Wie Du eine Signatur in Outlook erstellst (alle Versionen)

Eine Outlook-Signatur ist der Textblock und optional Bilder und Links, den Outlook am Ende deiner E-Mails hinzufügt. Du erstellst sie einmal in den Outlook-Einstellungen und Outlook kann sie dann automatisch zu jeder neuen Nachricht, Antwort und Weiterleitung hinzufügen.

Diese Anleitung zeigt dir, wie du in jeder aktuellen Version von Outlook eine Signatur erstellst, wie du sie später änderst oder bearbeitest und wie du sie manuell in eine einzelne E-Mail einfügst.

Schnelle Antwort: Wo man Signaturen in Outlook findet

• New Outlook und Outlook on the web: Settings, dann Accounts, dann Signatures. In einigen Versionen befindet sich die Seite unter Mail, dann Compose and reply.
• Klassisches Outlook für Windows: File, dann Options, dann Mail, dann Signatures.
• Outlook für Mac: Outlook-Menü, dann Settings, dann Signatures.
• Outlook Mobile-App: Settings, dann Signature (eine einfachere, separate Signatur pro Gerät).

Wie du eine Signatur in New Outlook und Outlook im Web erstellst

New Outlook für Windows und Outlook im Web (outlook.office.com) teilen sich die gleichen Einstellungen, daher sind die Schritte identisch.

Schritt 1: Öffne die Einstellungen

Klicke auf das Zahnrad-Symbol (“Settings”) oben im Outlook-Fenster. In älteren Versionen von Outlook im Web wähle “View all Outlook settings” (Alle Outlook-Einstellungen anzeigen).

Schritt 2: Gehe zu Signaturen

Wähle “Accounts” (Konten) und dann “Signatures” (Signaturen). In manchen Versionen findest du dieselbe Seite unter “Mail” (E-Mail) und “Compose and reply” (Verfassen und Antworten).

Schritt 3: Erstelle eine neue Signatur

Unter “Email signature” (E-Mail-Signatur) wähle “New signature” (Neue Signatur), gib ihr einen Namen und tippe oder füge deine Signatur im Editor ein. Nutze die Formatierungsleiste, um Schriftarten, Farben und Links zu ändern, oder füge eine Signatur ein, die du vorher gestaltet hast, inklusive Bilder.

Klicke auf “Save” (Speichern), bevor du weitermachst.

Schritt 4: Füge die Signatur automatisch zu neuen Nachrichten hinzu

Unter “Select default signatures” (Standard-Signaturen auswählen) wähle deine neue Signatur neben “For new messages” (Für neue Nachrichten). Outlook fügt sie dann jeder neuen E-Mail hinzu, die du startest.

Schritt 5: Füge sie zu Antworten und Weiterleitungen hinzu

Wähle die Signatur auch neben “For replies/forwards” (Für Antworten/Weiterleitungen), wenn du sie bei jeder Antwort möchtest. Viele verwenden hier eine kürzere Signatur.

Schritt 6: Speichere deine Änderungen

Klicke auf “Save” (Speichern). Öffne eine neue E-Mail, um zu prüfen, ob deine Signatur erscheint.

Wie man eine Signatur im klassischen Outlook für Windows erstellt

Schritt 1: Öffne die Signatur-Einstellungen

Klicke auf “File”, dann unten im linken Menü auf “Options”. Im sich öffnenden Fenster wähle “Mail” und klicke auf den Button “Signatures”. Du kannst auch eine neue E-Mail öffnen und im Nachrichten-Menüband “Signature” und dann “Signatures” auswählen.

Schritt 2: Erstelle eine neue Signatur

Klicke auf “New” und gib einen Namen für deine Signatur ein. Dann tippe oder füge deine Signatur in das Feld “Edit signature” ein. Du kannst den Text formatieren, Links hinzufügen und Bilder einfügen oder eine Signatur einfügen, die du aus einem Signatur-Generator kopiert hast.

Schritt 3: Lege deine Standardsignaturen fest

Unter “Choose default signature” wähle dein E-Mail-Konto aus, dann wähle deine neue Signatur neben “New messages” (Neue Nachrichten) aus. Wähle sie auch neben “Replies/forwards” (Antworten/Weiterleitungen) aus, wenn du sie auch bei Antworten verwenden möchtest.

Schritt 4: Speichere deine Änderungen

Klicke auf “OK”, um die Signatur zu speichern und das Fenster zu schließen.

Wie man eine Signatur in Outlook für Mac erstellt

1. Öffne Outlook und wähle in der Menüleiste “Outlook” und dann “Settings” (Einstellungen).
2. Unter “Email” wähle “Signatures” (Signaturen).
3. Klicke auf den Plus-Button, um eine neue Signatur hinzuzufügen, gib ihr einen Namen und tippe oder füge deine Signatur ein.
4. Unter “Choose default signature” (Standard-Signatur wählen) wähle dein Konto und bestimme die Signatur für neue Nachrichten sowie für Antworten und Weiterleitungen.

Wie du deine Signatur in Outlook änderst oder bearbeitest

Um eine bestehende Signatur zu ändern, gehe zurück zur gleichen Einstellungsseite wie oben: Settings, Accounts, Signatures in New Outlook und im Web, oder File, Options, Mail, Signatures im klassischen Outlook. Wähle die Signatur aus der Liste aus, bearbeite den Text oder füge eine neue Version ein und speichere.

Um deine Signatur durch ein neues Design zu ersetzen, erstelle zuerst die neue, setze sie als Standard für neue Nachrichten und Antworten, und lösche dann die alte. So bleibst du nie ohne Signatur.

Wie du eine Signatur zu einer einzelnen E-Mail hinzufügst

Wenn du deine Signatur nicht in jeder E-Mail haben möchtest, lasse die Standard-Signaturen auf “(none)” und füge sie nur dort ein, wo du sie brauchst:

1. Öffne eine neue Nachricht.
2. Wähle in Classic Outlook im Nachrichten-Menüband “Signature” (Signatur) und wähle eine Signatur aus. In New Outlook und im Web wähle “Insert” (Einfügen) und dann “Signature” (Signatur) (oder das ”…”-Menü, dann “Insert signature”).
3. Schreibe deine E-Mail und sende sie wie gewohnt.

Wie du ein Bild oder Logo zu deiner Outlook-Signatur hinzufügst

Im Signatur-Editor platzierst du den Cursor an die Stelle, an der das Bild eingefügt werden soll, und benutzt den image button in the toolbar (Bild-Button in der Symbolleiste), um ein Bild von deinem Computer einzufügen. Halte Logos und Fotos klein, etwa 100 bis 150 Pixel breit, damit deine E-Mails nicht zu groß werden.

Eine schnellere Methode ist, die Signatur in unserem free email signature generator zu erstellen. Er schneidet und skaliert dein Foto für dich, bettet es in die Signatur ein und ordnet alles in Tabellen an, was das Format ist, das Outlook am zuverlässigsten darstellt. Einige Webmail-Clients zeigen eingebettete Fotos nicht an, deshalb verwendet der Generator als Alternative ein Initialen-Abzeichen.

Was in eine professionelle Outlook-Signatur gehört

Eine gute Signatur ist kurz und lässt sich auf dem Handy leicht erfassen:

• Dein vollständiger Name und deine Berufsbezeichnung
• Der Name deines Unternehmens
• Ein oder zwei Kontaktmöglichkeiten, zum Beispiel Telefon und Website
• Optional ein kleines Foto oder Logo, ein Call-to-Action-Link wie “Book a meeting” (Termin buchen) und ein rechtlicher Hinweis, falls deine Branche einen erfordert

Warum deine E-Mail-Signatur wichtig ist

Deine Signatur ist eine digitale Visitenkarte. Sie zeigt den Empfängern, wer du bist und wie sie dich erreichen können, sie lässt deine E-Mails vertrauenswürdig erscheinen in einer Zeit, in der Phishing häufig vorkommt, und sie wiederholt deine Marke in jeder Nachricht, die du sendest.

Forschungen von Marq (Lucidpress) haben ergeben, dass konsistentes Branding den Umsatz um 33 % steigern kann über Kommunikationskanäle hinweg. Das Verwenden desselben Logos, derselben Farben und des gleichen Layouts in jeder Signatur ist ein einfacher Weg, dies zu erreichen.

Einige Branchen, wie Finanzen und Gesundheitswesen, verlangen außerdem spezifische Haftungsausschlüsse in geschäftlichen E-Mails. Eine Signatur stellt sicher, dass jede Nachricht diese enthält.

Outlook-Signaturen und Serienmails

Signaturen sind auch wichtig, wenn Du dieselbe E-Mail an viele Personen sendest. SecureMailMerge sendet personalisierte Serienmails direkt aus Deinem Outlook-Postfach und unterstützt Deine Outlook-Signatur sofort:

• Sende personalisierte E-Mails aus einer Tabelle, Deinem Microsoft 365-Konto oder Deinen Kontakten.
• Füge für jeden Empfänger einen anderen Anhang hinzu, wie Rechnungen oder Zertifikate.
• Sende große Dateien bis zur vollen Microsoft 365-Nachrichtengröße, standardmäßig 35 MB und bis zu 150 MB, wenn Dein Administrator es erlaubt.
• Sende so viele E-Mails, wie Dein Microsoft 365-Postfach zulässt; SecureMailMerge setzt in keinem Plan eigene Limits.
• Verwende Tabellen, Bilder und alle Formatierungen, die Du aus Outlook kennst.

Sobald Deine Signatur eingerichtet ist, behandelt unser kompletter Leitfaden zu Serienmails in Outlook alle Möglichkeiten, personalisierte E-Mails in großem Umfang zu senden, einschließlich der Methode, die in New Outlook funktioniert.

SecureMailMerge funktioniert auf Windows, Mac und im Web. Installiere SecureMailMerge kostenlos aus Microsoft AppSource.

Eine gebrandete E-Mail an hunderte Empfänger einzeln senden?

SecureMailMerge sendet personalisierte Serienmails mit individuellen Anhängen, CC/BCC und Zeitplanung direkt in Outlook (Windows, Mac, Web & New Outlook). Deine Tabelle bleibt auf Deinem Computer. Teste es kostenlos in Outlook →