Wie man mit Excel einfacher mailt

Kommen wir gleich zur Sache. Du hast wahrscheinlich schon von Serienbriefen mit Outlook, Word und Excel gehört und vielleicht auch versucht, einen zu erstellen, aber wahrscheinlich warst du am Ende frustriert über etwas, das eigentlich eine ziemlich einfache Aufgabe sein sollte. Du möchtest einfach nur eine Menge E-Mails an eine Liste von Personen senden und den Inhalt oder die Anhänge personalisieren.

In diesem Leitfaden zeige ich dir ein kostenloses Plugin, das du aus dem von Microsoft genehmigten Store herunterladen kannst und das diese Aufgabe wirklich einfach macht.

Wenn du lieber zuerst alle Ansätze vergleichen möchtest, einschließlich der nativen Word-Methode und was im neuen Outlook funktioniert, sieh dir unseren complete guide to mail merge in Outlook an.

Schritt 1. Erstelle eine Excel-Tabelle

Falls du das noch nicht gemacht hast oder keine aus einer anderen Software exportiert hast, musst du eine neue Excel-Tabelle erstellen.

A simple Excel spreadsheet with a To column

Beginne damit, in die erste Zelle “To” zu schreiben und darunter eine Liste von E-Mail-Adressen einzufügen. Wenn du nur einzelne E-Mails an diese Personen senden möchtest, bist du fertig – überspringe Schritt 2.

Wenn du deine E-Mail etwas persönlicher gestalten möchtest, kannst du Spalten hinzufügen wie:

FirstName (es wird später einfacher sein, Spaltennamen ohne Leerzeichen zu verwenden)
LastName
Company
Greeting (z.B. Mr, Mrs, Ms)
LastDonationAmount

Pro tip

Mit diesem Ansatz kannst du auch jeder Person in deiner Tabelle unterschiedliche Anhänge senden. Lies mehr über mail merge with attachments:

Schritt 2. Das Plugin installieren

Wir werden ein kostenloses Plugin namens SecureMailMerge verwenden, das Mail Merge in Outlook hinzufügt. Install SecureMailMerge free from Microsoft AppSource und klicke auf Add. Es funktioniert für Outlook auf Windows und Mac, aber auch wenn du nur die Webversion nutzt.

Schritt 3. Starte das Plugin

The SecureMailMerge icon in a new compose email window

Erstelle als Nächstes eine neue leere E-Mail. Du solltest jetzt das rote “Campaign Manager” Icon in deinem Ribbon sehen. Manchmal befindet sich das Icon in einem Menü namens “Apps” oder hinter einem Dropdown-Menü, je nachdem, wie dein Outlook konfiguriert ist.

Es gibt eine ausführlichere Anleitung, die dir mit Screenshots zeigt, wo das Icon sein könnte, falls es nicht sofort ersichtlich ist.

Klicke auf das Icon, um das Plugin zu starten.

Schritt 4. Die Tabelle hochladen

Klicke dann in der Seitenleiste, die erscheint, auf “Use Spreadsheet” (Tabelle verwenden). Wähle die oben erstellte Datei aus, um sie in SecureMailMerge zu laden.

The SecureMailMerge plugin showing your mail merge tokens from the spreadsheet

The SecureMailMerge plugin showing your spreadsheet information

Als Nächstes wird dir der Name der ausgewählten Tabelle angezeigt und wie viele Zeilen gefunden wurden. Weiter unten siehst du auch ein Dropdown mit allen erkannten Spalten.

Schritt 5. Schreibe eine personalisierte E-Mail

Ich empfehle, zuerst die ganze E-Mail zu schreiben und wenn du zufrieden bist, zurückzugehen und Teile der E-Mail durch Personalisierungstoken zu ersetzen.

Setze den Cursor an die Stelle, an der du ein Token hinzufügen möchtest (oder markiere einen Textabschnitt, den du ersetzen möchtest). Wähle die Spalte aus dem Dropdown-Menü und entscheide dann, ob du sie zum subject (Betreff) oder zum body (Textkörper) der E-Mail hinzufügen möchtest.

Pro tip

Ein Personalisierungstoken ist einfach der Spaltenname, eingeschlossen in zwei geschweifte Klammern. Beispiel: {{FirstName}}

Wenn du also deinen Prozess beschleunigen möchtest, kannst du es einfach in die E-Mail tippen und sie werden genauso ersetzt, als hättest du sie über das Dropdown-Menü hinzugefügt.

Schritt 6. Sende einen Test

Um sicherzustellen, dass die Ersetzungen wie erwartet funktionieren, klicke auf “Send test email” (Test-E-Mail senden) und es wird eine E-Mail an deine eigene E-Mail-Adresse gesendet, wobei die Personalisierungs-Token durch die Werte aus der ersten Zeile der Tabelle ersetzt werden.

Letzter Schritt. An alle senden

Wenn Du zufrieden bist, klicke auf “Send Campaign” (Kampagne senden) und einzelne E-Mails werden an alle in Deiner Tabelle gesendet.

War das nicht viel einfacher als der traditionelle Serienbrief?

Bonus Schritt: Hol dir Hilfe beim Schreiben der E-Mail

A ChatGPT response giving you an email body to start with

Wenn du wie ich bist und ein leeres E-Mail-Fenster dir Schreibblockaden bereitet, wie wäre es, wenn du die kostenlose ChatGPT besuchst und es mit so etwas fragst:

“Please write a short email template explaining the recipient has forgotten to pay their last invoice and you’ve attached the invoice requesting it be paid as soon as possible.”

Wahrscheinlich fällt es dir leichter, diese E-Mail zu schreiben, wenn du ein Beispiel wie dieses hast, das dich inspiriert.

Wie man mit Excel einfacher mailt – SecureMailMerge