Can I use Word mail merge with Gmail or another email client?

No. Word's Send Email Messages only works with Classic Outlook on Windows as the default email client.

Can I mail merge from Word without Excel?

Yes — you can type recipients directly into Word using Type a New List, or import a CSV file, or connect to your Outlook Contacts. Excel is the most flexible option for large lists.

Does Word mail merge work on Mac?

Word on Mac has the Mailings tab, but sending via Outlook for Mac has historically been unreliable. For Mac users, the SecureMailMerge add-in is the recommended approach.

Can I save a mail merge document and use it again?

Yes. Save the Word document normally. When you reopen it, Word will ask whether to maintain the connection to the data source. You can reconnect to the same or a different Excel file before sending again.

Mail Merge in Word: Anleitung für Outlook mit SecureMailMerge

Das Mailings-Tab von Word ist die integrierte Microsoft 365-Methode, um personalisierte E-Mails, Briefe, Etiketten und Umschläge in großem Umfang zu erstellen. Wenn Du jemals dieselbe Nachricht an hundert verschiedene Personen senden musstest, wobei jede individuell adressiert ist, ist dies das Tool, das Microsoft für diese Aufgabe entwickelt hat.

Diese Anleitung behandelt jeden Teil des Word-Seriendruck-Workflows für Outlook-Nutzer, vom Starten des Wizards bis zum Drücken von “Send” (Senden), sowie die bekannten Einschränkungen und eine moderne Alternative.

Was Word-Seriendruck kann

Word-Seriendruck unterstützt vier Dokumenttypen:

Dokumenttyp	Anwendungsfall
Letters	Gedruckte personalisierte Briefe
E-mail Messages	Personalisierte E-Mails, die über Outlook gesendet werden
Envelopes	Gedruckte Umschläge mit individuellen Adressen
Labels	Versandetiketten, Namensschilder

Für die meisten Outlook-Nutzer ist E-mail Messages der relevante Typ. Diese Anleitung konzentriert sich darauf.

Voraussetzungen

Microsoft Word (jede Microsoft 365 Version)
Classic Outlook als Standard-E-Mail-Client unter Windows
Eine Excel-Tabelle mit deinen Empfängerdaten

New Outlook compatibility

Der Schritt “Send Email Messages” (E-Mail-Nachrichten senden) in Word erfordert Classic Outlook als Systemstandard. New Outlook und Outlook on the Web werden nicht unterstützt. Siehe mail merge in New Outlook für Alternativen.

Der Tab Mailings: eine schnelle Orientierung

Wenn du ein leeres Word-Dokument öffnest und auf den Tab Mailings klickst, siehst du fünf Gruppen:

Create, nur für Umschläge und Etiketten
Start Mail Merge, wähle den Dokumenttyp und starte den Assistenten
Write & Insert Fields, verbinde Daten und füge Seriendruckfelder ein
Preview Results, überprüfe vor dem Senden
Finish, schließe den Seriendruck ab und sende

Du arbeitest von links nach rechts durch diese Gruppen.

Schritt 1, Start Mail Merge

Klicke auf Start Mail Merge → E-mail Messages.

Alternativ klicke auf Start Mail Merge → Step-by-Step Mail Merge Wizard, um ein geführtes Panel auf der rechten Seite des Bildschirms zu verwenden. Der Wizard ist hilfreich, wenn es dein erstes Mal ist, er führt dich Schritt für Schritt durch jeden Schritt.

Schritt 2, Verbinde deine Datenquelle

Klicke auf Select Recipients (Empfänger auswählen) in der Gruppe Write & Insert Fields.

Du hast drei Optionen:

Type a New List (Neue Liste eingeben), erstelle eine einfache Kontaktliste direkt in Word
Use an Existing List (Vorhandene Liste verwenden), verbinde dich mit einer Excel-Tabelle (empfohlen)
Choose from Outlook Contacts (Aus Outlook-Kontakten auswählen), ziehe Kontakte aus deinem Outlook-Adressbuch

Für die meisten Szenarien ist Use an Existing List mit einer Excel-Datei die beste Wahl. So bleiben deine Daten portabel und leicht zu bearbeiten.

Nachdem du die Datei ausgewählt hast, fragt Word, welches Arbeitsblatt verwendet werden soll. Wähle das Blatt mit deinen Empfängerdaten aus und klicke auf OK.

Empfänger filtern und sortieren

Bevor du die E-Mail schreibst, klicke auf Edit Recipient List (Empfängerliste bearbeiten), um deine Liste zu überprüfen und optional zu filtern. Du kannst:

Einzelne Zeilen abwählen, um sie auszuschließen
Nach jeder Spalte sortieren
Filtern, sodass nur Zeilen angezeigt werden, bei denen eine Spalte einem Wert entspricht (z. B. nur an Kontakte in “Germany” senden)

Schritt 3, Schreibe die E-Mail-Vorlage

Schreibe deine E-Mail im Word-Dokument. Formatiere sie mit fett, kursiv, Aufzählungen oder beliebigen Word-Formatierungen, sie wird beim Senden über Outlook in HTML umgewandelt.

Einfügen von Seriendruckfeldern

Setze den Cursor an die Stelle, an der personalisierte Daten erscheinen sollen, klicke dann auf Insert Merge Field und wähle den Spaltennamen aus dem Dropdown-Menü.

Word fügt einen grauen Feldcode ein: «FirstName», «Company» usw.

Du kannst dasselbe Feld mehrfach einfügen. Beispiel:

Subject: Invoice for «Company»

Dear «FirstName».

Please find your invoice «InvoiceNumber» attached. The total due is «Amount».

Best regards

Subject line limitation

Die Betreffzeile wird im letzten Schritt “Send Email Messages” als statischer Wert festgelegt. Du kannst keine Seriendruckfelder in den Betreff über den normalen Word-Workflow einfügen. Wenn du personalisierte Betreffzeilen brauchst, verwende stattdessen das SecureMailMerge add-in.

Regeln (bedingte Inhalte)

Das Mailings-Tab von Word enthält eine Rules-Funktion, mit der du Inhalte bedingt ein- oder ausschließen kannst, basierend auf Feldwerten:

If…Then…Else, zeigt je nach Feldwert unterschiedlichen Text an
Skip Record If, überspringt einen Empfänger, wenn eine Bedingung erfüllt ist
Merge Sequence, fügt für jeden Datensatz eine fortlaufende Nummer ein

Um auf Rules zuzugreifen: Mailings → Write & Insert Fields → Rules.

Schritt 4, Preview results

Klicke auf Preview Results (oder drücke Alt+Shift+N). Die Feldfunktionen werden durch echte Daten ersetzt.

Benutze die Pfeile in der Preview Results-Gruppe, um durch die Empfänger zu blättern. Achte auf:

Leere Felder, in denen Daten erscheinen sollten
Falsche Großschreibung
Zusätzliche Leerzeichen um Feldwerte
Probleme bei der Datums- oder Zahlenformatierung (korrigiere diese in Excel, nicht in Word)

Klicke auf Check for Errors, um vor dem Senden einen automatischen Scan durchzuführen.

Schritt 5, Finish & Merge

Klicke auf Finish & Merge → Send Email Messages.

Ein Dialog erscheint:

To: wähle die Spalte mit den E-Mail-Adressen aus
Subject line: gib den Betreff ein (gleich für alle Empfänger)
Mail format: HTML wird empfohlen; Plain Text entfernt alle Formatierungen

Klicke auf OK. Word sendet jede personalisierte Nachricht an Classic Outlook, das sie einzeln aus deinem Postfach zustellt.

Watch your Outbox

Wenn Outlook im Offline-Modus ist, werden E-Mails im Postausgang zwischengespeichert und nicht gesendet. Prüfe: Send/Receive tab → Work Offline (sollte aus sein).

Serienbrief in ein neues Dokument vs. direktes Senden

Anstatt sofort zu senden, kannst Du auf Finish & Merge → Edit Individual Documents klicken, um eine neue Word-Datei zu erstellen, die alle personalisierten E-Mails als separate Seiten enthält. So kannst Du jede einzelne Version vor dem Senden überprüfen.

Nützlich für kleine Chargen, bei denen Genauigkeit entscheidend ist (rechtliche Mitteilungen, finanzielle Kommunikation).

Einschränkungen des Word-Seriendrucks für E-Mails

Einschränkung	Auswirkung
Keine individuellen Anhänge pro Empfänger	Alle erhalten den gleichen Anhang
Keine Personalisierung der Betreffzeile	Betreff ist für alle Empfänger statisch
Läuft nicht in New Outlook	Word übergibt Nachrichten an Outlook über MAPI, das New Outlook nicht hat
Formatierung kann sich verschlechtern	Komplexe Word-Formatierungen überstehen die HTML-Konvertierung nicht immer
Keine Planung	Sendet sofort

Alternative: Serienmail direkt aus Outlook

Das SecureMailMerge add-in erledigt all das direkt im Verfassen-Fenster von Outlook, ohne Word:

Individuelle Anhänge pro Empfänger (füge deiner Tabelle eine Attachments-Spalte hinzu)
Personalisierte Betreffzeilen
Funktioniert in New Outlook, Classic Outlook, Mac und Web
Deine Tabelle bleibt auf deinem Computer

Installiere es in weniger als zwei Minuten aus dem Microsoft AppSource.

FAQ

Kann ich Word-Seriendruck mit Gmail oder einem anderen E-Mail-Client verwenden?
Nein. Word’s “Send Email Messages” funktioniert nur mit Classic Outlook auf Windows als Standard-E-Mail-Client.

Kann ich Seriendruck aus Word ohne Excel machen?
Ja, du kannst Empfänger direkt in Word mit “Type a New List” (Neue Liste eingeben) eingeben, eine CSV-Datei importieren oder eine Verbindung zu deinen Outlook-Kontakten herstellen. Excel ist die flexibelste Option für große Listen.

Funktioniert Word-Seriendruck auf dem Mac?
Word auf dem Mac hat den Tab Mailings, aber das Senden über Outlook für Mac war historisch gesehen unzuverlässig. Für Mac-Nutzer ist das SecureMailMerge-Add-in der empfohlene Weg.

Kann ich ein Seriendruck-Dokument speichern und erneut verwenden?
Ja. Speichere das Word-Dokument wie gewohnt. Beim erneuten Öffnen fragt Word, ob die Verbindung zur Datenquelle beibehalten werden soll. Du kannst dich vor dem erneuten Senden mit derselben oder einer anderen Excel-Datei verbinden.

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