Can I use Word mail merge with Gmail or another email client?

No. Word's Send Email Messages only works with Classic Outlook on Windows as the default email client.

Can I mail merge from Word without Excel?

Yes — you can type recipients directly into Word using Type a New List, or import a CSV file, or connect to your Outlook Contacts. Excel is the most flexible option for large lists.

Does Word mail merge work on Mac?

Word on Mac has the Mailings tab, but sending via Outlook for Mac has historically been unreliable. For Mac users, the SecureMailMerge add-in is the recommended approach.

Can I save a mail merge document and use it again?

Yes. Save the Word document normally. When you reopen it, Word will ask whether to maintain the connection to the data source. You can reconnect to the same or a different Excel file before sending again.

Serienbrief in Word: Vollständiger Leitfaden für Outlook-Nutzer (2026)

Der Mailings-Tab in Word ist die integrierte Microsoft 365-Methode, um personalisierte E-Mails, Briefe, Etiketten und Umschläge in großem Maßstab zu erstellen. Wenn du jemals die gleiche Nachricht an hundert verschiedene Personen senden musstest, wobei jede individuell angesprochen wird, ist dies das Tool, das Microsoft dafür entwickelt hat.

Dieser Leitfaden behandelt jeden Teil des Word-Mail-Merge-Workflows für Outlook-Nutzer – vom Start des Wizards bis zum Absenden – sowie die bekannten Einschränkungen und eine moderne Alternative.

Was die Serienbrieffunktion von Word kann

Die Serienbrieffunktion von Word unterstützt vier Dokumenttypen:

Dokumenttyp	Anwendungsfall
Briefe	Gedruckte personalisierte Briefe
E-Mail-Nachrichten	Personalisierte E-Mails, die über Outlook gesendet werden
Umschläge	Gedruckte Umschläge mit individuellen Adressen
Etiketten	Versandetiketten, Namensschilder

Für die meisten Outlook-Nutzer ist E-Mail-Nachrichten der relevante Typ. Dieser Leitfaden konzentriert sich darauf.

Voraussetzungen

Microsoft Word (jede Microsoft 365-Version)
Klassisches Outlook als Standard-E-Mail-Client unter Windows festgelegt
Eine Excel-Tabelle mit deinen Empfängerdaten

Kompatibilität mit neuem Outlook

Der Schritt “E-Mail-Nachrichten senden” in Word erfordert klassisches Outlook als Systemstandard. Neues Outlook und Outlook im Web werden nicht unterstützt. Siehe Serienbrief in neuem Outlook für Alternativen.

Der Reiter “Mailings”: eine schnelle Orientierung

Wenn Du ein leeres Word-Dokument öffnest und auf den Reiter Mailings klickst, siehst Du fünf Gruppen:

Erstellen — nur für Umschläge und Etiketten
Serienbrief starten — wähle den Dokumenttyp und starte den Assistenten
Schreiben & Felder einfügen — Daten verbinden und Seriendruckfelder einfügen
Ergebnisse anzeigen — überprüfen, bevor Du sendest
Fertigstellen — den Seriendruck abschließen und senden

Du arbeitest von links nach rechts durch diese Gruppen.

Schritt 1 — Mail Merge starten

Klicke auf Mail Merge starten → E-Mail-Nachrichten.

Alternativ kannst du auf Mail Merge starten → Schritt-für-Schritt-Mail-Merge-Assistent klicken, um ein geführtes Panel auf der rechten Seite des Bildschirms zu verwenden. Der Assistent ist hilfreich, wenn es das erste Mal ist — er führt dich Schritt für Schritt durch jeden Schritt.

Schritt 2 — Verbinde deine Datenquelle

Klicke auf Empfänger auswählen in der Gruppe Schreiben & Felder einfügen.

Du hast drei Optionen:

Neue Liste erstellen — erstelle eine einfache Kontaktliste in Word
Vorhandene Liste verwenden — verbinde dich mit einer Excel-Tabelle (empfohlen)
Aus Outlook-Kontakten wählen — ziehe Kontakte aus deinem Outlook-Adressbuch

Für die meisten Szenarien ist Vorhandene Liste verwenden mit einer Excel-Datei die beste Wahl. Es hält deine Daten portabel und einfach zu bearbeiten.

Nachdem du die Datei ausgewählt hast, fragt Word, welches Arbeitsblatt verwendet werden soll. Wähle das Blatt mit deinen Empfängerdaten aus und klicke auf OK.

Empfänger filtern und sortieren

Bevor du die E-Mail schreibst, klicke auf Empfängerliste bearbeiten, um deine Liste zu überprüfen und optional zu filtern. Du kannst:

Einzelne Zeilen abwählen, um sie auszuschließen
Nach jeder Spalte sortieren
Filtern, um nur Zeilen anzuzeigen, bei denen eine Spalte einem Wert entspricht (z.B. nur an Kontakte in “Deutschland” senden)

Schritt 3 — Schreibe die E-Mail-Vorlage

Schreibe deine E-Mail im Word-Dokument. Formatiere sie mit Fett, Kursiv, Aufzählungszeichen oder jeder anderen Word-Formatierung — sie wird beim Versenden über Outlook in HTML umgewandelt.

Einfügen von Seriendruckfeldern

Platziere den Cursor an der Stelle, an der personalisierte Daten erscheinen sollen, klicke dann auf Seriendruckfeld einfügen und wähle den Spaltennamen aus dem Dropdown-Menü.

Word fügt einen grauen Feldcode ein: «FirstName», «Company», usw.

Du kannst dasselbe Feld mehrfach einfügen. Beispiel:

Betreff: Rechnung für «Company»

Lieber «FirstName»,

Anbei findest du deine Rechnung «InvoiceNumber». Der Gesamtbetrag beträgt «Amount».

Mit freundlichen Grüßen

Einschränkung der Betreffzeile

Die Betreffzeile wird im letzten Schritt “E-Mail-Nachrichten senden” als statischer Wert festgelegt. Du kannst keine Seriendruckfelder in den Betreff über den normalen Word-Workflow einfügen. Wenn du personalisierte Betreffzeilen benötigst, verwende stattdessen das SecureMailMerge-Add-In.

Regeln (bedingte Inhalte)

Der Reiter “Sendungen” in Word enthält eine Funktion Regeln, mit der du Inhalte basierend auf Feldwerten bedingt einfügen oder ausschließen kannst:

Wenn…Dann…Sonst — zeigt je nach Feldwert unterschiedlichen Text an
Datensatz überspringen, wenn — überspringt einen Empfänger, wenn eine Bedingung wahr ist
Seriennummer — fügt für jeden Datensatz eine fortlaufende Nummer ein

Um auf Regeln zuzugreifen: Sendungen → Felder schreiben und einfügen → Regeln.

Schritt 4 — Ergebnisse anzeigen

Klicke auf Ergebnisse anzeigen (oder drücke Alt+Shift+N). Die Feldcodes werden durch echte Daten ersetzt.

Nutze die Pfeile in der Gruppe Ergebnisse anzeigen, um durch die Empfänger zu scrollen. Achte auf:

Leere Felder, wo Daten erscheinen sollten
Falsche Großschreibung
Zusätzliche Leerzeichen um die Feldwerte
Probleme mit der Datums- oder Zahlenformatierung (behebe diese in Excel, nicht in Word)

Klicke auf Auf Fehler überprüfen, um einen automatisierten Scan vor dem Senden durchzuführen.

Schritt 5 — Fertigstellen & Zusammenführen

Klicke auf Fertigstellen & Zusammenführen → E-Mail-Nachrichten senden.

Ein Dialog erscheint:

An: wähle die Spalte mit den E-Mail-Adressen aus
Betreffzeile: gib den Betreff ein (gleicher für alle Empfänger)
Mailformat: HTML wird empfohlen; Nur-Text entfernt alle Formatierungen

Klicke auf OK. Word sendet jede personalisierte Nachricht an Classic Outlook, das sie einzeln aus deinem Postfach zustellt.

Achte auf deinen Postausgang

Wenn Outlook im Offline-Modus ist, werden E-Mails im Postausgang gestaut und nicht gesendet. Überprüfe: Senden/Empfangen-Registerkarte → Offline arbeiten (sollte deaktiviert sein).

Seriendruck in ein neues Dokument vs. direktes Senden

Anstatt sofort zu senden, kannst Du auf Fertigstellen & Zusammenführen → Einzelne Dokumente bearbeiten klicken, um eine neue Word-Datei zu erstellen, die alle personalisierten E-Mails als separate Seiten enthält. So kannst Du jede einzelne Version überprüfen, bevor Du sie sendest.

Nützlich für kleine Mengen, bei denen Genauigkeit entscheidend ist (rechtliche Mitteilungen, finanzielle Kommunikationen).

Einschränkungen des Word-Mail-Merge für E-Mails

Einschränkung	Auswirkung
Keine individuellen Anhänge pro Empfänger	Jeder erhält denselben Anhang
Keine Personalisierung der Betreffzeile	Betreff ist für alle Empfänger statisch
Kein Tracking von Öffnungen oder Klicks	Keine Einsicht in das Engagement
Funktioniert nicht in New Outlook	Kann nicht verwendet werden, wenn New Outlook Standard ist
Formatierung kann leiden	Komplexe Word-Formatierungen überstehen nicht immer die HTML-Konvertierung
Keine Planung	Wird sofort gesendet

Alternative: Seriendruck direkt in Outlook

Das SecureMailMerge-Add-In erledigt all das direkt im Verfassen-Fenster von Outlook — kein Word erforderlich:

Individuelle Anhänge pro Empfänger (füge eine Spalte für Anhänge zu deiner Tabelle hinzu)
Personalisierte Betreffzeilen
Funktioniert in New Outlook, Classic Outlook, Mac und Web
Deine Daten verlassen Outlook nie

Installiere es aus dem Microsoft AppSource in weniger als zwei Minuten.

FAQ

Kann ich den Word-Massenversand mit Gmail oder einem anderen E-Mail-Client verwenden? Nein. Die Funktion “E-Mail-Nachrichten senden” von Word funktioniert nur mit Classic Outlook auf Windows als Standard-E-Mail-Client.

Kann ich einen Massenversand aus Word ohne Excel durchführen? Ja — du kannst die Empfänger direkt in Word eingeben, indem du “Neue Liste erstellen” wählst, oder eine CSV-Datei importieren oder dich mit deinen Outlook-Kontakten verbinden. Excel ist die flexibelste Option für große Listen.

Funktioniert der Word-Massenversand auf dem Mac? Word auf dem Mac hat die Registerkarte “Sendungen”, aber das Versenden über Outlook für Mac war historisch gesehen unzuverlässig. Für Mac-Nutzer ist das SecureMailMerge-Add-In der empfohlene Ansatz.

Kann ich ein Massenversand-Dokument speichern und es erneut verwenden? Ja. Speichere das Word-Dokument ganz normal. Wenn du es erneut öffnest, fragt Word, ob die Verbindung zur Datenquelle aufrechterhalten werden soll. Du kannst dich vor dem erneuten Versenden mit derselben oder einer anderen Excel-Datei wieder verbinden.

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