Sende einen Serienbrief mit individuellen Anhängen in Outlook 365

Das Versenden von personalisierten E-Mails mit individuellen Anhängen kann eine mühsame Aufgabe sein. Aber mit Microsoft Outlook 365 und einem kostenlosen Plugin namens Secure Mail Merge kann es ganz einfach werden. In diesem Blogbeitrag führen wir dich Schritt für Schritt durch den Prozess. Wenn du möchtest, kannst du dir auch das Video auf YouTube ansehen.

Vorbereitung Deiner Datentabelle

Der erste Schritt bei einem Serienbrief ist, eine Tabelle zu erstellen, die die Informationen enthält, die Du Deinen Kunden senden möchtest. Zum Beispiel könnten diese Felder beinhalten:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse (An-Spalte)
• CC-E-Mail-Adresse (optional)
• BCC-E-Mail-Adresse (optional)
• Alle anderen Informationen, die Du einfügen möchtest, wie eine Wohnungsnummer, Rechnungsnummer oder andere benutzerdefinierte Felder.

Zusätzlich solltest Du eine Spalte einfügen, die die Dateinamen der Dateien enthält, die Du für jeden Empfänger anhängen möchtest. Du kannst mehrere Dateien in eine einzige E-Mail einfügen, indem Du sie mit einem Semikolon trennst, wie im Beispiel gezeigt:

Installation des Secure Mail Merge Plugins

Wechsle zu Outlook und folge diesen Schritten, um das Secure Mail Merge Plugin zu installieren:

1. Klicke auf “Add-Ins abrufen.”
2. Suche nach “Secure Mail Merge.”
3. Klicke auf die Schaltfläche “Hinzufügen.”

Das Plugin ist jetzt installiert und wird angezeigt, wenn du auf “Neue E-Mail” klickst.

Verwendung des Plugins zum Versenden deines Serienbriefs

Mit dem installierten Plugin kannst du mit der Einrichtung deines Serienbriefs beginnen:

1. Klicke auf das Secure Mail Merge-Symbol im Fenster “Neue E-Mail”.
2. Wähle aus, ob du eine Tabelle verwenden oder einen Serienbrief an Personen in deinem Adressbuch senden möchtest. In diesem Fall verwenden wir eine vorbereitete Tabelle.
3. Wähle die Tabellen-Datei aus, die du zuvor vorbereitet hast.

Als Nächstes lade die Anhänge hoch:

1. Das Plugin sucht in deiner Tabelle nach der Spalte “Anhänge” und fordert dich auf, die notwendigen Dateien hochzuladen.
2. Klicke auf “Dateien hinzufügen” und navigiere zu dem Ordner, der die Dateien enthält, die du anhängen möchtest.
3. Wähle alle Dateien mit Strg+A oder indem du sie mit der Maus auswählst.
4. Klicke auf “Öffnen”, um die Dateien zur Serienbriefkampagne hinzuzufügen.

Nachdem deine Daten und Anhänge vorbereitet sind, ist es Zeit, deine E-Mail zu schreiben:

1. Schreibe deinen E-Mail-Betreff und -Text und stelle sicher, dass du deine benutzerdefinierten Felder mit dem Dropdown-Menü des Plugins einfügst.

   • Zum Beispiel: Rechnung für Wohnung {{Wohnungsnummer}}.
   • Im E-Mail-Text kannst du Felder wie “Liebe/r [Anrede] [Nachname]” und jeden anderen benutzerdefinierten Inhalt hinzufügen.

2. Du kannst die E-Mail auch nach Belieben formatieren, einschließlich Hinzufügen von Signaturen, Bildern usw.

Bevor du den Serienbrief versendest, ist es immer eine gute Idee, ihn vorher zu testen:

1. Klicke auf die Schaltfläche “Test-E-Mail” im Plugin, um dir selbst eine Test-E-Mail zu senden.
2. Authentifiziere dich mit deinem Microsoft 365-Konto, wenn du dazu aufgefordert wirst.
3. Überprüfe deinen Posteingang, um sicherzustellen, dass die erste Zeile deiner Tabelle verwendet wird, um die E-Mail zu befüllen, und dass die Anhänge korrekt hinzugefügt wurden.

Schließlich, wenn du mit deiner Test-E-Mail zufrieden bist, kannst du die Mails versenden:

1. Klicke im Plugin auf “Kampagne starten”.
2. Überwache den Fortschritt, während die E-Mails gesendet und die Anhänge hinzugefügt werden.
3. Gehe zu deinem Ordner “Gesendete Elemente” in Outlook, um alle vom Plugin gesendeten E-Mails zu sehen.

Und das war’s! Du hast jetzt erfolgreich einen Serienbrief mit individuellen Anhängen über Microsoft Outlook 365 und das Secure Mail Merge-Plugin gesendet.