Serienbrief Viele-zu-Eins: Zeilen zu einer E-Mail zusammenführen
Sende eine E-Mail pro Empfänger, die mehrere Tabellenzeilen in einer einzigen Tabelle kombiniert. So richtest du eine Viele-zu-Eins-Serienmail in Outlook ein.
Contents
Verfügbar als Video-Tutorial
Schritt 1. Stelle sicher, dass die Spalte „An“ in deiner Tabelle für alle Zeilen, die du gruppieren möchtest, identisch ist.
Füge deiner Tabelle eine Spalte namens „Anhänge“ hinzu. Trage die Dateinamen in die Zelle für jeden Empfänger ein. Du kannst mehrere Dateien hinzufügen, indem du sie mit einem Semikolon trennst.
Schritt 2. Starte einen Serienbrief und lade deine Tabelle hoch
Vorausgesetzt, du hast SecureMailMerge installiert und das Plugin gestartet über das Apps-Menü, siehst du folgenden Bildschirm. Klicke auf den Button „Upload Spreadsheet“ und wähle dann deine Tabellen-Datei von deiner Festplatte aus.
Schritt 3. Aktiviere den “Viele-zu-eins”-Modus
Wenn es mehrere Zeilen in deiner Tabelle mit demselben E-Mail-Empfänger gibt, erscheint eine Nachricht, die dich fragt, ob du eine traditionelle Serienmail oder eine Viele-zu-eins-Serienmail senden möchtest.
Im traditionellen Serienmail-Modus wird jede Zeile als separate E-Mail gesendet. Im Viele-zu-eins-Modus werden alle Zeilen mit demselben E-Mail-Empfänger zusammengefasst und als eine einzige E-Mail gesendet.
Wechsle in den Viele-zu-eins-Modus, und weiter unten erscheint ein Button, mit dem du eine Tabelle zu deiner Serienmail hinzufügen kannst.
Wenn du stattdessen nur ein reguläres Personalisierungstoken (im Viele-zu-eins-Modus) einfügst, anstatt einer Viele-zu-eins-Tabelle, werden Werte aus allen Zeilen als ein langer Text eingefügt, getrennt durch Kommas, außer für die speziellen Spalten “Attachments”, “CC” und “BCC”, die intelligent kombiniert werden (siehe nächsten Abschnitt).
Besondere Anmerkung: Anhänge, CC und BCC über mehrere Zeilen hinweg kombinieren
Im Viele-zu-eins-Modus kombiniert SecureMailMerge bestimmte Spalten intelligent über alle Zeilen, die zum selben Empfänger gehören:
- Attachments: Alle einzigartigen Anhänge aus jeder Zeile werden in einer einzigen E-Mail zusammengeführt
- CC-Empfänger: Alle einzigartigen CC-E-Mail-Adressen werden zusammengeführt
- BCC-Empfänger: Alle einzigartigen BCC-E-Mail-Adressen werden zusammengeführt
Das bedeutet, du kannst deine Tabelle so organisieren, dass mehrere Zeilen pro Empfänger mit unterschiedlichen Anhängen oder CC/BCC-Empfängern vorhanden sind, und SecureMailMerge kombiniert diese automatisch.
Beispiel: Mehrere Anhänge pro Empfänger
| To | Attachments | CC |
|-------------------|-----------------------|-----------------|
| [email protected] | contract.pdf | [email protected] |
| [email protected] | invoice.pdf | [email protected]|
| [email protected] | terms.pdf | |Ergebnis: John erhält eine E-Mail mit allen drei Anhängen (contract.pdf, invoice.pdf, terms.pdf) und beiden CC-Empfängern ([email protected], [email protected]).
Automatische Duplikaterkennung: Wenn derselbe Anhang oder dieselbe E-Mail-Adresse in mehreren Zeilen vorkommt, wird sie im finalen E-Mail nur einmal eingefügt.
Standardmäßig wird der Viele-zu-eins-Modus nur angeboten, wenn doppelte Empfänger-E-Mail-Adressen in deiner Tabelle erkannt werden. Du kannst den Viele-zu-eins-Tabellenmodus jedoch in den Erweiterten Optionen erzwingen, auch wenn alle Empfänger einzigartig sind.
Das ist nützlich, wenn du das {% table %}-Tag verwenden möchtest, um Tabellenzeilen in jeder E-Mail als Tabelle darzustellen, unabhängig davon, ob es doppelte Empfänger gibt. In diesem Fall enthält jede E-Mail eine Tabelle mit einer einzelnen Datenzeile aus der Tabelle, aber du kannst trotzdem die leistungsstarken Tabellenformatierungsfunktionen nutzen, um deine E-Mails schön zu gestalten.
Schritt 4. Sende eine Test-E-Mail und dann die Kampagne
Du kannst dann fortfahren, indem du eine Test-E-Mail sendest, um zu überprüfen, ob deine Personalisierungs-Token wie erwartet funktionieren.
Beachte, dass die erste Zeile der Tabelle für die Test-E-Mail verwendet wird, daher siehst du die Many-to-One-Funktionen nur, wenn diesem Empfänger mehrere Zeilen zugewiesen sind.
Wenn du zufrieden bist, kannst du die Kampagne an alle Empfänger senden.
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