Wie man eine Outlook-E-Mail-Vorlage erstellt, die dir Kunden gewinnt

Das ist dein Aufruf, überzeugende E-Mails zu erstellen, dein Markenimage zu stärken und mit jedem Klick auf den “Senden”-Button Kunden zu gewinnen.

Wusstest du, dass 86% der Fachleute E-Mail als ihren bevorzugten Kanal für die geschäftliche Kommunikation bevorzugen? Bei so einer beeindruckenden Zahl ist es klar, dass das Beherrschen der Kunst der E-Mail-Korrespondenz einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg deines Unternehmens haben kann.

Bis Ende 2023 werden über 4,4 Milliarden E-Mail-Nutzer weltweit sein. Mit einem so großen Publikum wird es entscheidend, E-Mail-Vorlagen strategisch zu nutzen, um in einem überfüllten Posteingang aufzufallen.

Aber wie kannst du eine E-Mail-Vorlage in Outlook erstellen, die dir Zeit spart und dir Kunden bringt?

In diesem Leitfaden werden wir die Geheimnisse enthüllen, um überzeugende E-Mail-Vorlagen zu erstellen, die einen bleibenden Eindruck hinterlassen und bedeutende Ergebnisse erzielen, ihre zahlreichen Vorteile besprechen und umsetzbare Schritte zur Erstellung überzeugender Vorlagen von Grund auf bereitstellen.

Lass uns also in die Welt der Outlook-E-Mail-Vorlagen eintauchen und die Geheimnisse für eine effektive Kundenbindung entschlüsseln!

Warum eine E-Mail-Vorlage in Outlook erstellen?

Während eine gut gestaltete Betreffzeile und personalisierte Inhalte wesentliche Elemente effektiver E-Mail-Kommunikation sind, geht die Erstellung von Outlook-E-Mail-Vorlagen noch einen Schritt weiter.

E-Mail-Vorlagen bieten eine strukturierte und effiziente Möglichkeit, mit Kunden zu kommunizieren, deine Nachrichten zu optimieren und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Sie ermöglichen es dir, die Antwortraten zu verbessern, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu mehr Konversionen zu führen.

Personalisierte Kommunikation ist wichtiger geworden, da Unternehmen bestrebt sind, starke Beziehungen zu ihrer Zielgruppe aufzubauen.

Eine aktuelle Studie hat ergeben, dass jeder Dollar, der für E-Mail-Automatisierung und Marketing ausgegeben wird, zu einem Return on Investment (ROI) von 40 Dollar führt. Dies unterstreicht die Notwendigkeit maßgeschneiderter Vorlagen, die bei den Empfängern Anklang finden und sie zum Handeln bewegen.

Aber das sind nicht alle Vorteile.

5 Vorteile der Verwendung von E-Mail-Vorlagen

Wir müssen zuerst die Frage nach dem Warum klären, bevor wir beantworten, ‘wie man eine E-Mail-Vorlage in Outlook erstellt.’

So hier sind alle Vorteile, die Du erwarten kannst, einfach indem Du Deine E-Mail-Vorlagen in Outlook für zukünftige Kampagnen oder den täglichen Schriftverkehr personalisierst:

1. Es hilft bei der Marken-Konsistenz

Die Verwendung von E-Mail-Vorlagen in Outlook sorgt für eine konsistente Markenpräsenz in all Deinen Kommunikationen. Wenn Du das Logo Deines Unternehmens, das Farbschema und die gesamte visuelle Identität in Deine Vorlagen integrierst, schaffst Du ein einheitliches und professionelles Bild Deiner Marke.

Du kannst auch eine Signatur in Outlook einrichten als Teil Deiner Vorlagen, um sie automatisch mit Deinem oder dem Namen Deines Unternehmens zu unterzeichnen. Diese Konsistenz in der Markenführung hilft, Glaubwürdigkeit aufzubauen und fördert die Wiedererkennung bei Deinen Empfängern.

2. E-Mail-Vorlagen sind ressourcenschonender und zeiteffizienter

Einer der größten Vorteile von E-Mail-Vorlagen ist die Zeitersparnis.

Mit vorgefertigten Vorlagen für wiederkehrende Prozesse, z.B. die Einarbeitung von Kunden, kannst Du die Notwendigkeit beseitigen, jedes Mal von Grund auf neu zu beginnen, wenn Du eine E-Mail verfasst. Stattdessen kannst Du die passende Vorlage auswählen, sie nach Bedarf anpassen und schnell versenden.

Diese Effizienz ermöglicht es Dir, Dich mehr auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren und steigert letztendlich die Produktivität, was zu besseren Kommunikationen und Projektabschlüssen führt.

3. Sie bieten verbesserte Genauigkeit und Fehlerreduzierung

Wenn Du E-Mail-Vorlagen in Outlook erstellst, kannst Du den Inhalt sorgfältig gestalten und überprüfen, bevor Du ihn als Vorlage speicherst.

Dieser Prozess ermöglicht es Dir, sicherzustellen, dass Deine Nachricht genau, fehlerfrei und mit dem gewünschten Ton und Stil übereinstimmt. Indem Du die Notwendigkeit vermeidest, wiederholte Informationen manuell einzugeben oder das Risiko von Fehlern einzugehen, kannst Du ein hohes Maß an Professionalität aufrechterhalten und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in Deinen Kommunikationen minimieren.

4. Du kannst Deine Antworten leicht personalisieren

Personalisierung schafft ein Gefühl von individueller Aufmerksamkeit und zeigt, dass Du den Empfänger wertschätzt, was die Wahrscheinlichkeit einer positiven Antwort erhöht. E-Mail-Vorlagen in Outlook bieten diese Flexibilität, Deine Nachrichten zu personalisieren und gleichzeitig Konsistenz zu wahren und den zusätzlichen Aufwand zu reduzieren.

Du kannst jede Vorlage mit empfängerbezogenen Informationen anpassen, wie z.B. deren Namen, Unternehmen oder relevante Details, wodurch die E-Mail persönlicher und ansprechender wird.

5. Sie verbessern Deine gesamte Workflow-Produktivität

Die Verwendung von E-Mail-Vorlagen optimiert Deinen Workflow und steigert die Produktivität.

Egal, ob Du regelmäßige Updates an Dein Team sendest, auf häufige Kundenanfragen antwortest oder potenzielle Kunden kontaktierst, Vorlagen ermöglichen es Dir, professionelle E-Mails mit minimalem Aufwand schnell zu erstellen. Diese Effizienz ermöglicht es Dir, Dich auf strategischere und wertschöpfende Aktivitäten in Deinem Unternehmen zu konzentrieren.

So erstellst du E-Mail-Vorlagen in Outlook?

Jetzt, wo du weißt, wie wichtig E-Mail-Vorlagen sind und warum du sie brauchst, ist es an der Zeit zu lernen, wie du Outlook-E-Mail-Vorlagen erstellen und für die zukünftige Verwendung auf 5 verschiedene Arten speichern kannst.

Experimentiere mit diesen verschiedenen Optionen und wähle diejenige, die am besten zu deinem Workflow und deinen Vorlieben passt:

Beste Option: TemplateManager365

Der einfachste Weg, Vorlagen direkt in Outlook zu erstellen und zu verwenden, ist die Installation von TemplateManager365. Es ist ein Plugin, mit dem du jede E-Mail mit Bildern und Anhängen als Vorlage für die spätere Wiederverwendung speichern kannst. Du kannst Ordner verwenden und in der kostenlosen persönlichen Edition wird alles in deinem Postfach gespeichert, sodass es immer verfügbar ist, egal welchen Computer du verwendest.

Schritt 1: Installiere das TemplateManager365-Plugin aus dem Microsoft Office Add-Ins Store.

Schritt 2: Verfasse eine neue E-Mail, indem du auf die Schaltfläche “Neue E-Mail” klickst, und passe sie mit Bildern und allen Anhängen an, die du hinzufügen möchtest.

Schritt 4: Sobald die E-Mail bereit ist, als Vorlage gespeichert zu werden, starte das Plugin aus der Menüleiste.

Schritt 5: Klicke auf Speichern und benenne die Vorlage um, wenn du möchtest.

Die Verwendung der gespeicherten Vorlage ist ebenso einfach:

Schritt 1: Erstelle eine neue E-Mail und starte das Plugin aus der Menüleiste.

Schritt 2: Wähle die Vorlage aus, die du verwenden möchtest, und der Betreff, der Text mit Bildern und alle Anhänge werden automatisch zu deiner E-Mail hinzugefügt.

Option 2: Als Outlook-Vorlagen speichern

Schritt 1: Starte Outlook und gehe zum Tab “Start”.

Schritt 2: Verfasse eine neue E-Mail, indem du auf die Schaltfläche “Neue E-Mail” klickst.

Schritt 3: Passe die E-Mail mit dem gewünschten Inhalt an, einschließlich der Betreffzeile, des Textkörpers und aller relevanten Anhänge.

Schritt 4: Sobald die E-Mail bereit ist, als Vorlage gespeichert zu werden, gehe zum Tab “Datei” und klicke auf “Speichern unter”.

Schritt 5: Wähle im Dialogfeld “Speichern unter” “Outlook-Vorlage (*.oft)” aus dem Dropdown-Menü “Dateityp”.

Schritt 6: Wähle einen Speicherort auf deinem Computer, um die Vorlage zu speichern, und gib einen beschreibenden Namen zur einfachen Identifizierung an.

Schritt 7: Klicke auf “Speichern”, um die E-Mail als Vorlage zu speichern. Wenn du die Vorlage für eine zukünftige E-Mail benötigst, doppelklicke einfach auf die Datei im Ordner.

Option 3: Schnellbausteine und AutoText-Vorlagen

AutoText und Schnellbausteine sind im Wesentlichen die gleichen Funktionen. Nur Schnellbausteine sind für Outlook 2003 und frühere Versionen verfügbar. Beide sind für die neuesten Outlook-Versionen verfügbar.

Schritt 1: Erstelle eine neue E-Mail oder antworte auf eine vorhandene.

Schritt 2: Passe die E-Mail mit dem gewünschten Inhalt an, den du als AutoText speichern möchtest.

Schritt 3: Wähle den Inhalt aus, den du als AutoText speichern möchtest.

Schritt 4: Klicke im Tab “Einfügen” auf die Schaltfläche “Schnellbausteine” und wähle “AutoText” aus dem Dropdown-Menü.

Schritt 5: Klicke im Untermenü auf “Auswahl in AutoText-Galerie speichern”.

Schritt 6: Gib im Dialogfeld “Neues Bauteil erstellen” einen Namen für den AutoText-Eintrag an, lege alle anderen gewünschten Einstellungen fest und klicke auf ‘OK’, um zu speichern.

Schritt 7: Um den AutoText zu verwenden, tippe einfach den zugehörigen AutoText-Namen ein und drücke die “F3”-Taste oder gehe zum Tab “Einfügen”, klicke auf die Schaltfläche “Schnellbausteine” und wähle den gewünschten AutoText-Eintrag aus der Galerie aus.

Option 4: Verwendung des Plugins “Meine Vorlagen” (nur E-Mail-Text, mit einfacher Formatierung)

Schritt 1: Melde dich bei deinem Outlook Web App-Konto an.

Schritt 2: Klicke auf die Schaltfläche “Neue E-Mail”, um eine neue E-Mail zu erstellen.

Schritt 3: Klicke im Menüband auf das Add-In “Meine Vorlagen”. Dies ist standardmäßig installiert, falls nicht, kannst du es hinzufügen, indem du auf die Schaltfläche “Add-Ins abrufen” klickst.

Schritt 4: Passe den Text mit einfacher Formatierung wie fett oder kursiv an.

Schritt 5: Klicke auf Speichern, um die Vorlage zu speichern.

Schritt 6: Jetzt kannst du die Vorlage aus dem Menü auswählen und der Inhalt wird in die aktuelle E-Mail eingefügt.

Option 5: Erstelle Schnellaktionen (nur Text-E-Mails ohne Formatierung)

Schnellaktionen sind praktische Abkürzungen, mit denen du mehrere Aktionen mit einem einzigen Befehl ausführen kannst. Eine dieser Aktionen umfasst das Antworten mit einer Vorlage oder das Erstellen einer neuen E-Mail, die eine Vorlage als Ausgangspunkt verwendet.

Schritt 1: Gehe zum Tab “Start” und klicke auf die Schaltfläche “Neu erstellen” in der Gruppe “Schnellaktionen”.

Schritt 2: Gib im Dialogfeld “Schnellaktion bearbeiten” einen Namen für die Schnellaktion an und wähle die gewünschten auszuführenden Aktionen aus (z. B. Willkommensnachricht).

Schritt 3: Wähle im Abschnitt “Aktionen” “Neue Nachricht” aus, um eine neue E-Mail zu erstellen, und füge eine Aktion hinzu, die sie ausführen wird (z. B. Allen antworten).

Schritt 4: Passe die E-Mail mit dem gewünschten Inhalt und der Formatierung an.

Schritt 5: Du kannst auch andere notwendige Informationen und Tastenkombinationen hinzufügen, um diese Schnellaktion als Antwort auf eine E-Mail zu senden.

Schritt 6: Klicke auf ‘Fertig’, nachdem du alles eingerichtet hast, und die Schnellaktion wird im Menüband angezeigt.

6 Tipps zur Erstellung erfolgreicher Outlook-E-Mail-Vorlagen

Die Erstellung effektiver Outlook-E-Mail-Vorlagen geht über das bloße Kopieren und Einfügen von Inhalten in ein vordefiniertes Format hinaus, insbesondere beim Verfassen von Follow-up-E-Mails, die konvertieren.

Um wirklich Kunden zu gewinnen und den Erfolg deiner E-Mail-Kampagne zu maximieren, befolge diese sechs wesentlichen Tipps:

1. Definiere deine Ziele und Zielgruppe

Bevor du mit der Erstellung von Vorlagen beginnst, definiere klar deine Ziele für jede E-Mail.

Bestimme, welche Aktion oder Reaktion du von deinen Empfängern hervorrufen möchtest. Verstehe außerdem die Vorlieben, Bedürfnisse und Schmerzpunkte deiner Zielgruppe. Die Anpassung deiner Vorlagen an spezifische Ziele und Zielgruppensegmente erhöht die Relevanz und Wirkung deiner E-Mails.

2. Formuliere eine ansprechende Betreffzeile

Die Betreffzeile ist deine erste Chance, die Aufmerksamkeit deiner Empfänger zu gewinnen.

Halte sie kurz, ansprechend und relevant zum Inhalt der E-Mail. Eine überzeugende Betreffzeile weckt Neugier, vermittelt Dringlichkeit oder bietet einen klaren Vorteil, um die Empfänger dazu zu bringen, deine E-Mail zu öffnen. Experimentiere mit verschiedenen Ansätzen, um die beste Betreffzeile zu finden, die bei deinem Publikum Anklang findet.

3. Gestalte ein professionelles E-Mail-Layout

Ein visuell ansprechendes und professionelles E-Mail-Layout hinterlässt einen positiven Eindruck und verbessert die Lesbarkeit. Verwende ein sauberes, gut organisiertes Design, das mit der visuellen Identität deiner Marke übereinstimmt.

Achte auf Formatierung, Schriftarten und Farben, um die Lesbarkeit auf verschiedenen Geräten und E-Mail-Clients sicherzustellen. Ein visuell kohärentes und professionelles Layout schafft Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei deinen Empfängern.

4. Personalisiere deine Vorlage

Personalisierung verleiht deinen E-Mails eine menschliche Note, was das Engagement und die Relevanz erhöht. Verwende Empfänger-Variablen wie ihren Namen oder ihre Firma, um personalisierte Informationen dynamisch in deinen Vorlagen einzufügen.

Gestalte den Inhalt deiner E-Mail gesprächig und spreche die Empfänger, wenn passend, mit Namen an. Personalisierte E-Mails zeigen, dass du deine Empfänger als Individuen wertschätzt, was eine stärkere Verbindung fördert.

5. Füge relevante Inhalte und einen Call to Action hinzu

Stelle sicher, dass der Inhalt deiner E-Mail-Vorlage mit deinen Zielen übereinstimmt und dem Empfänger einen Mehrwert bietet. Kommuniziere den Zweck der E-Mail und füge relevante Informationen wie Produktdetails, Sonderangebote oder Veranstaltungsdetails hinzu.

Zusätzlich solltest du einen überzeugenden Call to Action (CTA) einfügen, der die Empfänger zur gewünschten Aktion führt, wie z.B. einem Klick auf einen Link, der Anmeldung zu einem Webinar oder dem Kauf. Ein starker CTA motiviert die Empfänger, den nächsten Schritt zu gehen, selbst wenn es so einfach ist wie eine Antwort auf deine E-Mail.

6. Teste und optimiere deine Vorlage

Kontinuierliche Verbesserung ist entscheidend für die Erstellung erfolgreicher Outlook-E-Mail-Vorlagen.

Teste verschiedene Elemente deiner Vorlage, wie Betreffzeilen, Inhaltsvariationen und CTAs, um herauszufinden, was bei deinem Publikum am besten ankommt.

Analysiere Kennzahlen wie Öffnungsraten, Klickrate und Konversionsraten, um Einblicke in die Effektivität deiner Vorlagen zu gewinnen. Basierend auf diesen Ergebnissen solltest du datengestützte Optimierungen vornehmen, um deine Vorlagen zu verfeinern und ihre Wirkung zu maximieren.

Beispiele für effektive Outlook-E-Mail-Vorlagen

Einige E-Mails benötigen mehr Vorlagen als andere, wie z.B. Kundensupport, Antworten auf Anfragen, das Einreichen von Formularen oder Willkommens-/Onboarding-E-Mails.

Wenn Du es bis hierher geschafft hast, weißt Du alles über die Erstellung einer Outlook-E-Mail-Vorlage, und es ist Zeit, dieses Wissen umzusetzen.

Also hier sind einige Beispiele, die Dir Inspiration und einen Vorsprung auf dieser Reise geben:

Beispiel 1: Verkaufsnachfass-Vorlage

    
Betreff: Nachverfolgung unseres Gesprächs - [Firmenname]
Hallo [Name des Interessenten],
ich hoffe, es geht Dir gut. Ich möchte auf unser kürzliches Gespräch über [Produkt/Dienstleistung] zurückkommen und eventuelle weitere Fragen beantworten. Unser Team bei [Firmenname] ist bestrebt, außergewöhnliche Lösungen anzubieten, die auf Deine Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Ich würde gerne einen Anruf oder ein Treffen zu einem für Dich passenden Zeitpunkt vereinbaren, um näher darauf einzugehen, wie unser [Produkt/Dienstleistung] [spezifisches Problem oder Gelegenheit] für Deine Organisation angehen kann. In der Zwischenzeit habe ich eine detaillierte Broschüre angehängt, die weitere Informationen über unser Angebot enthält.
Bitte zögere nicht, mich direkt unter [Deine Kontaktdaten] zu kontaktieren, wenn Du zusätzliche Unterstützung oder spezifische Anforderungen benötigst. Ich freue mich auf die Möglichkeit, mit Dir zusammenzuarbeiten und [die Organisation des Interessenten] zu größerem Erfolg zu verhelfen.
Beste Grüße,
[Dein Name]
[Deine Kontaktdaten]

Beispiel 2: Kunden-Onboarding-Vorlage

    
Betreff: Willkommen bei [Firmenname] - Deine Onboarding-Reise beginnt!
Lieber [Name des Kunden],
wir freuen uns, Dich in der [Firmenname]-Familie willkommen zu heißen! Es ist uns eine Ehre, Dich an Bord zu haben, und wir sind gespannt, diese Reise gemeinsam zu beginnen.
Um einen reibungslosen Onboarding-Prozess zu gewährleisten, haben wir einen umfassenden Leitfaden vorbereitet, der die Schritte und Ressourcen beschreibt, die Du benötigst, um zu starten. Du findest ihn im Anhang dieser E-Mail. Bitte nimm Dir etwas Zeit, um den Leitfaden zu überprüfen, der alles von der Einrichtung Deines Kontos bis zum Zugriff auf unsere Support-Kanäle abdeckt.
Bei [Firmenname] sind wir bestrebt, exzellenten Support zu bieten und Deinen Erfolg sicherzustellen. Wenn Du während des Onboarding-Prozesses Fragen hast oder Unterstützung benötigst, zögere bitte nicht, unser engagiertes Support-Team unter [Support-Kontaktdaten] zu kontaktieren. Wir sind hier, um zu helfen!
Beste Grüße,
[Dein Name]
[Deine Kontaktdaten]

Beispiel 3: Kunden-Support-Vorlage

    
Lieber [Name des Kunden],
vielen Dank, dass Du den Support von [Firmenname] kontaktiert hast. Wir haben Deine Anfrage bezüglich [spezifisches Problem/Frage] erhalten und sind bestrebt, Dir schnellstmöglich zu helfen.
Unser Support-Team prüft Deine Anfrage und wird Dir innerhalb von [angegebene Frist] eine umfassende Antwort zukommen lassen. In der Zwischenzeit kannst Du auf unsere Online-Wissensdatenbank unter [Webseitenlink] zugreifen, um Antworten auf häufig gestellte Fragen und hilfreiche Ressourcen zu finden.
Wenn Du sofortige Unterstützung benötigst oder zusätzliche Informationen bereitstellen möchtest, antworte bitte auf diese E-Mail oder kontaktiere unser Support-Team direkt unter [Support-Kontaktdaten]. Wir möchten sicherstellen, dass Deine Erfahrung mit [Firmenname] reibungslos verläuft und wir Deine Anliegen effektiv angehen.
Vielen Dank, dass Du [Firmenname] gewählt hast. Wir schätzen Deine Geduld und werden alles tun, um Dein Problem zu lösen und Deine Erwartungen zu übertreffen.
Beste Grüße,
[Dein Name]
[Deine Kontaktdaten]

Hinweis: Diese Beispiele zeigen nur, wie man Outlook-E-Mail-Vorlagen für verschiedene Zwecke strukturiert und formatiert. Passe sie an Deine spezifischen Anforderungen an und integriere den Ton und Stil Deiner Marke.

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