und erwarte, dass die Leute klicken.

Schreibe Dinge wie „Book a 15-minute consultation with us“ (Buche eine 15-minütige Beratung mit uns) oder „Find your list (of products).“ (Finde deine Liste (von Produkten).)

Schritt 7: Füge eine professionelle Signatur hinzu

Richte E-Mail-Signaturen in Outlook ein, denn sie haben eine große Wirkung und positionieren deine E-Mail für Glaubwürdigkeit und Vertrauen, sobald der Leser bis zum Ende liest. Niemand vertraut einer E-Mail von „Just Linda“.

Beende deine E-Mail mit einer professionellen Signatur, die deinen Namen, deine Berufsbezeichnung, dein Unternehmen, Kontaktinformationen und relevante Links (z. B. Website, LinkedIn-Profil) enthält. Eine gut gestaltete Signatur verleiht einen professionellen Touch und macht es den Empfängern leicht, dich zu kontaktieren. Du kannst kostenlos eine mit unserem email signature generator erstellen.

Schritt 8: Korrekturlesen und Testen

Rechtschreib- und Grammatikfehler können deine Glaubwürdigkeit schneller schmälern, als du denkst.

Bevor du auf „Senden“ klickst, lese deine E-Mail sorgfältig Korrektur, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei ist. Außerdem solltest du immer eine Test-E-Mail an dich selbst oder einen Kollegen senden, um zu prüfen, wie sie in verschiedenen E-Mail-Clients und auf unterschiedlichen Geräten aussieht.

Nochmal prüfen, überarbeiten und verfeinern sind die Zutaten für eine revolutionäre E-Mail-Kampagne!

Schritt 9: Lass sie sicher und vertrauenswürdig aussehen

In Zeiten von Online-Betrug und Phishing-Versuchen sind Empfänger vorsichtig, wenn sie mit unbekannten E-Mails interagieren.

Neben E-Mail-Signaturen gibt es weitere Schritte, die du unternehmen musst, um sicherzugehen, dass du auf der richtigen Seite des Posteingangs bist.

• Steigere die Glaubwürdigkeit deiner E-Mail mit einer professionellen E-Mail-Adresse, die mit deiner Domain verbunden ist.
• Implementiere Sicherheitsmaßnahmen wie SPF (Sender Policy Framework) und DKIM (DomainKeys Identified Mail), um deine E-Mail zu authentifizieren und die Wahrscheinlichkeit zu verringern, als Spam markiert zu werden.
• Richte deine E-Mails für sichere E-Mail-Verschlüsselung ein mit Zertifikaten und vertrauenswürdigen Anbietern, um Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten.

Secure Mail Merge, das ultimative Tool, um eine erfolgreiche Cold-Email-Kampagne in Outlook einzurichten

Secure Mail Merge ist ein spezielles Outlook-Add-in, das entwickelt wurde, um E-Mail-Marketing, interne und externe Kommunikation sowie organisatorische Abläufe zu verbessern.

Es bietet mehrere Funktionen, die deine Cold-Email-Kampagne richtig voranbringen können:

• Simple Mail Merge: Personalisiere deine E-Mails in großem Umfang, indem du Empfängerdaten (z. B. Namen, Firmennamen) automatisch mit einer einfachen Tabelle in den E-Mail-Inhalt einfügst. Es unterstützt alle Formate! (Neu dabei? Unser kompletter Leitfaden zum Mail Merge in Outlook erklärt jede Methode, einschließlich der, die in New Outlook funktioniert.)
• Automated Follow-ups: Plane und sende automatisierte Follow-up-E-Mails an Empfänger, die noch nicht auf deine erste E-Mail geantwortet haben, um die Chancen auf Engagement zu erhöhen.
• Direct Outcome Measurement: Messe Antworten, gebuchte Termine und andere direkte Ergebnisse, ohne Tracking-Pixel hinzuzufügen oder Links umzuschreiben.
• Email Scheduling and Testing: Wähle die beste Zeit, um deine Cold-Emails für maximale Wirkung zu senden, auch wenn du dich in einer anderen Zeitzone befindest. Sende außerdem Test-E-Mails, um die Qualität sicherzustellen, wenn du deine Kampagne einrichtest.
• Template Resources: Greife auf unsere Ressourcen mit professionell gestalteten E-Mail-Vorlagen zu, um deine Cold-Email-Kampagne schnell zu starten und Zeit beim Design zu sparen.
• No Product Cap on Recipients: SecureMailMerge setzt keine eigene Empfängerbegrenzung. Du kannst Tausende von E-Mails senden, vorbehaltlich deiner Microsoft 365-Sendegrenzen.

Es dauert nur wenige Minuten, SecureMailMerge in dein bereits bestehendes Outlook-Konto und deinen Workflow zu installieren und zu konfigurieren.

Download for free now und teste die bahnbrechende E-Mail-Merge-Plattform, die speziell für Outlook und seine Funktionen entwickelt wurde.

Bonus: Wie man eine Kaltakquise-E-Mail in Outlook schreibt, Beispiele und Vorlagen

Wie versprochen, hier einige großartige Beispiele, wie du die oben genannten Tipps und Strategien umsetzen kannst, um eine erfolgreiche Kaltakquise-E-Mail-Kampagne zu erstellen.

Mach dir Notizen und nutze diese als Inspiration. Denk aber daran, sie entsprechend zu personalisieren und nicht einfach nur so zu verwenden, da jedes Unternehmen, jeder Kunde und jedes Produkt einzigartig ist.

Beispiel #1 - Erster Kontakt

    
Betreffzeile: [Recipient’s Name], Lass uns verbinden und neue Möglichkeiten entdecken!
Hallo [Recipient’s Name].
Ich hoffe, diese E-Mail erreicht dich wohlbehalten. Mein Name ist [Your Name], und ich bin auf deine beeindruckende Arbeit im Bereich [recipient’s industry or recent accomplishment] aufmerksam geworden. Besonders inspiriert hat mich [specific detail that caught your attention].
Ich melde mich heute bei dir, weil wir eine gemeinsame Leidenschaft für [shared interest or industry focus] teilen. Als [your role/company] unterstützen wir Unternehmen wie deines dabei, [mention a benefit or value you can offer].
Ich würde gerne einen kurzen Anruf vereinbaren, um zu besprechen, wie wir zusammenarbeiten und neue Chancen erkunden können. Wie passen dir [a couple of dates and time options]? Falls diese Zeiten nicht passen, kannst du den Button unten nutzen, um direkt auf meinen Kalender zuzugreifen und einen passenden Termin zu buchen.
[CTA Button - Book an Appointment]
Ich freue mich darauf, mit dir in Kontakt zu treten!
Beste Grüße.
[Your Name]
[Your Job Title]
[Your Company]
[Your Contact Information]

Beispiel #2 - Produktfokussiert

    
Betreffzeile: [Recipient’s Name], Hebe dein [Recipient’s Industry] mit unserer innovativen Lösung auf ein neues Level!
Hallo [Recipient’s Name].
In diesem Jahr war [mention a common pain point or challenge in their industry] eine große Herausforderung für Unternehmen im Bereich [niche]. Unser Team bei [Your Company] versteht die Schwierigkeiten, mit denen [recipient’s industry] konfrontiert ist, und wir haben eine maßgeschneiderte Lösung für deine spezifischen Bedürfnisse.
Wir stellen vor: [Your Product/Service Name], ein revolutionäres Tool, das Unternehmen wie deinem ermöglicht, [mention the key benefits and value your product brings]. Mit unserer nachweislichen Erfolgsbilanz, die zeigt, wie wir Kunden geholfen haben, [note any impressive results or statistics] zu erreichen, sind wir überzeugt, dass unsere Lösung einen bedeutenden Einfluss auf dein [recipient’s business goal] haben wird.
Gerne biete ich dir eine kostenlose Demo an, um zu zeigen, wie [Your Product/Service Name] deine Abläufe im Bereich [recipient’s industry] transformieren und beeindruckende Ergebnisse erzielen kann. Wann wäre ein passender Zeitpunkt für einen 15-minütigen Demo-Anruf? Bitte teile mir deine Verfügbarkeit mit, ich richte mich nach deinem Zeitplan.
Oder.
[CTA Button - Book a Demo Call Now]
Ich freue mich darauf, bald mit dir in Kontakt zu treten!
Beste Grüße.
[Your Name]
[Your Job Title]
[Your Company]
[Your Contact Information]

Beispiel #3 - Verkaufsfokussiert

    
Betreffzeile: [Recipient’s Name], Exklusives zeitlich begrenztes Angebot!
Hallo [Recipient’s Name].
Ich hoffe, diese E-Mail erreicht dich gut. Als treuer Abonnent unseres Newsletters möchten wir dir für deine Mitgliedschaft in unserer Community danken. Deshalb bieten wir dir ein exklusives zeitlich begrenztes Angebot für unser [Your Product/Service Name] an.
Du kannst [mention the exclusive discount or offer] auf alle Bestellungen über unsere Website für einen begrenzten Zeitraum genießen. Mit [Your Product/Service Name] wirst du [list some key benefits and how it solves their pain points] erleben.
Nutze diese fantastische Gelegenheit, um [mention the desired outcome or goal achieved with your product/service] zu erreichen. Einfach den Code [Discount Code] beim Checkout eingeben, um deinen exklusiven Rabatt zu erhalten.
Beeil dich! Dieses Angebot gilt nur bis zum [expiry date].
Klicke auf den Link unten, um jetzt einzukaufen:
[CTA Button - Shop Now]
Vielen Dank, dass du ein geschätztes Mitglied unserer Community bist. Wir freuen uns darauf, dich mit unseren erstklassigen Produkten zu bedienen.
Beste Grüße.
[Your Name]
[Your Job Title]
[Your Company]
[Your Contact Information]
Wir hoffen, dass du diesen Leitfaden nützlich und wertvoll findest. Bleib dran für weitere hilfreiche Tipps, branchenführende Trends und unsere Ressourcen. Viel Erfolg beim E-Mail-Versand!