Wie man personalisierte Anhänge in Outlook sendet

Jetzt mehr denn je ist Personalisierung der Schlüssel, um bedeutungsvolle Verbindungen zu deinem Publikum aufzubauen. Wenn du deine E-Mail-Kommunikation auf die nächste Stufe heben und einen bleibenden Eindruck hinterlassen möchtest, bist du hier genau richtig.

Jüngste Forschung von McKinsey zum Wert der Personalisierung zeigt, dass 78 % der Verbraucher sagen, dass personalisierte Inhalte sie eher dazu bringen, sich mit einer Marke zu beschäftigen.

Aber wie sendet man personalisierte Anhänge und E-Mails in Outlook?

In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir dir die Methoden, um personalisierte Anhänge in Outlook zu senden, damit du deine Kundeninteraktionen revolutionieren und dein E-Mail-Spiel verbessern kannst.

Wir werden in die Welt des Seriendrucks in Outlook eintauchen, einer leistungsstarken Funktion in Microsoft Outlook, und dir zeigen, wie du deine Kontaktdaten nahtlos in individualisierte E-Mails einfügen kannst.

Aber das ist noch nicht alles – wir gehen über die Grundlagen hinaus und enthüllen das Geheimnis, personalisierte Anhänge zusammen mit deinen maßgeschneiderten Nachrichten zu senden, damit deine Empfänger sich wertgeschätzt und geschätzt fühlen.

Lass uns eintauchen und das volle Potenzial personalisierter E-Mails entfalten!

Die Ära der personalisierten Kundenerfahrung – Was sind die Vorteile?

Von personalisierten Produktempfehlungen bis hin zu maßgeschneiderten E-Mail-Kommunikationen ist Hyper-Personalisierung zur treibenden Kraft hinter der Schaffung außergewöhnlicher Kundenerlebnisse geworden.

Egal, ob Du versuchst, herauszufinden, wie man eine Kaltakquise-E-Mail schreibt, automatisierte Aktionsantworten einzurichten oder einfach eine Kampagne für warme Leads zu starten, es läuft alles auf personalisierte E-Mails hinaus.

Vorbei sind die Zeiten von Einheitslösungen im Marketing.

Durch die Analyse des Kundenverhaltens, der Vorlieben und der Demografie können Unternehmen relevante Inhalte und Angebote liefern, die bei ihrer Zielgruppe Anklang finden, was das Engagement und die Kundenloyalität erhöht. Personalisierung verbessert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern steigert auch erheblich den Umsatz des Unternehmens.

Frühere Berichte zu Beginn dieser Ära haben gezeigt, dass Unternehmen, die personalisierte Erlebnisse anbieten, im Durchschnitt einen Anstieg von 20 % im Umsatz verzeichnen. Marken bauen dauerhafte Beziehungen auf, indem sie den Kunden das Gefühl geben, verstanden und geschätzt zu werden, was zu Wiederholungskäufen und positiven Mund-zu-Mund-Propaganda führt.

Was ist der Seriendruck in Outlook?

Um personalisierte Outlook-E-Mails zuzugreifen, ist der Seriendruck eine wichtige Funktion, die den E-Mail-Versand an viele Empfänger erleichtert. Er ermöglicht es Benutzern, Kontaktdaten aus einer Datenquelle, wie einer Excel-Tabelle oder MS Word, in eine vorgefertigte E-Mail-Vorlage zu integrieren.

Durch das Einfügen von Platzhaltern für personalisierte Daten, wie Namen oder spezifische Details, können Benutzer individuelle Nachrichten für jeden Empfänger erstellen. Stelle sicher, dass du Outlook, Excel und Word installiert und angemeldet hast, bevor du loslegst.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Versenden von personalisierten E-Mails in Outlook mit Seriendruck

Es klingt einfach, aber es erfordert technische Schritte, um einen Seriendruck für personalisierte E-Mails in Outlook einzurichten. Du weißt, was du brauchst, aber wie setzt du es um?

Hier ist eine vereinfachte Anleitung, die dich durch den Prozess führt:

Bevor du beginnst:

Öffne ein leeres Word-Dokument und verfasse den Text der E-Mail, die du senden möchtest. Stelle außerdem sicher, dass du eine kompatible Outlook-Version installiert hast.

Schritt 1: Bereite dein Hauptdokument vor

• Gehe zum Tab “Sendungen”.
• Klicke auf “Seriendruck starten” und wähle “E-Mail-Nachrichten”.

Schritt 2: Richte deine Empfängerliste ein

• Deine Empfängerliste ist deine Datenquelle. Wenn du keine hast, kannst du lernen, wie man eine Outlook-Verteilerliste erstellt bevor oder während des Seriendrucks.
• Wenn du eine Excel-Tabelle verwendest, formatiere die Spalte mit den Postleitzahlen als Text, um Nullen zu behalten.
• Stelle sicher, dass Outlook dein Standard-E-Mail-Programm ist und die gleiche Version wie Word hat, wenn du Outlook-Kontakte verwendest.

Schritt 3: Verlinke die Empfängerliste mit der E-Mail-Nachricht

• Gehe zu “Sendungen” und klicke auf “Empfänger auswählen”.
• Wähle deine Datenquelle (Excel/Word).
• Speichere die Datei.

Schritt 4: Füge personalisierte Inhalte zur E-Mail-Nachricht hinzu

• Gehe zu “Sendungen” und wähle “Anredezeile”.
• Wähle das Format und füge das Seriendruckfeld ein.
• Füge nach Bedarf weitere Felder aus deiner Datenquelle hinzu.
• Formatiere die E-Mail manuell, nachdem du die Felder eingefügt hast.

Schritt 5: Vorschau und Abschluss

• Wähle “Vorschau der Ergebnisse” und navigiere durch die Datensätze.
• Klicke auf “Fertigstellen & Zusammenführen” und wähle “E-Mail-Nachrichten senden”.

Bevor du sendest:

• Wähle im Feld “An” die E-Mail-Adressen-Spalte aus deiner Liste aus.
• Gib eine Betreffzeile ein und wähle das E-Mail-Format (HTML oder Nur-Text).
• Wähle die Datensätze aus, die gesendet werden sollen (Alle Datensätze, Aktuelle Datensätze, Von und Bis).
• Klicke auf “OK”, um den Seriendruck zu starten.

Schritt 6: Speichere die personalisierte Nachricht

• Gehe zu “Datei” und wähle “Speichern”.
• Das Hauptdokument behält auch die Verbindung zur Datenquelle für zukünftige Verwendung.

Indem du diese einfachen Schritte befolgst, kannst du die Macht nutzen, Massen-E-Mails an eine vordefinierte Liste in Outlook zu senden, um personalisierte E-Mails an ein breites Publikum zu senden, was deine Kommunikation wirkungsvoller und ansprechender macht.

Aber was ist, wenn du über nur Namen hinausgehen möchtest?

Da der native Seriendruck von Outlook das Hinzufügen personalisierter individueller Anhänge nicht unterstützt, kann es eine Herausforderung sein, interne Kommunikation und deine strategischen E-Mail-Kampagnen zu gestalten, ohne eine mögliche Automatisierungslösung.

Hier wird das Hinzufügen eines erweiterten Plug-ins notwendig.

Mail Merge mit Anhängen in Outlook einrichten

Das Versenden von einzigartigen Anhängen in Outlook kann knifflig sein, besonders wenn du Massenberichte oder Rechnungen für dein Unternehmen versendest. Aber wir haben eine Lösung, um es einfach und unkompliziert zu machen.

So kannst du deine E-Mails hyper-personalisiert gestalten und herausfinden, wie du Anhänge für jede einzelne E-Mail in deiner Kampagne einfügen kannst, indem du Secure Mail Merge verwendest:

Bevor du beginnst:

Starte Outlook und integriere das Secure Mail Merge-Plugin, indem du diese einfachen Anweisungen befolgst:

1. Gehe zur Option “Add-Ins abrufen”.
2. Suche im Suchfeld nach dem Plugin “Secure Mail Merge”.
3. Starte den Installationsprozess, indem du die Schaltfläche “Hinzufügen” auswählst.

Voila! Das Plugin ist jetzt nahtlos in dein System integriert. Das nächste Mal, wenn du “Neue E-Mail” öffnest, findest du das Secure Mail Merge-Plugin bereit zur Verfügung.

Schritt 1: Dateien in einem Ordner organisieren

Beginne damit, alle Dateien, die für individuelle Anhänge gedacht sind, in einem einzigen, gut organisierten Ordner auf der Festplatte deines Computers zu sammeln. Dieser konsolidierte Ansatz sorgt für nahtlosen Zugriff und vereinfacht den anschließenden Auswahlprozess.

Schritt 2: Die Spalte “Anhänge” integrieren

Erweitere die Funktionalität deiner Tabelle, indem du eine spezielle Spalte mit dem Titel “Anhänge” hinzufügst. In dieser Spalte fügst du die jeweiligen Dateinamen für jeden Empfänger ein. Du kannst mehrere Dateien für einen einzelnen Empfänger angeben, indem du sie mit einem Semikolon trennst.

Schritt 3: Deine Dateien nahtlos hochladen

Das Hochladen von Dateien von deiner Festplatte war noch nie so einfach. Das Secure Mail Merge-Plugin erkennt mühelos die Spalte “Anhänge” und fordert dich auf, die relevanten Dateien hochzuladen, die es erkennt. Klicke auf “Dateien hinzufügen”, um den Upload-Prozess zu starten.

Mit dem offenen Datei-Browser kannst du deine Dateiauswahl optimieren, indem du STRG + A drückst, um alle Dateien sofort auszuwählen. Klicke dann einfach auf “Öffnen”, um fortzufahren.

Schritt 4: Teste und starte deine Kampagne

Nachdem du alle deine Dateien hochgeladen hast, ist es Zeit sicherzustellen, dass alles auf dem richtigen Weg ist. Führe einen Testlauf durch, um die Effektivität deiner Kampagne zu überprüfen, bevor du die Kontaktaufnahme startest.

Hinweis: Solltest du das Plugin schließen und wieder öffnen oder deine Kampagne vorübergehend anhalten und fortsetzen, ist es wichtig, Schritt 3 erneut zu besuchen. Durch das erneute Hochladen aller Dateien stellst du die Genauigkeit und Validierung deiner Tabelle sicher, auch wenn zuvor gesendete Dateien nicht erneut gesendet werden. Dieser sorgfältige Ansatz garantiert eine reibungslose Durchführung deiner Kampagne.

Die Nachteile der Verwendung der nativen Serienbrief-Funktion von Outlook

Die einfache Automatisierung des Serienbriefs in Outlook spart Zeit und Mühe für kleine E-Mail-Setups. Aber erfüllt sie die Anforderungen eines etablierten Unternehmens?

Nicht wirklich.

Es gibt viele Einschränkungen bei dieser nativen Funktion, abgesehen von der Abwesenheit individueller Anhangsoptionen, die deinen gesamten Prozess manchmal unordentlich, ineffizient und furchtbar machen, besonders als bedeutendes Unternehmen, das versucht zu wachsen.

Einige andere bedeutende Nachteile der Verwendung des traditionellen Serienbriefs mit verschiedenen Anhängen in Outlook im Vergleich zu Secure Mail Merge sind:

1. Tägliches Versandlimit

Wie bei jedem anderen E-Mail-Dienstanbieter beschränkt Outlook deine täglichen E-Mail-Versendungen auf 300 E-Mails pro Tag. Das kann für viele Unternehmen heute ineffizient sein, da sie eine ständig wachsende Kundenbasis haben, die Kontaktaufnahme und interne Kommunikation per E-Mail erfordert.

Das Secure Mail Merge-Plugin ermöglicht es dir, alle Outlook-Funktionen ohne Einschränkungen zu nutzen. Du kannst bis zu 10.000 E-Mails täglich senden, sogar mit dem kostenlosen Plan!

2. Mangel an professionellen Designfunktionen

Outlook bietet das Nötigste, wenn es darum geht, professionelle Formatierungen, Designs und Multimedia-Anhänge zu deinen E-Mails hinzuzufügen.

Ob es darum geht, eine Signatur zu deinen Outlook-E-Mails hinzuzufügen oder E-Mail-Designvorlagen für deine Kampagnen zu unterstützen, Secure Mail Merge hat alle richtigen Funktionen, um dir zu helfen, herauszustechen und professionell auszusehen!

3. Keine Vorschauen oder Test-E-Mails

Ohne eine Möglichkeit, E-Mails vor dem Versenden vorzuschauen oder zu testen, steigt das Risiko von Fehlern und Missverständnissen. Der Serienbrief in Outlook bietet keine Vorschau oder Test-E-Mail, um dir zu helfen, zu entdecken, wie die Anhänge und Personalisierungen für jede E-Mail, die du sendest, zusammenkommen.

Das Secure Mail Merge-Plugin macht es möglich, Test-E-Mails mit der genauen professionellen Formatierung zu senden, die du für deine E-Mail-Kampagne konfiguriert hast. Es stellt auch sicher, dass du alle Details und Funktionen deiner Excel-Tabelle vor dem Versenden der echten E-Mail-Liste doppelt überprüfen kannst.

4. Keine Unterstützung für andere Dateiformate

Unternehmen entscheiden sich heute nicht für eine einzige Quelle, um Daten zu speichern und zu nutzen. Viele Unternehmen verwenden eine Vielzahl unterschiedlicher Plattformen, um ihren Alltag zu verwalten, und haben Mitarbeiter, die in verschiedenen Tabellenkalkulationssoftware geschult sind.

Es ist jedoch klar, dass die native Serienbrief-Funktion von Outlook kein anderes Format als Excel unterstützt.

Angenommen, du bist eines der Unternehmen, das in seiner Technik vielfältig bleiben möchte. In diesem Fall löst Secure Mail Merge dieses Problem schnell, indem es alle anderen Tabellenformaten wie CSV, TXT, Numbers, OpenDocument, Works, HTML-Tabellen, Quattro Pro, Lotus und mehr unterstützt!

Letztes Wort

In der modernen Geschäftskommunikation kann die Bedeutung von personalisierten E-Mail-Kontakten nicht genug betont werden. Während die native Serienbrief-Funktion von Outlook ein grundlegendes Maß an Automatisierung bietet, werden ihre Einschränkungen offensichtlich, wenn man mit den Anforderungen eines dynamischen und wachsenden Geschäftsumfelds konfrontiert wird.

Installiere SecureMailMerge kostenlos auf Microsoft Add-Ins heute und definiere deine personalisierten E-Mail-Kampagnen ohne Einschränkungen neu!