Senden eines Serienbriefs mit einzelnen Anlagen in Outlook 365

Das Versenden von personalisierten E-Mails mit individuellen Anhängen kann eine mühsame Aufgabe sein. Mit Microsoft Outlook 365 und einem kostenlosen Plugin namens Secure Mail Merge kann dies jedoch zum Kinderspiel werden. In diesem Blogbeitrag werden wir Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führen. Wenn Sie möchten, können Sie sich auch das Video auf YouTube.

Sie können sich auch diese Anleitung auf YouTube ansehen

Videovorschau ausblenden

Vorbereiten des Tabellenkalkulationsprogramms

Der erste Schritt bei einem Seriendruck besteht darin, ein Arbeitsblatt mit den Informationen zu erstellen, die Sie an Ihre Kunden senden möchten. Dies kann zum Beispiel Felder enthalten wie:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail Adresse (Spalte An)
• CC-E-Mail-Adresse (optional)
• BCC-E-Mail-Adresse (optional)
• Alle anderen Informationen, die Sie angeben möchten, wie z. B. eine Wohnungsnummer, Rechnungsnummer oder andere benutzerdefinierte Felder.

Zusätzlich sollten Sie eine Spalte mit den Dateinamen der Dateien einfügen, die Sie für jeden Empfänger anhängen möchten. Sie können mehrere Dateien an eine einzige E-Mail anhängen, indem Sie sie durch ein Semikolon trennen, wie im Beispiel gezeigt:

Installieren des Secure Mail Merge Plugins

Wechseln Sie zu Outlook und folgen Sie diesen Schritten, um das Secure Mail Merge Plugin zu installieren:

1. Klicken Sie auf "Add-ins abrufen".
2. Suchen Sie nach "Secure Mail Merge".
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".

Das Plugin ist nun installiert und wird angezeigt, wenn Sie auf "Neue E-Mail" klicken.

Verwenden des Plugins zum Senden des Serienbriefs

Wenn das Plugin installiert ist, können Sie mit der Einrichtung des Seriendrucks beginnen:

1. Klicken Sie im Fenster "Neue E-Mail" auf das Symbol für den sicheren Seriendruck.
2. Wählen Sie, ob Sie ein Arbeitsblatt verwenden oder einen Seriendruck an Personen in Ihrem Adressbuch senden möchten. In diesem Fall verwenden wir eine vorbereitete Kalkulationstabelle.
3. Wählen Sie die Tabellenkalkulationsdatei aus, die Sie zuvor vorbereitet haben.

Als nächstes laden Sie die Anhänge hoch:

1. Das Plugin sucht nach der Spalte "Anhänge" in Ihrer Kalkulationstabelle und fordert Sie auf, die erforderlichen Dateien hochzuladen.
2. Klicken Sie auf "Dateien hinzufügen" und navigieren Sie zu dem Ordner, der die Dateien enthält, die Sie anhängen möchten.
3. Wählen Sie alle Dateien mit der Tastenkombination Strg+A oder durch Markieren mit der Maus aus.
4. Klicken Sie auf "Öffnen", um die Dateien zur Serienbriefkampagne hinzuzufügen.

Wenn Sie Ihre Daten und Anhänge vorbereitet haben, ist es an der Zeit, Ihre E-Mail zu schreiben:

1. Schreiben Sie den Betreff und den Text Ihrer E-Mail und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre benutzerdefinierten Felder über das vom Plugin bereitgestellte Dropdown-Menü einfügen.

   • Zum Beispiel: Rechnung für Flat {{Flat Number}}.
   • In den E-Mail-Text können Sie Felder wie "Sehr geehrter {{Gruß}} {{Nachname}}" und beliebige andere benutzerdefinierte Inhalte hinzufügen.

2. Sie können die E-Mail auch nach Belieben formatieren, z. B. Signaturen und Bilder hinzufügen.

Bevor Sie den Seriendruck versenden, sollten Sie ihn immer erst einmal testen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Test-E-Mail" im Plugin, um eine Test-E-Mail an sich selbst zu senden.
2. Authentifizieren Sie sich mit Ihrem Microsoft 365-Konto, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
3. Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um sicherzustellen, dass die erste Zeile Ihrer Kalkulationstabelle verwendet wird, um die E-Mail zu füllen, und dass die Anhänge korrekt enthalten sind.

Wenn Sie mit Ihrer Test-E-Mail zufrieden sind, können Sie mit dem Versand der E-Mails fortfahren:

1. Klicken Sie im Plugin auf "Start Sending Campaign".
2. Überwachen Sie den Fortschritt beim Versand der E-Mails und beim Hinzufügen der Anhänge.
3. Öffnen Sie in Outlook den Ordner "Gesendete Objekte", um alle vom Plugin gesendeten E-Mails zu sehen.

Und das war's! Sie haben nun erfolgreich einen Seriendruck mit einzelnen Anlagen mit Microsoft Outlook 365 und dem Secure Mail Merge Plugin versendet.