So stellst du in 7 einfachen Schritten eine Signatur in Outlook ein

Das Volumen der täglich versendeten E-Mails ist erstaunlich, mit fast 347 Milliarden E-Mails, die weltweit täglich gesendet werden, und umfasst sowohl geschäftliche als auch persönliche Kommunikation.

Dieses exponentielle Wachstum unterstreicht die Bedeutung, deine E-Mails hervorzuheben und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Eine effektive Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Nutzung einer gut gestalteten E-Mail-Signatur.

Wenn du jedoch ein Outlook-Nutzer bist, könntest du dich bei der Einrichtung und Anpassung deiner Signatur verloren fühlen.

Und während du mehrere Anleitungen finden kannst, die es zu technisch erscheinen lassen, haben wir dich mit 7 einfachen Schritten abgedeckt, um Signaturen in Outlook zu erstellen, hinzuzufügen und zu ändern.

In diesem Schritt-für-Schritt-Leitfaden führen wir dich durch die Einrichtung einer Signatur in Outlook und wie sie verbessert werden kann, um persönlicher und unkomplizierter für deine E-Mail-Kampagnen mit einer professionellen Strategie auszusehen.

Lass uns also anfangen!

Die Bedeutung von E-Mail-Signaturen

Bevor wir in die technischen Schritte eintauchen, lass uns kurz besprechen, warum E-Mail-Signaturen entscheidend sind.

Eine E-Mail-Signatur ist eine digitale Visitenkarte, die den Empfängern wertvolle Informationen über dich oder deine Organisation bietet. Sie verleiht eine persönliche Note, steigert die Professionalität und verstärkt deine Markenidentität.

Eine gut gestaltete Signatur kann auch relevante Kontaktdaten, Links zu sozialen Medien und Marketingbotschaften enthalten, was sie zu einem leistungsstarken Werkzeug für effektive Kommunikation macht.

Da E-Mail-Kampagnen in der digitalen Branche nach wie vor verbreitet sind, egal ob du ein Geschäftskonto, ein persönliches Konto als Solopreneur führst oder die E-Mail-Abschlüsse für dein Team automatisieren möchtest, musst du sie mit Anpassungen hervorheben!

5 Vorteile einer personalisierten Signatur

Der Eindruck und die Informationen, die Deine Outlook-Signatur vermitteln kann, sind nur die Spitze des Eisbergs. Es gibt mehrere weitere Vorteile, wenn Du Deine E-Mails auf die richtige Weise unterschreibst, einschließlich höherer Konversions- und Antwortraten!

1. Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufbauen

Eine Signatur verleiht Deinen E-Mails einen Hauch von Professionalität, aber warum ist das gut?

Um es besser zu erklären: Sie hilft Dir, Glaubwürdigkeit und Vertrauen bei den Empfängern aufzubauen.

Vertrauen ist eine wertvolle Ware in der E-Mail-Kommunikation, besonders angesichts der Häufigkeit von Phishing-Betrügereien und Spam. Wenn jedoch eine Vertrauensbasis mit der Person besteht, mit der Du kommunizierst, bist Du eher offen und empfänglich.

Deshalb tragen die meisten geschäftlichen E-Mails Unterschriften mit ihren echten Namen/Markennamen, Bezeichnungen, Kontaktdaten und anderen wertvollen Inhalten für den Empfänger. Diese stehen typischerweise im Zusammenhang mit wichtigen Geschäftsanliegen.

2. Höhere Einnahmen

Forschungen von Marq (Lucidpress) zeigen, dass konsistente Markenbildung die Einnahmen um 33 % steigern kann über alle Kommunikationskanäle hinweg. Das Einfügen Deines Unternehmenslogos und Deiner Farben schafft ein konsistentes Markenbild, das die Wiedererkennung und den Markenerinnerungswert verstärkt.

3. Bessere Antwortrate

Deine Signatur kann wichtige Kontaktdaten wie Deinen Namen, Jobtitel, Telefonnummer und Website anzeigen, was es den Empfängern erleichtert, Dich zu kontaktieren.

Eine Umfrage von HubSpot ergab, dass das Einfügen von Kontaktdaten in E-Mail-Signaturen zu einer 32%igen Steigerung der E-Mail-Antwortraten führen kann. Jetzt, mit mehr Einnahmen und Antworten, kannst Du die Zahlen addieren, um zu sehen, warum das entscheidend ist!

4. Mehr Marketingmöglichkeiten

Wenn Du Deine E-Mail-Signatur als mehr als nur ein Mittel zur Weitergabe von Kontaktdaten behandelst, kann das ihren Wert erheblich steigern. Indem Du sie in Deine bereits erfolgreiche E-Mail-Marketingstrategie integrierst, wird Deine E-Mail-Signatur zu einem zusätzlichen Marketingkanal.

Dieser Ansatz ermöglicht es Dir, das Potenzial Deiner Signatur zu nutzen, um Deine Marke zu fördern, Marketingbotschaften zu teilen und gezielt und wirkungsvoll mit Deinem Publikum zu interagieren.

5. Sicherstellung der rechtlichen Konformität

Je nach Branche können bestimmte gesetzliche Anforderungen vorschreiben, dass spezifische Informationen in Deiner E-Mail-Signatur enthalten sind, wie z.B. Haftungsausschlüsse oder Opt-out-Optionen.

Die Einhaltung dieser Vorschriften schützt Dein Unternehmen vor möglichen rechtlichen Problemen und Geldstrafen. Beispielsweise erfordern Branchen wie Finanzen und Gesundheitswesen häufig Haftungsausschlüsse, um den Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften zu entsprechen.

So richtest du eine Signatur in Outlook ein – 7 einfache Schritte

Jetzt lass uns direkt in die praktischen Schritte eintauchen, wie du eine Signatur in Outlook einrichtest. Zuerst schauen wir uns an, wie das in den modernen Versionen von Outlook (Neues Outlook) und im Web funktioniert. Weiter unten findest du die Anweisungen für das klassische Outlook.

Neues Outlook und Outlook im Web

Schritt 1: Outlook-Einstellungen aufrufen

Für “Neues Outlook” auf dem Desktop und für Outlook im Web klicke oben auf der Outlook-Seite auf “Einstellungen” und wähle “Alle Outlook-Einstellungen anzeigen”.

Schritt 2: Zu E-Mail-Signatur navigieren

Im Einstellungsmenü wähle “Mail” und “Verfassen und Antworten”. Diese Seite zeigt alle Einstellungen für eine E-Mail-Signatur.

Schritt 3: Deine Signatur eingeben

Unter “E-Mail-Signatur” wähle “Neue Signatur”, tippe deine gewünschte Signatur ein und nutze die verfügbaren Formatierungsoptionen, um ihr Aussehen anzupassen.

Du kannst hier auch ein Bild deiner Signatur hinzufügen oder eine im Voraus gestaltete Signatur einfügen.

Denke daran, auf Speichern zu klicken, bevor du fortfährst.

Schritt 4: Signatur automatisch in neuen Nachrichten einfügen

Wenn du möchtest, dass deine Signatur am Ende aller neuen E-Mail-Nachrichten erscheint, aktiviere die Option “Meine Signatur automatisch in neuen Nachrichten einfügen, die ich verfasse”.

Schritt 5: Signatur auch automatisch in weitergeleiteten oder beantworteten Nachrichten hinzufügen

Wenn du möchtest, dass deine Signatur in weitergeleiteten oder beantworteten Nachrichten erscheint, aktiviere die Option “Meine Signatur automatisch in Nachrichten einfügen, die ich weiterleite oder beantworte”.

Schritt 6: Manuelles Hinzufügen zu bestimmten Nachrichten

Wenn du eine persönliche E-Mail verwendest und deine Signatur lieber manuell für bestimmte Nachrichten hinzufügen möchtest, lasse die Optionen für die automatische Einfügung deaktiviert.

Dann kannst du die Signatur manuell über das Menü beim Verfassen neuer E-Mails hinzufügen, siehe unten.

Schritt 7: Änderungen speichern

Sobald du mit dem Erstellen deiner E-Mail-Signatur und der Auswahl der gewünschten Optionen fertig bist, klicke auf “Speichern”, um deine Einstellungen zu speichern.

Hinweis: Du kannst jederzeit die Seite “Verfassen und Antworten” wieder aufrufen, um die automatische Einfügung deiner Signatur zu ändern, Anpassungen am Format und Design vorzunehmen oder die Informationen zu ändern.

Klassisches Outlook auf dem Desktop

Schritt 1: Outlook-Einstellungen aufrufen

Für ältere Versionen von Outlook auf dem Desktop klicke im Menü Datei auf Optionen ganz unten.

Schritt 2: Zu Signaturen navigieren

Klicke im Popup-Fenster auf Mail und dann rechts auf die Schaltfläche Signaturen.

Schritt 3: Deine Signatur eingeben

Unter “E-Mail-Signatur” wähle “Neu”, tippe einen Namen für deine Signatur ein.

Dann kannst du im Feld darunter deine Signatur festlegen, die verfügbaren Formatierungsoptionen nutzen, um ihr Aussehen anzupassen und Bilder hinzuzufügen. Wenn du möchtest, kannst du einfach ein Signaturbild aus einem Bildbearbeitungsprogramm kopieren und einfügen oder eines aus einem Signatur-Editor kopieren.

Schritt 4: Automatische Einfügung in neuen Nachrichten

Im Abschnitt unter dem Signatur-Editor mit dem Titel “Standard-Signatur auswählen” kannst du deine neue Signatur im Dropdown neben “Neue Nachricht” auswählen. Dies wird sie in allen neuen Nachrichten einfügen.

Schritt 5: Automatische Einfügung in weitergeleitete oder beantwortete Nachrichten

Du kannst das Gleiche auch für Antworten und weitergeleitete Nachrichten im zweiten Dropdown tun, wenn du möchtest.

Schritt 6: Manuelles Hinzufügen zu bestimmten Nachrichten

Wenn du beide Dropdowns auf “(keine)” lässt, kannst du trotzdem Signaturen manuell über das Menü hinzufügen, wenn du E-Mails schreibst, siehe unten.

Schritt 7: Änderungen speichern

Sobald du mit dem Erstellen deiner E-Mail-Signatur und der Auswahl der gewünschten Optionen fertig bist, klicke auf “Speichern”, um deine Einstellungen zu speichern.

Hinweis: Du kannst jederzeit die Seite “Verfassen und Antworten” wieder aufrufen, um die automatische Einfügung deiner Signatur zu ändern, Anpassungen am Format und Design vorzunehmen oder die Informationen zu ändern.

So fügst du manuell eine Signatur in eine einzelne Outlook-Nachricht ein

Angenommen, du hast bereits eine Signatur erstellt, aber sie in allen ausgehenden Nachrichten weggelassen. In diesem Fall kannst du sie manuell hinzufügen, während du eine E-Mail verfasst, indem du die folgenden Schritte befolgst:

1. Öffne eine neue Nachricht

Gehe zu deinem Postfach und wähle “Neue Nachricht”, um deine E-Mail zu verfassen.

2. Füge deine Signatur ein

Tippe deine Nachricht und wähle “Weitere Aktionen” gefolgt von “Signatur einfügen” am unteren Rand des Verfassen-Bereichs. Deine Signatur wird der E-Mail hinzugefügt.

Wenn du eine andere Version deiner Signatur in einer bestimmten E-Mail möchtest, kannst du diese auch manuell hinzufügen, nachdem du das Format in den Einstellungen “Verfassen und Antworten” geändert hast.

3. Sende deine E-Mail

Sobald deine E-Mail bereit ist, überprüfe sie und wähle “Senden”, um sie mit deiner Signatur zu verschicken.

Sicherer Mail Merge – Deine E-Mail-Kampagnen in Outlook verbessern und automatisieren

Während Outlook grundlegende Signaturfunktionen bietet, kannst Du Deine E-Mail-Kampagnen mit dem Sicheren Mail Merge Plugin aufwerten. Dieses leistungsstarke Tool integriert sich nahtlos in Outlook und bietet mehrere Vorteile neben einzigartigen automatisierten Signaturen:

• Sende personalisierte E-Mails von Deinem Microsoft 365-Konto, einer Tabelle oder Deinen Kontakten.
• Sende große Dateien, lange Nachrichten, Videos oder mehrere Bilder ohne Einschränkungen.
• Füge personalisierte Rechnungen, benutzerdefinierte Berichte oder einzigartige Anhänge pro Empfänger hinzu.
• Sende so viele E-Mails, wie Dein Microsoft 365-Konto unterstützt – keine Limits bei irgendwelchen Plänen.
• Lass Deine E-Mails persönlich wirken, indem Du Zellen aus Deiner Tabelle verwendest und jede E-Mail, die in großen Mengen versendet wird, personalisierst!
• Füge Tabellen, Bilder und andere Formatierungselemente hinzu, die Du von Outlook kennst. Verbessere die visuelle Attraktivität Deiner E-Mails.
• Steigere das Engagement, spare Zeit und maximier das Potenzial Deiner Outlook-E-Mails.
• …und unterstützt natürlich Outlook-Signaturen sofort.

Die Installation von SecureMailMerge ist ein Kinderspiel, unabhängig von Deinem Betriebssystem – Windows, Mac oder Web. Folge diesen Schritten, um das Office Add-In Store (AppSource) Plugin zu finden und zu installieren.

SecureMailMerge kostenlos herunterladen und bring Deine E-Mail-Kampagnen auf das nächste Level!