Wie richte ich die zentrale Abonnementverwaltung ein?

Richte ein unternehmensweites SecureMailMerge-Abo ein, bei dem IT die Lizenzen verwaltet und Finanzen die Abrechnung über delegated admin steuern.

Aktualisiert Oktober 2026

Diese Anleitung erklärt, wie man ein organisationsweites SecureMailMerge-Abonnement einrichtet und verwaltet, einschließlich delegierter Administration für IT-Mitarbeiter.

Vorteile der zentralen Verwaltung

• Single billing point (ein einziger Abrechnungspunkt) für die gesamte Organisation
• Central control (zentrale Kontrolle) über Lizenzzuweisungen
• Delegated administration (delegierte Verwaltung), IT-Mitarbeiter können Lizenzen verwalten, ohne Zugriff auf die Abrechnung zu haben
• Easy onboarding/offboarding (einfaches Ein- und Aussteigen), eine Lizenz pro Person, die sendet (ihre eigene E-Mail-Adresse), innerhalb deines Abonnements bei Personalwechsel neu zuweisbar

Wenn du 10 oder mehr Lizenzen benötigst und die Microsoft 365-Abrechnung bevorzugst, sind Mengenrabatte über das SecureMailMerge SaaS offer on Microsoft AppSource verfügbar. Das ist ein anderes Angebot als das Add-in-Installationsangebot. Für diese Käufe werden Abrechnung, Abonnementmenge und Kündigung im Microsoft 365 Admin Center unter “Billing” > “Your products” verwaltet. Lizenzzuweisungen erfolgen weiterhin über den Lizenzserver.

Bevor du startest

Stelle sicher, dass du den Unterschied zwischen der Installation des Add-ins und der Lizenzierung verstehst, das sind separate Schritte, die an verschiedenen Stellen verwaltet werden. Siehe Installation vs. Licensing für Details.

Schritt 1: Erstelle das Organisationsabonnement

1. Gehe zu securemailmerge.com/purchase
2. Melde dich mit dem Microsoft 365-Konto an, das das Abonnement besitzen soll (typischerweise IT, Einkauf oder ein gemeinsames Administratorkonto)
3. Setze die Menge auf die Anzahl der Benutzer, die Lizenzen benötigen
4. Schließe den Kauf ab
5. Wichtig: Nach dem Kauf wirst du zu licensing.solinventum.com weitergeleitet, um die Einrichtung abzuschließen, überspringe diesen Schritt nicht

Schritt 2: Lizenzen den Benutzern zuweisen

Folge Assign licenses to your team, um die eigene E-Mail-Adresse jedes Absenders auf dem Lizenzserver zuzuweisen. Dasselbe Verfahren gilt für Website- und Microsoft-Käufe. Du kannst wählen, ob du den Benutzern eine Willkommens-E-Mail mit Installationsanweisungen senden möchtest.

Du brauchst das Add-in nicht installiert, um Lizenzen zu verwalten.

Schritt 3: Delegierte Administration einrichten

Die delegierte Administration ermöglicht es dir, die Abrechnungsverwaltung vom täglichen Lizenzmanagement zu trennen. Das ist ideal, wenn:

• Finanzen oder Einkauf den Kauf abwickeln
• IT-Mitarbeiter die Benutzerbereitstellung übernehmen
• Mehrere Personen Lizenzen verwalten müssen

Einen delegierten Administrator hinzufügen

1. Melde dich bei licensing.solinventum.com mit dem Konto des Abonnementinhabers an
2. Öffne das Aktionsmenü deines Abonnements und wähle “Manage Delegations” (Delegationen verwalten)
3. Klicke auf “Invite New Delegated Admin” (Neuen delegierten Admin einladen)
4. Gib die E-Mail-Adresse der Person ein, die Lizenzen verwalten soll
5. Wähle deren Berechtigungen aus:
   • “Can assign and unassign licenses” (Kann Lizenzen zuweisen und entziehen), kann Zuweisungen ansehen und Benutzer hinzufügen oder entfernen
   • “Can change subscription quantity” (Kann Abonnementmenge ändern), kann die Anzahl der Lizenzen ändern
   • “Can view invoices” (Kann Rechnungen ansehen), kann Rechnungen von Website-Käufen und Abrechnungshistorie einsehen
   • “Can view audit log” (Kann Prüfprotokoll ansehen), kann Aktivitäten des Abonnements und der Zuweisungen überprüfen
6. Klicke auf “Send Invitation” (Einladung senden)

Gib nur die Berechtigungen, die der Administrator wirklich braucht. Die Delegation der Lizenzzuweisung überträgt nicht den Besitz des Abonnements und berechtigt nicht zur Kündigung. Der Zugriff auf Microsoft-Abrechnungen wird separat in Microsoft 365 verwaltet.

Einladung zur Delegation annehmen

Wenn du als delegierter Administrator eingeladen wurdest:

1. Prüfe deine E-Mails (auch Spam/Junk) auf die Einladung
2. Klicke in der E-Mail auf “Accept Invitation” (Einladung annehmen)
3. Melde dich mit deinem Microsoft 365-Konto an
4. Das Abonnement erscheint nun in deinem Lizenzserver-Dashboard

Tipp: Wenn der Einladungslink nicht funktioniert, versuche es mit einem Inkognito-/Privat-Browserfenster oder bitte den Abonnementinhaber, die Einladung erneut zu senden.

Verwaltung der Lizenzen im Alltag

Lizenzen neu zuweisen

Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder die Rolle wechseln:

Folge Remove or reassign a license (Lizenz entfernen oder neu zuweisen). Dadurch wird die lizenzierte Adresse geändert, ohne den Abonnementinhaber zu ändern. Siehe transferring a license and changing ownership (Lizenz übertragen und Eigentümer ändern), wenn du das kaufende Konto ändern musst.

Lizenzanzahl erhöhen

Folge Add more licenses (Weitere Lizenzen hinzufügen): Website-Käufer ändern die Menge auf dem Lizenzserver, und Microsoft-Käufer verwenden das Microsoft 365 admin center. Weise die hinzugefügten Lizenzen anschließend auf dem Lizenzserver zu. Erhöhe das bestehende Abonnement, anstatt ein zweites zu kaufen.

Lizenzstatus anzeigen

Um zu sehen, wer Lizenzen hat und deren Status:

1. Melde dich mit dem Abonnementinhaber- oder delegierten Admin-Konto am Lizenzserver an
2. Sieh dir die Liste der zugewiesenen Lizenzen an
3. Prüfe den Lizenzstatus jedes Benutzers (aktiv, abgelaufen usw.)

Microsoft 365 Admin-Freigabe

Damit SecureMailMerge in deiner Organisation funktioniert, muss möglicherweise ein Microsoft 365-Administrator Berechtigungen erteilen. Wenn Benutzer “Need Admin Approval” (Administratorgenehmigung erforderlich)-Fehler sehen, siehe Why am I seeing “Need Admin Approval”? für Anweisungen.

Du kannst das Add-in auch organisationsweit über Microsoft 365 Admin Center > Settings > Integrated Apps bereitstellen. Dadurch wird das Add-in automatisch für Benutzer installiert, aber denk daran: Lizenzen müssen weiterhin separat über den Lizenzserver zugewiesen werden.

Verwandte Anleitungen

• Installation vs. Licensing, den Unterschied verstehen
• Consolidating individual subscriptions, von mehreren Einzelabonnements migrieren
• Transferring licenses, Lizenzen zwischen Benutzern neu zuweisen
• Invoices and billing, Rechnungen abrufen und Zahlungsmethoden aktualisieren
• Shared mailbox support, Verwendung von SecureMailMerge mit freigegebenen Postfächern

Schnelle Übersicht

Brauchst du Hilfe?

Wenn du Unterstützung bei der Einrichtung der zentralen Verwaltung für deine Organisation benötigst, kontaktiere [email protected].