Wie man vermeidet, dass E-Mails im Spam landen

SecureMailMerge verwendet dein Microsoft 365-Postfach zum Versenden von E-Mails, daher kümmert sich Microsoft um die technische Infrastruktur, die erforderlich ist, um den Spam-Ordner zu vermeiden. Wenn deine E-Mails trotzdem im Junk-Ordner landen, liegt das an der Menge der versendeten E-Mails, dem Inhalt deiner E-Mail oder daran, dass du an eine E-Mail-Liste sendest, die deine E-Mails nicht erhalten möchte.

Top 3 Gründe, warum deine E-Mails im Spam-Ordner landen

Das sind die drei Hauptgründe, die wir nach der Verarbeitung von Millionen E-Mails durch Mail Merge sehen.

Grund 1: Menge der Versendungen

Fang nicht plötzlich an, hunderte E-Mails pro Tag von einem brandneuen Postfach zu senden. Neue E-Mail-Adressen müssen Vertrauen aufbauen. Während es eine gute Idee sein kann, ein neues Postfach für E-Mail-Outreach zu erstellen, um es von deinem persönlichen Konto zu trennen, falls etwas schiefgeht, solltest du das Vertrauen langsam aufbauen. Sende kleine Mengen von E-Mails an eine vertrauenswürdige Liste von Personen und erhöhe die Menge langsam, während du beobachtest, wie die Leute reagieren.

Wenn eine neue E-Mail-Adresse anfängt, viele E-Mails zu senden, dann lösen Spam-Meldungen von nur wenigen Nutzern eine größere Spam-Reaktion aus, als wenn du

Bleib auch innerhalb der von Microsoft vorgegebenen Grenzen: siehe Outlook email sending limits für die genauen Zahlen und how to send a mass email in Outlook für den Grund, warum individuell gesendete, personalisierte E-Mails bei Spam-Filtern besser abschneiden als BCC-Massenmails. Wenn eine Sendung bereits mit “Delivery has failed” und einem 550-Code zurückgekommen ist, siehe why a mail merge bounces, um den Fehler zu entschlüsseln.

Grund 2: Inhalt deiner E-Mail

Du solltest die folgenden drei Dinge vermeiden, damit deine E-Mail weder für automatisierte technische Systeme noch für menschliche Empfänger spam-verdächtig wirkt.

Betreffzeilen mit Zahlen, Großbuchstaben, falscher Aussprache
E-Mails, die nur aus einem einzelnen Bild statt Text bestehen
Häufig verwendete Wörter in Spam-E-Mails

Nutze ein Tool wie dieses, um deine E-Mail vor dem Versand an deine Liste gegen gängige Spam-Filter zu prüfen.

Grund 3: Deine Empfänger wollen deine E-Mail nicht

Stelle sicher, dass deine E-Mail-Liste warm ist und du relevante E-Mails an sie sendest. Das bedeutet, dass die Empfänger kürzlich zugestimmt haben, E-Mails von dir zu dem Thema zu erhalten, das du sendest.

Verwende den branchenüblichen Double Opt-in-Mechanismus: Du holst die Erlaubnis vom Empfänger ein, bevor du ihm eine Bestätigungs-E-Mail sendest, um sein Abonnement zu verifizieren.
Segmentiere deine E-Mail-Liste korrekt basierend auf dem Thema, das du sendest: Richte dich an spezifische Gruppen, anstatt dieselbe E-Mail an alle zu senden, und erstelle prägnante Betreffzeilen und relevante E-Mail-Inhalte.
Reinige und aktualisiere deine E-Mail-Liste regelmäßig: Entferne inaktive oder zurückgekommene E-Mail-Adressen und überprüfe und aktualisiere deine Liste regelmäßig, um die Effektivität zu optimieren.

Du solltest niemals eine E-Mail-Adresse kaufen oder mieten oder Webseiten nach E-Mail-Adressen durchsuchen. Das ist nicht nur in vielen Ländern illegal, sondern im schlimmsten Fall hast du eine spam trap email in der Liste, ohne es zu wissen, die deine E-Mail-Adresse sofort bei den meisten E-Mail-Servern blockiert.

Einige allgemeine Tipps, um Nutzer zu binden und somit zu vermeiden, dass deine E-Mails als Junk-Mail gemeldet werden

Gib eine echte reply-to-Adresse an: Verwende eine reply-to-Adresse, die zur Interaktion anregt, und richte dein Konto so ein, dass Kampagnen von deiner eigenen Business-Domain gesendet werden, um Authentizität zu zeigen.
Optimiere das E-Mail-Design und die mobile Darstellung: Nutze ein responsives Design, halte die E-Mails optisch sauber und sorge für eine mobilfreundliche Darstellung, um die Nutzererfahrung und das Engagement zu verbessern.
Verwalte Abmeldungen und Beschwerden schnell: Respektiere Abmeldeanfragen, achte auf Feedback-Loops und gehe umgehend auf Probleme oder Bedenken der Empfänger ein.

SecureMailMerge sendet jede E-Mail einzeln von deinem eigenen Outlook-Konto, niemals über gemeinsame Mailserver, was hilft, deinen Sender-Ruf zu erhalten. Try it free from Microsoft AppSource.

Verwandte Anleitungen: