Serienbrief Viele-zu-Eins: Zeilen zu einer E-Mail zusammenführen
Sende pro Empfänger eine E-Mail, die mehrere Tabellenzeilen in einer Tabelle kombiniert. So richtest du einen Many-to-One-Mailmerge in Outlook ein.
Verfügbar als Video-Tutorial
Schritt 1. Stelle sicher, dass die Spalte “To” in deiner Tabelle für alle Zeilen, die du gruppieren möchtest, identisch ist.
Verwende eine Zeile pro Eintrag, mit derselben Empfängeradresse in der Spalte “To” für jeden Eintrag, der in die E-Mail dieser Person gehört. Setze die Spaltenüberschriften in die erste Zeile. Zum Beispiel:
| To | Book | Due |
|---|---|---|
| [email protected] | The Secret Garden | 12 October 2026 |
| [email protected] | Little Women | 14 October 2026 |
| [email protected] | Treasure Island | 15 October 2026 |
Anna erhält eine E-Mail, die zwei Tabellenzeilen enthält. Ben erhält eine E-Mail, die eine Zeile enthält. Anhänge sind optional, keine Voraussetzung für den many-to-one-Modus. Neugierig, warum Word nicht mehrere Zeilen in eine E-Mail zusammenführen kann? Der Knowledge Guide erklärt es.
Schritt 2. Starte einen Serienbrief und lade deine Tabelle hoch
Vorausgesetzt, du hast installed SecureMailMerge und started the plugin über das Apps-Menü, siehst du den folgenden Bildschirm. Klicke auf den “Upload Spreadsheet” (Tabelle hochladen) Button und wähle dann deine Tabellen-Datei von deiner Festplatte aus.
Schritt 3. Aktiviere den “many-to-one”-Modus
Wenn es mehrere Zeilen in deiner Tabelle mit demselben E-Mail-Empfänger gibt, erscheint eine Nachricht, die dich fragt, ob du einen traditionellen Mail Merge oder einen many-to-one Mail Merge senden möchtest.
Im traditionellen Mail Merge-Modus wird jede Zeile als separate E-Mail gesendet. Im many-to-one-Modus werden alle Zeilen mit demselben E-Mail-Empfänger zusammengefasst und als eine einzige E-Mail gesendet.
Wähle “Send one email for multiple rows (many-to-one)” (Eine E-Mail für mehrere Zeilen senden (many-to-one)). Der Button “Add many-to-one table to body” (Many-to-one-Tabelle zum Text hinzufügen) erscheint unter “Compose your message” (Nachricht verfassen).
Schritt 4. Füge die Tabelle in deine Nachricht ein
Schreibe deine E-Mail in Outlook und setze den Cursor an die Stelle, an der die Tabelle erscheinen soll. Wähle im Add-in “Add many-to-one table to body” (Viele-zu-eins-Tabelle zum Textkörper hinzufügen).
Markiere die Spalten, die die Empfänger sehen sollen, zum Beispiel “Book” und “Due”. Wähle sie in der Reihenfolge aus, in der sie erscheinen sollen. Lasse “To” unmarkiert, es sei denn, die Adresse soll in der Tabelle angezeigt werden. Wähle dann “Add table to Body” (Tabelle zum Textkörper hinzufügen) und “Return to campaign settings” (Zurück zu den Kampagneneinstellungen).
Das Add-in fügt ein Tabellentoken in deine E-Mail ein. Wenn die Nachricht zusammengeführt wird, entsteht eine Tabelle mit den Zeilen dieses Empfängers.
Verwendung von normalen Tokens statt einer Tabelle
Wenn du anstelle einer Viele-zu-eins-Tabelle ein normales Personalisierungs-Token (im Viele-zu-eins-Modus) einfügst, werden die Werte aus allen Zeilen als ein langer Text eingefügt, getrennt durch Kommas, außer für die speziellen Spalten “Attachments”, “CC” und “BCC”, die intelligent zusammengeführt werden (siehe nächsten Abschnitt).
Besonderer Hinweis: Zusammenführen von Anhängen, CC und BCC über mehrere Zeilen
Im Viele-zu-eins-Modus kombiniert SecureMailMerge bestimmte Spalten intelligent über alle Zeilen, die zum selben Empfänger gehören:
- Attachments: Alle einzigartigen Anhänge aus jeder Zeile werden zu einer einzigen E-Mail zusammengeführt
- CC recipients: Alle einzigartigen CC-E-Mail-Adressen werden zusammengeführt
- BCC recipients: Alle einzigartigen BCC-E-Mail-Adressen werden zusammengeführt
Das bedeutet, du kannst deine Tabelle so organisieren, dass mehrere Zeilen pro Empfänger mit unterschiedlichen Anhängen oder CC/BCC-Empfängern enthalten sind, und SecureMailMerge kombiniert sie automatisch.
Beispiel: Mehrere Anhänge pro Empfänger
| To | Attachments | CC |
|-------------------|-----------------------|-----------------|
| [email protected] | contract.pdf | [email protected] |
| [email protected] | invoice.pdf | [email protected]|
| [email protected] | terms.pdf | |Ergebnis: John erhält eine E-Mail mit allen drei Anhängen (contract.pdf, invoice.pdf, terms.pdf) und beiden CC-Empfängern ([email protected], [email protected]).
Automatic deduplication
Wenn derselbe Anhang oder dieselbe E-Mail-Adresse in mehreren Zeilen vorkommt, wird sie nur einmal in der finalen E-Mail enthalten sein.
When is many-to-one mode offered?
Der Viele-zu-eins-Modus wird auf dem Hauptbildschirm der Kampagne angeboten und nur, wenn doppelte Empfänger-E-Mail-Adressen in deiner Tabelle erkannt werden. Wenn das passiert, fragt SecureMailMerge, wie du deine E-Mails senden möchtest, und du kannst “Send one email for multiple rows (many-to-one)” (Eine E-Mail für mehrere Zeilen senden (Viele-zu-eins)) auswählen.
Wenn jeder Empfänger in deiner Tabelle einzigartig ist, erscheint die Auswahl nicht und es gibt keine Möglichkeit, den Viele-zu-eins-Modus einzuschalten, auch nicht über die erweiterten Optionen. Um das {% table %} Tag zu verwenden, muss deine Tabelle mindestens eine Empfängeradresse enthalten, die in mehr als einer Zeile vorkommt.
Schritt 5. Sende eine Test-E-Mail und dann die Kampagne
Du kannst dann fortfahren, indem du eine Test-E-Mail sendest, um zu überprüfen, ob deine Personalisierungstoken wie erwartet funktionieren.
The test email uses the first recipient
Beachte, dass die Test-E-Mail den Empfänger in der ersten Datenzeile verwendet (die erste Zeile unter der Kopfzeile), einschließlich aller Zeilen dieses Empfängers. Du wirst die Many-to-One-Funktionen nur sehen, wenn dieser Empfänger mehrere Zeilen zugewiesen hat.
Wenn du zufrieden bist, kannst du die Kampagne an alle Empfänger senden.
Wenn die Kampagne beendet ist, download the send report bevor du eine weitere Kampagne startest. Es wird eine Zeile pro ursprünglicher Tabellenkalkulationszeile beibehalten, auch wenn mehrere Zeilen eine E-Mail gebildet haben.
→ Click here for more help on other use cases (e.g. multiple CC/BCC, personalized attachments etc).
Brauchst du mehr Hilfe?
E-Mail-Support mit einer Beschreibung dessen, was du versucht hast zu tun, was passiert ist und der genauen Fehlermeldung. Füge keine echten Empfängerdaten bei.