Serienbrief Viele-zu-Eins: Zeilen zu einer E-Mail zusammenführen
Sende eine E-Mail pro Empfänger, die mehrere Tabellenzeilen in einer Tabelle kombiniert. So richtest du ein Many-to-One-Mailmerge in Outlook ein.
Verfügbar als Video-Tutorial
Schritt 1. Stelle sicher, dass die Spalte “To” in deiner Tabelle für alle Zeilen, die du gruppieren möchtest, identisch ist.
Füge deiner Tabelle eine Spalte namens “Attachments” hinzu. Trage die Dateinamen in die Zelle für jeden Empfänger ein. Du kannst mehrere Dateien hinzufügen, indem du sie mit einem Semikolon trennst.
Schritt 2. Starte einen Serienbrief und lade deine Tabelle hoch
Vorausgesetzt, du hast installed SecureMailMerge und started the plugin über das Apps-Menü, wirst du den folgenden Bildschirm sehen. Klicke auf den “Upload Spreadsheet” (Tabelle hochladen)-Button und wähle dann deine Tabellendatei von deiner Festplatte aus.
Schritt 3. Aktiviere den “many-to-one”-Modus
Wenn es mehrere Zeilen in deiner Tabelle mit demselben E-Mail-Empfänger gibt, erscheint eine Nachricht, die dich fragt, ob du einen traditionellen Mail Merge oder einen many-to-one Mail Merge senden möchtest.
Im traditionellen Mail Merge-Modus wird jede Zeile als separate E-Mail gesendet. Im many-to-one-Modus werden alle Zeilen mit demselben E-Mail-Empfänger zusammengefasst und als eine einzige E-Mail gesendet.
Wechsle in den many-to-one-Modus, und weiter unten erscheint ein Button, mit dem du eine Tabelle zu deinem Mail Merge hinzufügen kannst.
Wenn du einen normalen Personalisierungs-Token einfügst (im many-to-one-Modus) anstelle einer many-to-one-Tabelle, werden die Werte aus allen Zeilen als ein langer Text eingefügt, getrennt durch Kommas, außer für die speziellen Spalten “Attachments”, “CC” und “BCC”, die intelligent zusammengeführt werden (siehe den nächsten Abschnitt).
Spezielle Anmerkung: Zusammenführen von Attachments, CC und BCC über mehrere Zeilen hinweg
Im many-to-one-Modus kombiniert SecureMailMerge bestimmte Spalten intelligent über alle Zeilen, die zum selben Empfänger gehören:
- Attachments: Alle einzigartigen Anhänge aus jeder Zeile werden in einer einzigen E-Mail zusammengeführt
- CC recipients: Alle einzigartigen CC-E-Mail-Adressen werden zusammengeführt
- BCC recipients: Alle einzigartigen BCC-E-Mail-Adressen werden zusammengeführt
Das bedeutet, du kannst deine Tabelle so organisieren, dass mehrere Zeilen pro Empfänger vorhanden sind, jede mit unterschiedlichen Anhängen oder CC/BCC-Empfängern, und SecureMailMerge kombiniert diese automatisch.
Beispiel: Mehrere Anhänge pro Empfänger
| To | Attachments | CC |
|-------------------|-----------------------|-----------------|
| [email protected] | contract.pdf | [email protected] |
| [email protected] | invoice.pdf | [email protected]|
| [email protected] | terms.pdf | |Ergebnis: John erhält eine E-Mail mit allen drei Anhängen (contract.pdf, invoice.pdf, terms.pdf) und beiden CC-Empfängern ([email protected], [email protected]).
Automatic deduplication
Wenn derselbe Anhang oder dieselbe E-Mail-Adresse in mehreren Zeilen vorkommt, wird sie nur einmal in der finalen E-Mail enthalten sein.
When is many-to-one mode offered?
Der many-to-one-Modus wird auf dem Hauptbildschirm der Kampagne angeboten und nur, wenn doppelte Empfänger-E-Mail-Adressen in deiner Tabelle erkannt werden. Wenn das passiert, fragt SecureMailMerge, wie du deine E-Mails senden möchtest, und du kannst “Send one email for multiple rows (many-to-one)” (Eine E-Mail für mehrere Zeilen senden (many-to-one)) auswählen.
Wenn jeder Empfänger in deiner Tabelle einzigartig ist, erscheint diese Auswahl nicht und es gibt keine Möglichkeit, many-to-one zu aktivieren, auch nicht über die erweiterten Optionen. Um den {% table %}-Tag zu verwenden, muss deine Tabelle mindestens eine Empfängeradresse enthalten, die in mehr als einer Zeile vorkommt.
Schritt 4. Sende eine Test-E-Mail und dann die Kampagne
Du kannst dann fortfahren, indem du eine Test-E-Mail sendest, um zu überprüfen, ob deine Personalisierungstoken wie erwartet funktionieren.
The test email uses the first row
Beachte, dass die erste Zeile der Tabelle für die Test-E-Mail verwendet wird, sodass du die Many-to-One-Funktionen nur siehst, wenn diesem Empfänger mehrere Zeilen zugewiesen sind.
Wenn du zufrieden bist, kannst du die Kampagne an alle Empfänger senden.
[→ Click here for more help on other use cases (e.g. multiple CC/BCC, personalized attachments etc).] (→ Klicke hier für weitere Hilfe zu anderen Anwendungsfällen (z. B. mehrere CC/BCC, personalisierte Anhänge usw.).)
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