Outlook vs. Gmail für geschäftliche E-Mails: Was ist besser?

E-Mail ist eines der mächtigsten Kommunikationswerkzeuge in der Geschäftswelt.

Viele E-Mail-Dienste sind auf dem Markt, wie Gmail und Outlook.

Willst du wissen, welcher besser für dein Unternehmen ist?

Die Wahl zwischen Gmail und Outlook für deine Geschäftsmail ist eine langjährige Frage, angesichts der Beliebtheit der beiden E-Mail-Dienste. Selbst mit dem Anstieg von Instant Messaging-Apps wie Slack oder Zoom nutzen 13 % der börsennotierten Unternehmen Gmail oder Outlook für das Geschäft. Und die verbleibenden Unternehmen verwenden eine Kombination aus beiden.

Lass uns also die wichtigsten Funktionen jedes Dienstes genauer betrachten und herausfinden, was die beiden auszeichnet, die Vorteile und Tipps, um eine ansprechende E-Mail zu erstellen, die deine Lead-Generierung garantiert ankurbeln wird.

Lass uns anfangen!

Outlook vs Gmail für Geschäftsemail - Top Funktionen

Benutzeroberfläche und Anpassung

Gmail ist ein E-Mail-Dienst, der dich in seine Welt der Einfachheit willkommen heißt. Die Benutzeroberfläche ist ziemlich benutzerfreundlich, intuitiv und leicht zu navigieren.

Gmail-Nutzer können das Aussehen ihres Posteingangs anpassen, indem sie aus verschiedenen vorgefertigten Themen wählen, darunter Stadtansichten, saisonale Themen und ästhetisches Bokeh. Das macht das gesamte Setup persönlicher.

Auf der anderen Seite arbeitet Microsoft Outlook mit Microsoft Office zusammen, um einen nahtlosen und effizienten Workflow mit einem professionellen Dashboard zu schaffen.

Im Gegensatz zu Gmail sind die Anpassungsoptionen in Outlook begrenzt. Microsoft hat sich für eine Graustufen-Farbpalette mit hellblauen Akzenten entschieden. Während das Design scheinbar professionell und angenehm für die Augen ist, könnte es für einige Leute etwas konservativ wirken.

Asset-Organisation

Das Beschriftungssystem von Gmail ist wie ein persönlicher Assistent, der deine E-Mails basierend auf deinen Vorlieben sortiert und organisiert. Im Gegensatz zu traditionellen Ordnern verleihen Labels deinen E-Mails eine einzigartige Persönlichkeit.

Mit etwas Kreativität kannst du Labels anwenden, die Flair hinzufügen und deinen Posteingang wie eine gut kuratierte Sammlung aussehen lassen.

Im Gegensatz dazu präsentiert Outlook ein standardmäßiges Drei-Panel-Setup: Ordner, Posteingang und ausgewählte Nachrichten; diese sind ordentlich von links nach rechts unter einer dreitabigen Werkzeugleiste angeordnet.

Darüber hinaus bietet Outlook hervorragende Organisationsfunktionen, wie eine traditionelle Ordnerstruktur, die es einigen Nutzern erleichtert.

Außerdem hat Outlook ein Kategoriesystem, das als Tags für Nachrichten fungiert, anstatt als Pseudo-Ordner. Du kannst mehrere Kategorien auf eine Nachricht anwenden, ohne ihren Standort in den Ordnern zu beeinflussen.

Outlook kategorisiert auch automatisch bestimmte Nachrichten in Schnellansicht-Ordner, wie Dokumente, Fotos und Newsletter. Macht die Arbeit einfach.

Spam-Filterung

Eine effektive Spam-Filterung ist einer der größten Vorteile von Gmail und bietet einen robusten Schutz gegen unerwünschte E-Mails. Während einige Spam-Nachrichten durchrutschen können, ist die Kategorisierung von Gmail im Allgemeinen genau und gibt den Nutzern hohe Sicherheit.

Darüber hinaus gehen die Filteroptionen von Gmail über die Spam-Kategorisierung hinaus. Der E-Mail-Dienst ermöglicht es den Nutzern effektiv, unerwünschte E-Mails herauszufiltern, die nicht in die Spam-Kategorie fallen.

Außerdem greift Gmail nicht in deinen Posteingang ein, indem es Anzeigen basierend auf dem E-Mail-Inhalt in separate Tabs wie soziale Netzwerke oder Werbung unterteilt. Dies minimiert mögliche Ablenkungen von deinem Hauptposteingang.

Auf der anderen Seite ist die Spam- und E-Mail-Filterfunktion von Outlook weniger ausgeklügelt und erfordert mehr manuelles Eingreifen. Es bietet jedoch eine bemerkenswerte Funktion namens Sweep.

Die Sweep-Funktion von Outlook ermöglicht es dir, unerwünschte E-Mails schnell aus deinem Posteingang zu entfernen. Sie bietet Optionen, um automatisch alle eingehenden E-Mails von einem bestimmten Absender zu löschen, nur die neueste E-Mail zu behalten oder E-Mails zu eliminieren, die älter als eine bestimmte Dauer sind, wie zum Beispiel 10 Tage.

Outlook.com vs Gmail.com - Vor- und Nachteile

Vor- und Nachteile von Gmail

Hier sind einige Vorteile und Nachteile der Nutzung von Gmail für dein Unternehmen:

Vorteile	Nachteile
Die Integration von Gmail mit Google Workspace fördert die Zusammenarbeit, indem Teams Dokumente teilen, in Echtzeit bearbeiten und nahtlos kommunizieren können.	Da Gmail den E-Mail-Inhalt zur Zielgruppenansprache scannt, haben einige Unternehmen Bedenken hinsichtlich der Privatsphäre, wenn es um die Nutzung ihrer E-Mail-Daten für Werbezwecke geht.
Die Suchfunktion von Gmail ermöglicht es Nutzern, schnell bestimmte E-Mails oder Informationen in ihren Postfächern zu finden.	Das Beherrschen einiger fortgeschrittener Funktionen von Gmail erfordert Zeit und Schulung für Mitarbeiter, die mit der Plattform nicht vertraut sind.
Unternehmen profitieren von viel Speicherplatz bei Gmail.	Die volle Funktionalität von Gmail hängt von einer stabilen Internetverbindung ab.
Die Spam-Filterung von Gmail ist äußerst effektiv.	Die Integration von Gmail mit Microsoft-Tools ist nicht so nahtlos oder leistungsstark wie erwartet.

Vor- und Nachteile von Outlook

Fragst du dich, was Outlook von Gmail unterscheidet?

Vorteile	Nachteile
Microsoft Outlook integriert sich nahtlos mit Microsoft Office und bietet eine einheitliche Plattform für E-Mail, Kalender und Dokumentenverwaltung.	Im Gegensatz zur robusten Spam-Filterung von Gmail erfordert die Filterung in Outlook mehr manuelle Handhabung. Nutzer müssen aktiv ihre Postfächer verwalten und organisieren, um Unordnung zu vermeiden.
Während die Spam-Filterung von Outlook möglicherweise nicht so fortschrittlich ist wie die von Gmail, bietet sie eine ausgeklügelte “Sweep”-Funktion, die eine schnelle Verwaltung von E-Mails ermöglicht, einschließlich automatischer Löschung basierend auf festgelegten Kriterien.	Bei der Anpassung an Outlook können Nutzer, die mit Microsoft-Oberflächen nicht vertraut sind, eine Lernkurve erleben.
Die Funktion “Fokussierter Posteingang” in Outlook kategorisiert E-Mails intelligent und sorgt dafür, dass wichtige und priorisierte Nachrichten von weniger wichtigen getrennt werden.	Mehrere Nutzer haben von Synchronisierungsproblemen zwischen Outlook und anderen Microsoft-Diensten berichtet, was zu Unterbrechungen beim Zugriff auf E-Mails und Kalenderereignisse führt.
Die umfassenden Kalenderfunktionen von Outlook ermöglichen effiziente Planung, Meeting-Einladungen und nahtlose Koordination, was besonders vorteilhaft für Unternehmen mit häufigen Meetings ist.	Während Outlook gut mit Microsoft-Anwendungen integriert ist, ist die Integration mit nicht-Microsoft-Drittanbieter-Apps nicht so nahtlos.

Geschäftliche Grundlagen navigieren: Speicher, Kosten und Sicherheit

Die Wahl einer E-Mail-Plattform für dein Unternehmen ist wie die Auswahl des perfekten Büros - geräumig, kosteneffizient und völlig sicher.

Lass uns schnell den Speicher, die Kosten und die Sicherheit der beiden beliebtesten E-Mail-Dienste betrachten.

Outlook vs Gmail - Speicher

Gmail bietet großzügige 15 GB kostenlosen Speicher, wo deine E-Mails mit Google Drive und Fotos koexistieren. Es ist ein geräumiger Platz für all deine digitalen Besitztümer. Aber wenn die digitalen Besitztümer sich ansammeln, könnte die Erweiterung des Speichers eine deiner Überlegungen werden.

Auf der anderen Seite erlaubt Outlook den Nutzern ein 15 GB Postfach mit zusätzlichen 1 TB OneDrive-Speicher. Im Gegensatz zu Gmail bietet Outlook OneDrive - einen separaten, aber eleganten Raum mit deiner privaten Speichereinheit. Das ermöglicht es dir, deine digitalen Assets effizient in einem aufgeräumten Raum zu organisieren.

Beide Plattformen bieten ausreichend Platz, aber die Trennung von Postfach und OneDrive-Speicher bei Outlook sorgt für einen organisierten Ansatz.

Outlook vs Gmail - Kosten

Gmail ist völlig kostenlos. Der Beitritt gibt dir Zugang zu Premium-Funktionen wie automatischem Linkschutz, ohne einen Cent auszugeben. Allerdings musst du dir die Preiskategorien für Google-Speicher ansehen, wenn du dazu neigst, digitale Assets zu horten.

Auf der anderen Seite bietet Outlook einen Microsoft 365 Personal-Plan für 69,99 $ pro Jahr, der ein werbefreies Erlebnis, Desktop-Apps und ein erweitertes 50 GB Postfach umfasst. Der Familienplan kostet 99,99 $ pro Jahr und kann von bis zu sechs Personen genutzt werden, was ihn zu einer ausgezeichneten Option für kleine Teams macht.

Outlook oder Gmail - Sicherheit

Sowohl Gmail als auch Outlook legen großen Wert auf Sicherheit. Gmail verwendet eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und automatisches Scannen nach schädlichem Inhalt, um sicherzustellen, dass die richtigen E-Mails durchkommen. Während Gmail Anzeigen basierend auf E-Mails personalisiert, agiert es eher wie ein persönlicher Einkäufer als ein Lauscher.

Outlook bietet eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, Malware-Scans und die zusätzliche Raffinesse von Windows Hello - einem hochmodernen biometrischen Schloss für deine digitale Festung.

Endgültiges Urteil - Outlook vs Gmail

Die Entscheidung zwischen Gmail und Outlook hängt davon ab, was am besten zu deinem Unternehmen passt.

Wenn du einen innovativen Ansatz magst, entscheide dich für Gmail.

Wenn du jedoch eine polished und professionelle Atmosphäre bevorzugst, könnte Outlook die richtige Wahl sein.

Deine Entscheidung bezüglich der E-Mail-Plattform, die du verwendest, kann erheblichen Einfluss darauf haben, wie dein Unternehmen online wahrgenommen wird. Die Wahl zwischen Gmail und Outlook geht nicht nur um E-Mail; es geht darum, eine Online-Identität zu schaffen, die mit den Überzeugungen und Werten deines Unternehmens übereinstimmt.

5 Tipps für das Erstellen einer Geschäftsmail

Hier sind einige bewährte Praktiken für Geschäftsmails, um E-Mails zu verfassen, die den richtigen Punkt treffen.

1. Recherchiere und kenne dein Publikum

Bevor du eine E-Mail sendest, betrachte sie als ein Gespräch mit einem potenziellen Interessenten. Tauche tief in dein Zielpublikum ein. Lerne ihre Vorlieben und Interessen kennen. Du musst berücksichtigen, mit wem du sprichst, und deinen Ton entsprechend anpassen.

2. Erstelle eingängige Betreffzeilen

Betreffzeilen sind wie der erste Eindruck deiner E-Mail.

Es ist der Moment, in dem ein Leser entscheidet, ob deine E-Mail lesenswert ist oder im Müll landet. Stelle sicher, dass deine E-Mail-Betreffs kurz, interessant und vor allem relevant sind. Mach deine Empfänger neugierig, die E-Mail zu öffnen.

3. Kürze ist dein Freund

Niemand hat heutzutage Zeit, lange E-Mails zu lesen. Lass uns ehrlich sein, sie sind frustrierend.

Verfasse keine lange Geschichte voller Floskeln. Versetze dich in die Lage des Lesers, würdest du dir die Zeit nehmen, eine nervig lange E-Mail zu lesen?

Komm direkt zur Sache und vermeide Fachjargon.

4. Hab keine Angst, Persönlichkeit einzubringen

Hab keine Angst, die Persönlichkeit deiner Marke zu zeigen. Sie muss mit dem Publikum sprechen.

Außerdem muss deine Marke wissen, dass ein Mensch und nicht eine KI die E-Mail verfasst.

5. Sei reaktionsschnell und ansprechbar

Möchtest du in der Branche Eindruck hinterlassen? Sei reaktionsschnell.

In der Geschäftswelt wirst du auf freundlichere und direkt unhöfliche E-Mails stoßen. Du musst lernen, höflich und respektvoll zu kommunizieren und einen Dialog zu fördern.

Wenn es um Feedback geht, ermutige zu Antworten und Fragen. Es geht nicht nur darum, Informationen zu senden, sondern Gespräche zu entfachen.

Sei ansprechbar und ermutige deine Empfänger, ihre Gedanken zu teilen.

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Sicherer Mail Merge - Dein bestes E-Mail-Marketing-Tool!

E-Mail-Marketing ist entscheidend für den Aufbau von Kundenbeziehungen, kann aber herausfordernd sein.

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Wie funktioniert Sicherer Mail Merge?

Sicherer Mail Merge ist nahtlos in Outlook 365 integriert und bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche. Das moderne Design macht es einfach, personalisierte und visuell ansprechende E-Mails zu erstellen, sodass du dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kannst.

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