Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihre E-Mail in Outlook verfassen und Personalisierungs-Token aus Ihrer Datenquelle (Tabellenkalkulation oder Adressbuchkontakte) hinzufügen.
Schritt 1. Erstellen Ihrer E-Mail-Vorlage
Sie können mit dem Verfassen Ihrer Nachricht beginnen. Wenn Sie ein Feld aus der Tabelle (ein "Personalisierungs-Token") hinzufügen möchten, können Sie es aus der Dropdown-Liste auswählen und mit einer der Schaltflächen in den Text oder die Betreffzeile einfügen.
Wenn Sie es vorziehen, können Sie das Personalisierungs-Token auch einfach selbst eingeben, indem Sie zwei geschweifte Klammern um den Spaltennamen hinzufügen.
Wir empfehlen die Verwendung von Spaltennamen ohne Leerzeichen, dann sieht das Token wie folgt aus {{SpaltenName}} aber Leerzeichen werden unterstützt, erfordern aber dieses Format:{{ ["Spaltenname"] }}
Vergewissern Sie sich, dass Sie nichts falsch geschrieben haben, wenn Sie sich selbst eine Test-E-Mail schicken, die die erste Zeile der Daten aus Ihrer Kalkulationstabelle enthält.
Sie können die meisten der Funktionen nutzen, die Sie vom Schreiben von E-Mails in Outlook kennen. Sie können CC- und BCC-Empfänger hinzufügen, die zu jeder der generierten E-Mails hinzugefügt werden. Das Feld "An" wird ignoriert und durch die E-Mail des Empfängers ersetzt.
Sie können jede der verfügbaren Textformatierungsoptionen verwenden. Wir empfehlen Ihnen, den E-Mail-Text zuerst zu schreiben und dabei Ihre Personalisierungsmerkmale hinzuzufügen und die Formatierung erst im letzten Schritt vorzunehmen. Sie können auch Anhänge und Inline-Bilder hinzufügen.
Wenn Sie die Absenderadresse in einen Alias ändern, stellen Sie sicher, dass Sie eine Adresse auswählen, für die Sie die Rechte "Senden als" haben. Andernfalls wird der Versand der E-Mail fehlschlagen.
Schritt 2. Senden Sie eine Test-E-Mail
Dadurch wird eine Test-E-Mail mit der ersten Datenzeile aus Ihrer Kalkulationstabelle erstellt. Anstatt sie an den Empfänger zu senden, wird sie an Sie gesendet, aber ansonsten ähnelt sie der endgültigen Kampagnen-E-Mail.
Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, werden Sie aufgefordert, sich bei Microsoft 365 zu authentifizieren. Sie müssen sich mit dem Konto anmelden, über das Sie senden möchten.
Vergewissern Sie sich, dass alle Personalisierungstoken ersetzt wurden und die E-Mail so aussieht, wie Sie es erwarten. Wenn Sie ein komplexeres Design verwendet haben, empfiehlt es sich, die Test-E-Mail in allen wichtigen E-Mail-Clients anzusehen, um sicherzustellen, dass sie korrekt angezeigt wird.
Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, dass Sie von diesem Konto nicht senden dürfen, verwenden Sie den angegebenen Link, um sich zuerst abzumelden und dann mit dem richtigen Konto erneut anzumelden.
Schritt 3. Senden Sie Ihre Kampagne
Sie können sich so viele Test-E-Mails schicken, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind. Dann können Sie mit dem Versand der Kampagne beginnen.
Da SecureMailMerge Ihre Kampagne von Ihrem Outlook-Client aus versendet , empfehlen wir, die E-Mail in einem neuen Fenster zu öffnen, damit Sie sie im Hintergrund laufen lassen können.
Während Ihre Kampagne erstellt wird, sehen Sie den Fortschrittsbalken für jeden Empfänger. Wenn Sie Anhänge an Ihre E-Mail angehängt haben, müssen diese für jeden Empfänger hochgeladen werden. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber Sie werden für jeden Anhang einen separaten Fortschrittsbalken sehen.
Sie können die für jeden Empfänger erstellte E-Mail in Ihren Gesendeten Objekten finden. Sobald der Versand abgeschlossen ist, können Sie eine neue Kampagne mit der gleichen E-Mail starten, die E-Mail als Vorlage oder einfach als Entwurf für eine spätere Verwendung speichern.
Klicken Sie jederzeit auf die Schaltfläche "Senden unterbrechen", um die Kampagne zu unterbrechen. Die aktuell gesendete E-Mail wird zu Ende gesendet, aber dann wird die Kampagne unterbrochen.
Sie können die Kampagne jederzeit fortsetzen, indem Sie auf "Weiter senden" klicken.
Wenn während des Versands etwas passiert (z. B. wenn Sie versehentlich das Fenster schließen, Ihr Computer abstürzt usw.), können Sie die Kampagne einfach wieder aufnehmen, indem Sie die E-Mail aus dem Ordner "Entwürfe" öffnen und das SecureMailMerge-Add-In erneut starten. Es wird an der letzten erfolgreich gesendeten E-Mail anknüpfen.
Mehr Hilfe für erweiterte Anwendungsfälle
Wenn Sie nach speziellen Anwendungsfällen suchen, finden Sie auf unserer Hilfeseite detaillierte Anleitungen zu verschiedenen Szenarien. Wenden Sie sich an unseren Support, wenn Sie etwas ausprobieren möchten, für das wir noch keine Anleitung haben, und wir werden unser Bestes tun, um es zu dokumentieren.
→ Klicken Sie hier, um zu unserer Hilfeseite zu gelangen (z. B. mehrere CC/BCC, personalisierte Anhänge usw.).