What is the best way to send a mass email in Outlook?

For anything beyond a small internal group, a mail merge. It sends individual personalized emails, keeps your recipient list private, and tends to behave better with spam filters than BCC blasts.

How many people can I send a mass email to in Outlook?

Microsoft 365 work and school accounts are typically limited to 10,000 recipients per rolling 24 hours and 500 recipients per single message (500 is the default; admins can raise it to 1,000). A mail merge sends one message per recipient, so the daily recipient limit is the one that matters.

Can I send a mass email in Outlook for free?

Yes. Contact groups and BCC are built into every Outlook, and the free version of the SecureMailMerge add-in includes every feature and adds a short promotional footer to each email; a license removes the footer. SecureMailMerge needs a Microsoft 365 Business or Education mailbox. The Word mail merge needs desktop Word with Classic Outlook as the default mail app on Windows, or Word for Mac with Outlook for Mac. It does not work with New Outlook or Outlook on the web.

Can recipients tell it was a mass email?

With a contact group or BCC, yes, immediately. With a mail merge, each recipient receives a normal individual email addressed only to them, personalized with their own data.

Massen-E-Mails in Outlook senden: 3 Methoden im Vergleich

Kurzfassung

Outlook hat drei Möglichkeiten, eine Massen-E-Mail zu senden: eine Kontaktgruppe, BCC oder einen Serienbrief.
Kontaktgruppen und BCC senden eine gemeinsame E-Mail; ein Serienbrief sendet eine individuelle, personalisierte E-Mail an jeden Empfänger.
Für alles, was kundenorientiert ist, verwende einen Serienbrief: er wirkt persönlich, hält Adressen privat und kommt in der Regel besser bei Spamfiltern an als ein BCC-Massenversand.

Du hast eine Liste von Personen und eine Nachricht, die raus soll. Wie macht man das richtig in Outlook?

Es hängt davon ab, ob die Empfänger sich gegenseitig sehen dürfen, ob die Nachricht persönlich wirken soll und wie viele es sind. Diese Anleitung erklärt alle drei Methoden und wann welche die richtige Wahl ist.

Die 3 Möglichkeiten, eine Massen-E-Mail in Outlook zu senden

Methode	Sehen sich die Empfänger gegenseitig?	Personalisierte E-Mail?	Am besten geeignet für
Kontaktgruppe	Ja, alle	Nein	Kleine interne Teams
BCC	Nein, aber es wirkt wie eine Rundsendung	Nein	Schnelle einmalige Benachrichtigungen
Mail merge	Nein, jeder erhält seine eigene E-Mail	Ja, pro Empfänger	Kunden, Klienten, größere Listen

Methode 1: Kontaktgruppe oder Kontaktliste

Eine Kontaktgruppe ist eine gespeicherte Liste von Adressen, die du im Feld To eingeben kannst. In New Outlook und Outlook on the web wird sie Kontaktliste genannt.

Erstelle in People eine New Contact Group (Classic Outlook) oder eine New contact list (New Outlook und Outlook on the web).
Füge Mitglieder hinzu, speichere und adressiere eine neue E-Mail an den Gruppennamen.

Der Haken: Wenn du an eine persönliche Kontaktgruppe sendest, sieht jeder Empfänger die vollständige Empfängerliste, jeder kann auf “Reply all” antworten und nichts ist personalisiert. Verwende sie für interne Teams, niemals für Kundenlisten: Die Offenlegung von Kundenadressen auf diese Weise kann einen Datenschutzverstoß darstellen.

Methode 2: BCC

Gib deine eigene Adresse ins To-Feld ein und füge jeden Empfänger in BCC ein. Die Empfänger können sich gegenseitig nicht sehen.

Der Haken: Die E-Mail kommt normalerweise an dich oder an “undisclosed recipients” (nicht offengelegte Empfänger) adressiert an, was wie eine Rundmail an viele Personen wirkt und ein typisches Muster für Spamfilter bei Massenmails ist. Es gibt immer noch keine Personalisierung, und ein Tippfehler beim Einfügen kann deine Liste in ein sichtbares Feld leaken. Wenn dein Ziel ist, die Empfänger vor einander zu verbergen, sieht ein Mail Merge weniger wie Spam aus; siehe how to send a mass email individually in Outlook.

Methode 3: Serienbrief mit Word und Outlook

Ein Serienbrief nimmt eine Empfängerliste und sendet jeder Person ihre eigene E-Mail, wobei Platzhalter wie der Vorname durch ihre Daten ersetzt werden. Die Version von Microsoft läuft über Word.

Es wird das Desktop-Word mit Classic Outlook als Standard-Mail-App unter Windows benötigt oder Word für Mac mit Outlook für Mac.
Es funktioniert nicht mit New Outlook oder Outlook im Web, da diese keine Word-E-Mail-Serienbrieffunktion haben.
Es gibt keine individuellen Anhänge oder CC pro Empfänger.

Wenn du New Outlook oder Outlook im Web nutzt oder mehr als die Grundlagen brauchst, sind die eingebauten Optionen schnell erschöpft.

Warum SecureMailMerge für einen Serienbrief verwenden

SecureMailMerge ist ein Outlook-Add-in, das den gesamten Serienbrief direkt in Outlook durchführt, sodass Du weder Word noch Classic Outlook benötigst. Kein Empfänger sieht jemals eine andere Adresse, jede Nachricht wirkt so, als wäre sie speziell für ihn geschrieben, und es fügt Funktionen hinzu, die die integrierten Optionen nicht bieten können, wie individuelle Anhänge pro Empfänger und CC/BCC pro Zeile. Für das vollständige Bild siehe den kompletten Leitfaden zum Serienbrief in Outlook.

Anforderungen

SecureMailMerge funktioniert in Classic Outlook, New Outlook, Outlook für Mac und Outlook im Web mit einem Microsoft 365 Business- oder Education-Postfach. Outlook.com und Microsoft 365 Personal- oder Family-Konten werden nicht unterstützt.

Wie man eine Massen-E-Mail mit SecureMailMerge sendet

Schritt 1: Das Add-in installieren

Installiere es aus Microsoft AppSource und öffne eine neue E-Mail. Die kostenlose Version enthält alle Funktionen.

Schritt 2: Deine Tabelle hochladen

Verwende eine Tabelle mit einer To-Spalte und beliebigen Personalisierungsspalten oder wähle Empfänger aus deinen Outlook-Kontakten aus.

Schritt 3: Schreibe deine E-Mail

Schreibe deine E-Mail und füge Seriendruckfelder wie {{FirstName}} im Betreff oder Textkörper ein.

Schritt 4: Sende eine Test-E-Mail

Wähle Send test email to yourself (Teste-Mail an dich selbst senden), um das Ergebnis zu überprüfen.

Schritt 5: Starte die Kampagne

Wähle Start sending campaign (Kampagne starten). Outlook sendet pro Zeile eine individuelle E-Mail aus deinem eigenen Postfach, sodass Antworten direkt bei dir ankommen.

Free version

Die kostenlose Version fügt jeder E-Mail eine kurze Werbefußzeile hinzu. Eine Lizenz entfernt die Fußzeile. SecureMailMerge ist ein natives Microsoft-Add-in: Deine Tabelle und der Nachrichteninhalt werden auf deinem Computer innerhalb von Outlook verarbeitet, und fertige E-Mails werden über dein eigenes Microsoft 365-Postfach gesendet.

Microsofts Versandlimits

Microsoft 365 Arbeits- und Schulkonten können in der Regel bis zu 10.000 Empfänger innerhalb von 24 Stunden erreichen. Outlook.com erlaubt bis zu 5.000 für Microsoft 365 Abonnenten und weniger ohne Abonnement. Details: Outlook email sending limits.

Eine Kampagne mit SecureMailMerge steuern

Steuere dein Senden. Hunderte von E-Mails in einer Minute zu verschicken, kann für empfangende Server wie Spam aussehen. SecureMailMerge kann eine Verzögerung zwischen den Nachrichten hinzufügen und begrenzen, wie viele pro Tag gesendet werden.
Vermeide Spam-Auslöser. Personalisierte einzelne E-Mails helfen bereits; für den Rest siehe wie man vermeidet, im Spam zu landen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der beste Weg, um eine Massen-E-Mail in Outlook zu senden?

Für alles über eine kleine interne Gruppe hinaus eignet sich ein Mail Merge. Es sendet einzelne personalisierte E-Mails, hält deine Empfängerliste privat und verhält sich in der Regel besser gegenüber Spam-Filtern als BCC-Blasts.

An wie viele Personen kann ich eine Massen-E-Mail in Outlook senden?

Microsoft 365 Arbeits- und Schulkonten sind typischerweise auf 10.000 Empfänger pro rollendem 24-Stunden-Zeitraum und 500 Empfänger pro einzelner Nachricht begrenzt (500 ist der Standard; Admins können es auf 1.000 erhöhen). Ein Mail Merge sendet eine Nachricht pro Empfänger, daher ist das tägliche Empfängerlimit das entscheidende. Siehe die vollständige Übersicht der Outlook-Sendegrenzen.

Kann ich eine Massen-E-Mail in Outlook kostenlos senden?

Ja. Kontaktgruppen und BCC sind in jedem Outlook integriert, und die kostenlose Version des SecureMailMerge Add-ins enthält alle Funktionen und fügt jeder E-Mail eine kurze Werbefußzeile hinzu; eine Lizenz entfernt die Fußzeile. SecureMailMerge benötigt ein Microsoft 365 Business- oder Education-Postfach. Der Word Mail Merge benötigt das Desktop-Word mit Classic Outlook als Standard-Mail-App unter Windows oder Word für Mac mit Outlook für Mac. Es funktioniert nicht mit New Outlook oder Outlook im Web.

Können Empfänger erkennen, dass es eine Massen-E-Mail war?

Bei einer Kontaktgruppe oder BCC ja, sofort. Bei einem Mail Merge erhält jeder Empfänger eine normale individuelle E-Mail, die nur an ihn adressiert ist und mit seinen eigenen Daten personalisiert wurde.