Mail Merge Many-to-One: Mehrere Zeilen in einer E-Mail
Sende eine E-Mail pro Empfänger, die mehrere Tabellenzeilen in einer Tabelle kombiniert. So richtest du einen Many-to-One-Mailmerge in Outlook ein.
Contents
Verfügbar als Video-Tutorial
Schritt 1. Stelle sicher, dass die Spalte “To” in deiner Tabelle für alle Zeilen, die du gruppieren möchtest, identisch ist.
Füge deiner Tabelle eine Spalte namens “Attachments” hinzu. Trage die Dateinamen in die Zelle für jeden Empfänger ein. Du kannst mehrere Dateien hinzufügen, indem du sie mit einem Semikolon trennst.
Schritt 2. Starte einen Serienbrief und lade deine Tabelle hoch
Vorausgesetzt, du hast SecureMailMerge installiert und das Plugin gestartet über das Apps-Menü, wirst du folgenden Bildschirm sehen. Klicke auf den Button “Upload Spreadsheet” (Tabelle hochladen) und wähle dann deine Tabellendatei von deiner Festplatte aus.
Schritt 3. Aktiviere den “many-to-one”-Modus
Wenn es mehrere Zeilen in deiner Tabelle mit demselben E-Mail-Empfänger gibt, erscheint eine Nachricht, die dich fragt, ob du einen traditionellen Serienbrief oder einen many-to-one Serienbrief senden möchtest.
Im traditionellen Serienbriefmodus wird jede Zeile als separate E-Mail gesendet. Im many-to-one-Modus werden alle Zeilen mit demselben E-Mail-Empfänger zusammengefasst und als eine einzige E-Mail gesendet.
Wechsle in den many-to-one-Modus, und weiter unten erscheint ein Button, mit dem du eine Tabelle zu deinem Serienbrief hinzufügen kannst.
Wenn du einen normalen Personalisierungs-Token einfügst (im many-to-one-Modus) anstelle einer many-to-one-Tabelle, werden Werte aus allen Zeilen als ein langer Text eingefügt, getrennt durch Kommas, außer für die speziellen Spalten “Attachments”, “CC” und “BCC”, die intelligent zusammengeführt werden (siehe nächsten Abschnitt).
Besondere Anmerkung: Zusammenführen von Anhängen, CC und BCC über mehrere Zeilen hinweg
Im many-to-one-Modus kombiniert SecureMailMerge bestimmte Spalten intelligent über alle Zeilen, die zum selben Empfänger gehören:
- Attachments: Alle einzigartigen Anhänge aus jeder Zeile werden in einer einzigen E-Mail zusammengeführt
- CC recipients: Alle einzigartigen CC-E-Mail-Adressen werden zusammengeführt
- BCC recipients: Alle einzigartigen BCC-E-Mail-Adressen werden zusammengeführt
Das bedeutet, du kannst deine Tabelle so organisieren, dass mehrere Zeilen pro Empfänger vorhanden sind, jede mit unterschiedlichen Anhängen oder CC/BCC-Empfängern, und SecureMailMerge kombiniert sie automatisch.
Beispiel: Mehrere Anhänge pro Empfänger
| To | Attachments | CC |
|-------------------|-----------------------|-----------------|
| [email protected] | contract.pdf | [email protected] |
| [email protected] | invoice.pdf | [email protected]|
| [email protected] | terms.pdf | |Ergebnis: John erhält eine E-Mail mit allen drei Anhängen (contract.pdf, invoice.pdf, terms.pdf) und beiden CC-Empfängern ([email protected], [email protected]).
Automatische Duplikatentfernung: Wenn derselbe Anhang oder dieselbe E-Mail-Adresse in mehreren Zeilen vorkommt, wird sie nur einmal in der finalen E-Mail enthalten sein.
Der many-to-one-Modus wird auf dem Hauptbildschirm der Kampagne angeboten und nur, wenn doppelte Empfänger-E-Mail-Adressen in deiner Tabelle erkannt werden. Wenn das passiert, fragt SecureMailMerge, wie du deine E-Mails senden möchtest, und du kannst “Send one email for multiple rows (many-to-one)” auswählen.
Wenn jeder Empfänger in deiner Tabelle einzigartig ist, erscheint die Auswahl nicht und es gibt keine Möglichkeit, many-to-one zu aktivieren, auch nicht über die erweiterten Optionen. Um den {% table %}-Tag zu verwenden, muss deine Tabelle mindestens eine Empfängeradresse enthalten, die in mehr als einer Zeile vorkommt.
Schritt 4. Sende eine Test-E-Mail und dann die Kampagne
Du kannst dann fortfahren, indem du eine Test-E-Mail sendest, um zu überprüfen, ob deine Personalisierungstoken wie erwartet funktionieren.
Beachte, dass die erste Zeile der Tabelle für die Test-E-Mail verwendet wird, sodass du die Many-to-One-Funktionen nur siehst, wenn diesem Empfänger mehrere Zeilen zugewiesen sind.
Wenn du zufrieden bist, kannst du die Kampagne an alle Empfänger senden.
[→ Click here for more help on other use cases (e.g. multiple CC/BCC, personalized attachments etc).] (→ Klicke hier für weitere Hilfe zu anderen Anwendungsfällen (z. B. mehrere CC/BCC, personalisierte Anhänge usw.).)
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