Wie richte ich zentrale Abo-Verwaltung ein?

Richte ein unternehmensweites SecureMailMerge-Abo ein, bei dem IT Lizenzen verwaltet und Finanzen die Abrechnung per delegated admin steuern.

Diese Anleitung erklärt, wie man ein organisationsweites SecureMailMerge-Abonnement einrichtet und verwaltet, einschließlich delegierter Administration für IT-Mitarbeiter.

Vorteile der zentralen Verwaltung

• Single billing point (Einzelabrechnungspunkt) für die gesamte Organisation
• Central control (Zentrale Kontrolle) über Lizenzzuweisungen
• Delegated administration (Delegierte Verwaltung), IT-Mitarbeiter können Lizenzen verwalten, ohne Zugriff auf die Abrechnung
• Easy onboarding/offboarding (Einfaches Ein- und Aussteigen), Lizenzen bei Personalwechsel neu zuweisen
• Volume discounts (Mengenrabatte) verfügbar ab 10 Lizenzen

Bevor du startest

Stelle sicher, dass du den Unterschied zwischen der Installation des Add-ins und der Lizenzierung verstehst, es sind separate Schritte, die an verschiedenen Stellen verwaltet werden. Siehe Installation vs. Licensing für Details.

Schritt 1: Erstelle das Organisationsabonnement

1. Gehe zu securemailmerge.com/purchase
2. Melde dich mit dem Microsoft 365-Konto an, das das Abonnement besitzen soll (typischerweise IT, Einkauf oder ein gemeinsames Admin-Konto)
3. Stelle die Menge so ein, dass sie der Anzahl der Benutzer entspricht, die Lizenzen benötigen
4. Schließe den Kauf ab
5. Wichtig: Nach dem Kauf wirst du zu licensing.solinventum.com weitergeleitet, um die Einrichtung abzuschließen, überspringe diesen Schritt nicht

Schritt 2: Lizenzen Benutzern zuweisen

Sobald dein Abonnement eingerichtet ist:

1. Melde dich bei licensing.solinventum.com mit dem Konto des Abonnementinhabers an
2. Klicke auf “Assign Licenses” (Lizenzen zuweisen)
3. Gib die E-Mail-Adresse jedes Benutzers ein, der eine Lizenz benötigt
4. Jeder Benutzer erhält eine Willkommens-E-Mail mit Installationsanweisungen

Du musst das Add-in nicht installiert haben, um Lizenzen zu verwalten, melde dich einfach beim Lizenzserver an.

Schritt 3: Delegierte Administration einrichten

Delegierte Administration ermöglicht es dir, die Abrechnungsverwaltung von der täglichen Lizenzverwaltung zu trennen. Das ist ideal, wenn:

• Finanzen oder Einkauf den Kauf abwickeln
• IT-Mitarbeiter die Benutzerbereitstellung übernehmen
• Mehrere Personen Lizenzen verwalten müssen

Einen delegierten Administrator hinzufügen

1. Melde dich mit dem Abonnementbesitzer-Konto bei licensing.solinventum.com an
2. Gehe zu deinen Abonnement-Einstellungen
3. Klicke auf “Add Delegated Administrator” (Delegierten Administrator hinzufügen)
4. Gib die E-Mail-Adresse der Person ein, die die Lizenzen verwalten soll
5. Wähle deren Berechtigungen aus:
   • Assign/Unassign licenses (Lizenzen zuweisen/entfernen), kann Benutzer hinzufügen und entfernen
   • View subscription (Abonnement anzeigen), kann Abonnementdetails und Lizenzzuweisungen sehen
   • Manage quantity (Menge verwalten), kann die Anzahl der Lizenzen erhöhen oder verringern
   • Manage billing (Abrechnung verwalten), kann Zahlungsmethoden aktualisieren (optional, normalerweise nicht für IT-Mitarbeiter erforderlich)
6. Sende die Einladung

Einladung zur Delegation annehmen

Wenn du als delegierter Administrator eingeladen wurdest:

1. Überprüfe deine E-Mails (einschließlich Spam/Junk) auf die Einladung
2. Klicke in der E-Mail auf “Accept Invitation” (Einladung annehmen)
3. Melde dich mit deinem Microsoft 365-Konto an
4. Das Abonnement erscheint nun in deinem Lizenzserver-Dashboard

Tipp: Wenn der Einladungslink nicht funktioniert, versuche es mit einem Inkognito-/Privat-Browserfenster oder bitte den Abonnementbesitzer, die Einladung erneut zu senden.

Verwaltung der Lizenzen im Alltag

Lizenzen neu zuweisen

Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder die Rolle wechseln:

1. Melde dich bei licensing.solinventum.com an
2. Entferne die Lizenz von der E-Mail-Adresse des ausscheidenden Nutzers
3. Weise die Lizenz der E-Mail-Adresse des neuen Nutzers zu

Der neue Nutzer erhält automatisch Installationsanweisungen. Siehe How do I transfer my license? für weitere Details.

Lizenzanzahl erhöhen

Du kannst jederzeit weitere Lizenzen hinzufügen:

1. Melde dich beim Lizenzserver an
2. Navigiere zu deinem Abonnement
3. Erhöhe die Anzahl
4. Weise die neuen Lizenzen zusätzlichen Nutzern zu

Die Abrechnung passt sich automatisch anteilig an.

Lizenzstatus anzeigen

Um zu sehen, wer Lizenzen hat und deren Status:

1. Melde dich beim Lizenzserver mit dem Abonnementinhaber- oder delegierten Admin-Konto an
2. Sieh dir die Liste der zugewiesenen Lizenzen an
3. Prüfe den Lizenzstatus jedes Nutzers (aktiv, abgelaufen usw.)

Microsoft 365 Admin-Zustimmung

Damit SecureMailMerge in deiner Organisation funktioniert, muss ein Microsoft 365-Administrator möglicherweise Berechtigungen erteilen. Wenn Benutzer “Need Admin Approval” (Admin-Zustimmung erforderlich) Fehler sehen, siehe Why am I seeing “Need Admin Approval”? für Anweisungen.

Du kannst das Add-in auch organisationsweit über Microsoft 365 Admin Center > Settings > Integrated Apps bereitstellen. Dadurch wird das Add-in automatisch für Benutzer installiert, aber denk daran: Lizenzen müssen weiterhin separat über den Lizenzserver zugewiesen werden.

Verwandte Anleitungen

• Installation vs. Licensing, den Unterschied verstehen
• Consolidating individual subscriptions, von mehreren Einzelabonnements migrieren
• Transferring licenses, Lizenzen zwischen Benutzern neu zuweisen
• Invoices and billing, Rechnungen abrufen und Zahlungsmethoden aktualisieren
• Shared mailbox support, SecureMailMerge mit freigegebenen Postfächern verwenden

Schnelle Übersicht

Brauchst du Hilfe?

Wenn du Unterstützung bei der Einrichtung der zentralen Verwaltung für deine Organisation benötigst, kontaktiere [email protected].