What is the best way to send a mass email in Outlook?

For anything beyond a small internal group, a mail merge. It sends individual personalized emails, keeps your recipient list private, and tends to behave better with spam filters than BCC blasts or contact groups.

How many people can I send a mass email to in Outlook?

Microsoft 365 work and school accounts are typically limited to 10,000 recipients per rolling 24 hours and 500 recipients per single message by default. A mail merge sends one message per recipient, so the daily recipient limit is the one that matters.

Can I send a mass email in Outlook for free?

Yes. Contact groups and BCC are built into every Outlook, and the SecureMailMerge add-in is free for non-commercial use with all features included. The Word-based merge additionally requires desktop Word with Classic Outlook as the default mail app.

Can recipients tell it was a mass email?

With a contact group or BCC, yes. With a mail merge, each recipient receives a normal individual email addressed only to them and personalized with their own data.

Massen-E-Mails in Outlook senden: 3 Methoden im Vergleich

Kurzfassung

Outlook hat drei Möglichkeiten, eine Massen-E-Mail zu senden: eine Kontaktgruppe, BCC oder einen Serienbrief.
Kontaktgruppen und BCC senden eine gemeinsame E-Mail; ein Serienbrief sendet eine individuelle, personalisierte E-Mail an jeden Empfänger.
Für alles, was kundenorientiert ist, verwende einen Serienbrief: er wirkt persönlich, hält Adressen privat und wird von Spamfiltern besser akzeptiert als ein BCC-Massenversand.

Du hast eine Liste von Personen und eine Nachricht, die du verschicken möchtest. Wie macht man das in Outlook richtig?

Es hängt davon ab, ob die Empfänger sich gegenseitig sehen können, ob die Nachricht persönlich wirken soll und wie viele du verschickst. Diese Anleitung erklärt alle drei Methoden und wann welche die richtige Wahl ist.

Die 3 Möglichkeiten, eine Massen-E-Mail in Outlook zu senden

Methode	Sehen sich die Empfänger gegenseitig?	Personalisierte Nachricht?	Am besten geeignet für
Kontaktgruppe	Ja, alle	Nein	Kleine interne Teams
BCC	Nein, aber es wirkt wie eine Rundsendung	Nein	Schnelle einmalige Benachrichtigungen
Mail merge	Nein, jeder erhält seine eigene E-Mail	Ja, pro Empfänger	Kunden, Klienten, größere Listen

Methode 1: Kontaktgruppe (Verteilerliste)

Eine Kontaktgruppe ist eine gespeicherte Liste von Adressen, die du im Feld To eingeben kannst.

Gehe in Outlook zu deinen Kontakten (People) und erstelle eine New Contact Group.
Füge Mitglieder hinzu, speichere und adressiere eine neue E-Mail an den Gruppennamen.

Der Haken: Jeder Empfänger sieht die vollständige Empfängerliste, jeder kann auf “Reply all” antworten, und nichts ist personalisiert. Verwende es für interne Teams, niemals für Kundenlisten: Die Offenlegung von Kundenadressen auf diese Weise kann einen Datenschutzverstoß darstellen.

Methode 2: BCC

Gib deine eigene Adresse ins To-Feld ein und füge alle Empfänger in BCC ein. Die Empfänger können sich gegenseitig nicht sehen.

Der Haken: Die E-Mail kommt normalerweise an dich oder an “undisclosed recipients” (nicht offengelegte Empfänger) adressiert an, was wie eine Rundmail an viele Personen wirkt und ein typisches Muster für Spamfilter bei Massenmails ist. Es gibt immer noch keine Personalisierung, und ein Tippfehler beim Einfügen kann deine Liste in ein sichtbares Feld leaken. Wenn dein Ziel ist, die Empfänger vor einander zu verbergen, macht ein Mail Merge das, ohne wie Spam auszusehen; siehe how to send a mass email individually in Outlook.

Methode 3: Serienmail (individuelle personalisierte E-Mails)

Eine Serienmail nimmt eine Tabelle mit Empfängern und sendet jeder Person ihre eigene E-Mail, wobei Platzhalter wie {{FirstName}} durch deren Daten ersetzt werden. Kein Empfänger sieht jemals eine andere Adresse, und jede Nachricht liest sich, als wäre sie speziell für ihn geschrieben.

Mit dem SecureMailMerge add-in läuft der gesamte Ablauf direkt in Outlook ab:

Installiere das Add-in aus Microsoft AppSource (free for non-commercial use) und öffne eine neue E-Mail.
Lade deine Tabelle hoch mit einer To-Spalte und beliebigen Personalisierungsspalten oder wähle Empfänger aus deinen Outlook-Kontakten aus.
Schreibe deine E-Mail und füge Seriendruckfelder wie {{FirstName}} im Betreff oder Text ein.
Sende eine Test-E-Mail an dich selbst, um das Ergebnis zu prüfen.
Starte die Kampagne. Outlook sendet pro Zeile eine individuelle E-Mail aus deinem eigenen Postfach, sodass Antworten direkt bei dir ankommen.

Es funktioniert in Classic Outlook, New Outlook, Outlook für Mac und Outlook on the Web und kann Dinge, die andere Methoden nicht können, wie individuelle Anhänge pro Empfänger und CC/BCC pro Zeile. Für den vollständigen Überblick siehe die komplette Anleitung zum Serienmail in Outlook.

Free for non-commercial use

SecureMailMerge ist ein natives Microsoft-Add-in. Deine Tabelle wird auf deinem eigenen Gerät verarbeitet und nichts wird an einen externen Server gesendet.

Bevor du auf Senden klickst: Limits und Zustellbarkeit

Kenne deine Versandlimits. Microsoft 365 Business-Konten können typischerweise an 10.000 Empfänger pro Tag senden; persönliche Konten deutlich weniger. Details: Outlook email sending limits.
Dosier dein Senden. Hunderte E-Mails in einer Minute zu verschicken sieht für empfangende Server wie Spam aus. SecureMailMerge kann add a delay between messages und cap how many are sent per day.
Vermeide Spam-Auslöser. Personalisierte Einzel-E-Mails helfen schon; für den Rest siehe how to avoid landing in spam.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der beste Weg, um eine Massen-E-Mail in Outlook zu senden?

Für alles über eine kleine interne Gruppe hinaus eignet sich ein Mail Merge. Es sendet individuelle personalisierte E-Mails, hält deine Empfängerliste privat und verhält sich in der Regel besser bei Spam-Filtern als BCC-Blasts.

An wie viele Personen kann ich eine Massen-E-Mail in Outlook senden?

Microsoft 365 Arbeits- und Schulkonten sind typischerweise auf 10.000 Empfänger pro rollendem 24-Stunden-Zeitraum und 500 Empfänger pro einzelner Nachricht begrenzt (500 ist der Standard; Admins können das erhöhen). Ein Mail Merge sendet eine Nachricht pro Empfänger, daher ist das tägliche Empfängerlimit das entscheidende. Siehe die vollständige Übersicht der Outlook-Sendegrenzen.

Kann ich eine Massen-E-Mail in Outlook kostenlos senden?

Ja. Kontaktgruppen und BCC sind in jedem Outlook integriert, und SecureMailMerge ist für nicht-kommerzielle Nutzung mit allen Funktionen kostenlos. Der Word-basierte Mail Merge erfordert zusätzlich Desktop Word mit Classic Outlook als Standard-Mail-App.

Können Empfänger erkennen, dass es sich um eine Massen-E-Mail handelt?

Bei einer Kontaktgruppe oder BCC ja, sofort. Bei einem Mail Merge erhält jeder Empfänger eine normale individuelle E-Mail, die nur an ihn adressiert ist und mit seinen eigenen Daten personalisiert wurde.