Outlook Signatur einrichten: Anleitung in 7 Schritten

Das tägliche Volumen an versendeten E-Mails ist beeindruckend, mit fast 347 Milliarden E-Mails, die weltweit täglich gesendet werden, einschließlich sowohl geschäftlicher als auch persönlicher Kommunikation.

Dieses exponentielle Wachstum unterstreicht die Bedeutung, dass deine E-Mails herausstechen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Eine effektive Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Nutzung einer gut gestalteten E-Mail-Signatur.

Wenn du jedoch Outlook benutzt, fühlst du dich vielleicht verloren bei der Einrichtung und Anpassung deiner Signatur.

Und obwohl du mehrere Anleitungen findest, die es zu technisch erscheinen lassen, haben wir dich mit 7 einfachen Schritten abgedeckt, um Signaturen in Outlook zu erstellen, hinzuzufügen und zu ändern.

In diesem Schritt-für-Schritt-Leitfaden führen wir dich durch die Einrichtung einer Signatur in Outlook und wie sie verbessert werden kann, um für deine E-Mail-Kampagnen mit einer Profi-Strategie persönlicher und unkomplizierter auszusehen.

Lass uns also anfangen!

Die Bedeutung von E-Mail-Signaturen

Bevor wir uns den technischen Schritten zuwenden, lass uns kurz besprechen, warum E-Mail-Signaturen so wichtig sind.

Eine E-Mail-Signatur ist eine digitale Visitenkarte, die den Empfängern wertvolle Informationen über dich oder deine Organisation liefert. Sie verleiht eine persönliche Note, steigert die Professionalität und stärkt deine Markenidentität.

Eine gut gestaltete Signatur kann auch relevante Kontaktdaten, Social-Media-Links und Marketingbotschaften enthalten, wodurch sie zu einem wirkungsvollen Werkzeug für effektive Kommunikation wird.

Da E-Mail-Kampagnen in der digitalen Branche weiterhin weit verbreitet sind, egal ob du ein Geschäftskonto, ein persönliches Konto als Solopreneur führst oder E-Mail-Abschlüsse für dein Team automatisieren möchtest, musst du sie mit Anpassungen hervorheben!

5 Vorteile einer personalisierten Signatur

Der Eindruck und die Informationen, die deine Outlook-Signatur vermitteln kann, sind nur die Spitze des Eisbergs. Es gibt mehrere weitere Vorteile, wenn du deine E-Mails auf die richtige Weise abschließt, einschließlich erhöhter Konversions- und Antwortraten!

1. Aufbau von Vertrauen und Glaubwürdigkeit

Eine Signatur verleiht deinen E-Mails einen professionellen Touch, aber warum ist das gut?

Um es besser zu erklären: Sie hilft dir, Glaubwürdigkeit und Vertrauen bei den Empfängern aufzubauen.

Vertrauen ist eine wertvolle Ressource in der E-Mail-Kommunikation, besonders angesichts der Häufigkeit von Phishing-Betrug und Spam. Wenn jedoch eine Vertrauensbasis mit der Person besteht, mit der du kommunizierst, bist du eher offen und empfänglich.

Deshalb enthalten die meisten geschäftlichen E-Mails Signaturen mit echten Namen/Markennamen, Positionen, Kontaktinformationen und anderen wertvollen Inhalten für den Empfänger. Diese beziehen sich typischerweise auf wichtige geschäftliche Angelegenheiten.

2. Erhöhter Umsatz

Forschungen von Marq (Lucidpress) zeigen, dass konsistentes Branding den Umsatz um 33 % steigern kann über alle Kommunikationskanäle hinweg. Das Einbinden deines Firmenlogos und deiner Farben schafft ein einheitliches Markenbild, das Wiedererkennung und Markenbewusstsein stärkt.

3. Bessere Antwortrate

Deine Signatur kann wichtige Kontaktdaten wie deinen Namen, deine Berufsbezeichnung, Telefonnummer und Website anzeigen, was es den Empfängern erleichtert, dich zu erreichen.

Eine Umfrage von HubSpot ergab, dass das Einfügen von Kontaktinformationen in E-Mail-Signaturen zu einer 32 % höheren E-Mail-Antwortrate führen kann. Mit mehr Umsatz und mehr Antworten kannst du die Zahlen zusammenzählen und sehen, warum das so wichtig ist!

4. Mehr Marketingmöglichkeiten

Wenn du deine E-Mail-Signatur als mehr als nur ein Mittel zur Weitergabe von Kontaktdaten betrachtest, kannst du ihren Wert erheblich steigern. Indem du sie in deine bereits erfolgreiche E-Mail-Marketing-Strategie integrierst, wird deine E-Mail-Signatur zu einem zusätzlichen Marketingkanal.

Dieser Ansatz ermöglicht es dir, das Potenzial deiner Signatur zu nutzen, um deine Marke zu fördern, Marketingbotschaften zu teilen und gezielt und wirkungsvoll mit deinem Publikum zu interagieren.

5. Sicherstellung der rechtlichen Konformität

Je nach Branche können bestimmte gesetzliche Anforderungen vorschreiben, dass bestimmte Informationen in deiner E-Mail-Signatur enthalten sein müssen, wie z. B. Haftungsausschlüsse oder Opt-out-Optionen.

Die Einhaltung dieser Vorschriften schützt dein Unternehmen vor möglichen rechtlichen Problemen und Bußgeldern. Zum Beispiel verlangen Branchen wie Finanzen und Gesundheitswesen oft Haftungsausschlüsse, um Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften einzuhalten.

Wie man eine Signatur in Outlook einrichtet, 7 einfache Schritte

Jetzt steigen wir direkt in die praktischen Schritte ein, wie man eine Signatur in Outlook einrichtet. Zuerst schauen wir uns an, wie das in den modernen Versionen von Outlook (New Outlook) und im Web funktioniert. Weiter unten findest du die Anweisungen für das klassische Outlook.

New Outlook und Outlook im Web

Schritt 1: Outlook-Einstellungen aufrufen

Für “New Outlook” auf dem Desktop und für Outlook im Web klicke oben auf der Outlook-Seite auf “Settings” und wähle “View all Outlook settings.”

Schritt 2: Zum E-Mail-Signatur-Bereich navigieren

Im Einstellungsmenü wähle “Mail” und dann “Compose and reply.” Auf dieser Seite findest du alle Einstellungen für eine E-Mail-Signatur.

Schritt 3: Deine Signatur eingeben

Unter “Email signature” wähle “New Signature,” tippe deine gewünschte Signatur ein und nutze die verfügbaren Formatierungsoptionen, um das Aussehen anzupassen.

Du kannst hier auch ein Bild deiner Signatur hinzufügen oder eine vorgefertigte Signatur einfügen.

Vergiss nicht, vor dem Weitergehen auf Save zu klicken.

Schritt 4: Signatur automatisch in neuen Nachrichten einfügen

Wenn deine Signatur am Ende aller neuen E-Mails erscheinen soll, aktiviere die Option “Automatically include my signature on new messages I compose” (Signatur automatisch in neuen Nachrichten einfügen).

Schritt 5: Signatur auch automatisch in weitergeleiteten oder beantworteten Nachrichten einfügen

Wenn deine Signatur auch in weitergeleiteten oder beantworteten Nachrichten erscheinen soll, aktiviere die Option “Automatically include my signature on messages I forward or reply to.”

Schritt 6: Signatur manuell zu bestimmten Nachrichten hinzufügen

Wenn du eine persönliche E-Mail nutzt und deine Signatur lieber manuell für bestimmte Nachrichten hinzufügen möchtest, lasse die automatischen Einschlussoptionen deaktiviert.

Dann kannst du die Signatur manuell über das Menü beim Verfassen neuer E-Mails hinzufügen, siehe unten.

Schritt 7: Änderungen speichern

Wenn du mit dem Erstellen deiner E-Mail-Signatur und der Auswahl der gewünschten Optionen fertig bist, klicke auf “Save,” um deine Einstellungen zu speichern.

Hinweis: Du kannst jederzeit die Seite “Compose and reply” erneut aufrufen, um die automatische Einbindung deiner Signatur zu ändern, das Format und Design zu bearbeiten oder die Informationen anzupassen.

Klassisches Outlook auf dem Desktop

Schritt 1: Outlook-Einstellungen aufrufen

Für ältere Outlook-Versionen auf dem Desktop klicke im Menü auf File, dann unten auf Options.

Schritt 2: Zu Signaturen navigieren

Im erscheinenden Fenster klicke auf Mail und rechts auf den Button Signatures.

Schritt 3: Deine Signatur eingeben

Unter “Email signature” wähle “New,” gib einen Namen für deine Signatur ein.

Dann kannst du im darunterliegenden Feld deine Signatur erstellen, die verfügbaren Formatierungsoptionen nutzen und Bilder hinzufügen. Du kannst auch einfach eine Signatur aus einem Bildbearbeitungsprogramm kopieren und einfügen oder eine Signatur aus einem Signatur-Editor einfügen.

Schritt 4: Automatische Einbindung in neuen Nachrichten

Im Bereich unter dem Signatur-Editor mit dem Titel “Choose default signature” kannst du deine neue Signatur im Dropdown neben “New Message” auswählen. Dadurch wird sie in allen neuen Nachrichten eingefügt.

Schritt 5: Automatische Einbindung in weitergeleiteten oder beantworteten Nachrichten

Du kannst das gleiche auch für Antworten und weitergeleitete Nachrichten im zweiten Dropdown-Menü einstellen.

Schritt 6: Signatur manuell zu bestimmten Nachrichten hinzufügen

Wenn du beide Dropdowns auf “(none)” lässt, kannst du Signaturen weiterhin manuell über das Menü beim Schreiben von E-Mails hinzufügen, siehe unten.

Schritt 7: Änderungen speichern

Wenn du mit dem Erstellen deiner E-Mail-Signatur und der Auswahl der gewünschten Optionen fertig bist, klicke auf “Save,” um deine Einstellungen zu speichern.

Hinweis: Du kannst jederzeit die Seite “Compose and reply” erneut aufrufen, um die automatische Einbindung deiner Signatur zu ändern, das Format und Design zu bearbeiten oder die Informationen anzupassen.

Wie Du eine Signatur manuell zu einer einzelnen Outlook-Nachricht hinzufügst

Angenommen, Du hast bereits eine Signatur erstellt, sie aber aus allen ausgehenden Nachrichten ausgelassen. In diesem Fall kannst Du sie manuell hinzufügen, wenn Du eine E-Mail-Nachricht verfasst, indem Du folgende Schritte befolgst:

1. Öffne eine neue Nachricht

Gehe zu Deinem Postfach und wähle “New message” (Neue Nachricht), um Deine E-Mail zu verfassen.

2. Füge Deine Signatur ein

Schreibe Deine Nachricht und wähle “More actions” (Weitere Aktionen), gefolgt von “Insert signature” (Signatur einfügen) am unteren Rand des Verfassen-Bereichs. Deine Signatur wird der E-Mail hinzugefügt.

Wenn Du eine andere Version Deiner Signatur in einer bestimmten E-Mail möchtest, kannst Du diese auch manuell hinzufügen, nachdem Du das Format in den Einstellungen unter “Compose and reply” (Verfassen und Antworten) geändert hast.

3. Sende Deine E-Mail

Sobald Deine E-Mail-Nachricht fertig ist, überprüfe sie und wähle “Send” (Senden), um sie mit Deiner Signatur zu versenden.

Secure Mail Merge, Verbessere und automatisiere deine E-Mail-Kampagnen in Outlook

Während Outlook grundlegende Signaturfunktionen bietet, kannst du deine E-Mail-Kampagnen mit dem Secure Mail Merge Plugin auf ein neues Level heben. Dieses leistungsstarke Tool integriert sich nahtlos in Outlook und bietet neben einzigartigen automatisierten Signaturen mehrere Vorteile:

• Sende personalisierte E-Mails von deinem Microsoft 365-Konto, einer Tabelle oder deinen Kontakten.
• Sende große Dateien, lange Nachrichten, Videos oder mehrere Bilder ohne Einschränkungen.
• Füge personalisierte Rechnungen, individuelle Berichte oder einzigartige Anhänge pro Empfänger hinzu.
• Sende so viele E-Mails, wie dein Microsoft 365-Konto unterstützt, keine Limits bei irgendwelchen Plänen.
• Lass deine E-Mails persönlich wirken, indem du Zellen aus deiner Tabelle verwendest und jede E-Mail, die in großen Mengen versendet wird, personalisierst!
• Füge Tabellen, Bilder und andere Formatierungselemente hinzu, die du aus Outlook kennst. Verbessere die optische Attraktivität deiner E-Mails.
• Steigere das Engagement, spare Zeit und maximiere das Potenzial deiner Outlook-E-Mails.
• …und unterstützt natürlich Outlook-Signaturen direkt out of the box

Wenn deine Signatur steht, ist der nächste logische Schritt, personalisierte E-Mails in großem Umfang zu versenden. Unser kompletter Leitfaden zum Seriendruck in Outlook behandelt jede Methode, einschließlich derjenigen, die im New Outlook funktioniert.

Die Installation von SecureMailMerge ist kinderleicht, egal welches Betriebssystem du nutzt, Windows, Mac oder Web. Folge diesen Schritten, um das Office Add-In Store (AppSource) Plugin zu finden und zu installieren.

Download SecureMailMerge for Free und bring deine E-Mail-Kampagnen auf das nächste Level!

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