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Outlook vs. Gmail für geschäftliche E-Mails: Was ist besser?
Die E-Mail ist eines der wichtigsten Kommunikationsmittel in der Geschäftswelt.
Es gibt viele E-Mail-Dienste auf dem Markt, z. B. Gmail und Outlook.
Möchten Sie wissen, welche Lösung für Ihr Unternehmen besser ist?
Die Wahl zwischen Google Mail und Ausblick für Ihre geschäftlichen E-Mails ist angesichts der Beliebtheit der beiden E-Mail-Dienste eine Dauerbrennerfrage. Selbst mit dem Aufkommen von Instant-Messaging-Apps wie Slack oder Zoom, 13 % der börsennotierten Unternehmen nutzen Gmail oder Outlook für geschäftliche Zwecke. Die übrigen Unternehmen verwenden eine Kombination aus beidem.
Lassen Sie uns also einen tiefen Einblick in die wichtigsten Funktionen der beiden geben und herausfinden, was die beiden auszeichnet, welche Vorteile sie bieten und welche Tipps Sie brauchen, um eine ansprechende E-Mail zu verfassen, die Ihre Lead-Generierung zum Erfolg führt.
Fangen wir an!
Outlook vs. Gmail für geschäftliche E-Mails - Top-Funktionen
Schnittstelle und Anpassung
Gmail ist ein E-Mail-Dienst, der Sie in seiner Welt der Einfachheit willkommen heißt. Die Schnittstelle ist sehr benutzerfreundlich, intuitiv und einfach zu navigieren.
Gmail-Nutzer können das Aussehen ihres Posteingangs anpassen, indem sie aus verschiedenen vorgefertigten Themen auswählen, darunter Stadtansichten, Jahreszeitenthemen und ästhetische Bokehs. Dadurch wirkt die gesamte Einrichtung persönlicher.
Auf der anderen Seite arbeitet Microsoft Outlook mit Microsoft Office zusammen, um einen nahtlosen und effizienten Arbeitsablauf mit einem professionellen Dashboard zu schaffen.
Im Gegensatz zu Google Mail sind die Anpassungsmöglichkeiten in Outlook begrenzt. Microsoft hat sich für eine Farbpalette mit Graustufen und hellblauen Akzenten entschieden. Obwohl das Design professionell und ansprechend wirkt, könnte es einigen Menschen etwas konservativ erscheinen.
Vermögensorganisation
Das Kennzeichnungssystem von Google Mail ist wie ein persönlicher Assistent, der Ihre E-Mails nach Ihren Wünschen sortiert und organisiert. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ordnern verleihen Labels Ihren E-Mails eine einzigartige Persönlichkeit.
Mit etwas Kreativität können Sie Etiketten anbringen, die Ihrem Posteingang ein besonderes Flair verleihen und ihn wie eine gut kuratierte Sammlung aussehen lassen.
Im Gegensatz dazu ist Outlook standardmäßig mit drei Feldern ausgestattet: Ordner, Posteingang und ausgewählte Nachrichten; diese sind übersichtlich von links nach rechts unter einer Symbolleiste mit drei Registern angeordnet.
Darüber hinaus bietet Outlook hervorragende organisatorische Funktionen, wie z. B. eine traditionelle Ordnerstruktur, was es für einige Benutzer einfacher macht.
Darüber hinaus verfügt Outlook über ein Kategoriesystem, das als Tags für Nachrichten und nicht als Pseudo-Ordner fungiert. Sie können einer Nachricht mehrere Kategorien zuweisen, ohne dass sich dies auf ihre Position in den Ordnern auswirkt.
Outlook kategorisiert auch automatisch bestimmte Nachrichten in Schnellansichtsordnern, wie z. B. Dokumente, Fotos und Newsletter. Das macht die Arbeit leicht.
Spam-Filterung
Die wirksame Spam-Filterung ist einer der wichtigsten Vorteile von Google Mail und bietet einen zuverlässigen Schutz vor unerwünschten E-Mails. Auch wenn einige Spam-Nachrichten durchschlüpfen können, ist die Kategorisierung von Google Mail im Allgemeinen genau, was den Nutzern ein hohes Maß an Sicherheit gibt.
Außerdem gehen die Filteroptionen von Google Mail über die Spam-Kategorisierung hinaus. Der E-Mail-Dienst ermöglicht es Nutzern, unerwünschte E-Mails, die nicht in die Spam-Kategorie fallen, herauszufiltern.
Darüber hinaus stört Google Mail Ihren Posteingang nicht, indem es Anzeigen, die auf E-Mail-Inhalten basieren, in separate Registerkarten wie soziale Netzwerke oder Werbeaktionen aufteilt. Dies minimiert mögliche Ablenkungen von Ihrem primären Posteingang.
Andererseits ist die Spam- und E-Mail-Filterfunktion von Outlook weniger ausgefeilt und erfordert mehr manuelle Eingriffe. Allerdings bietet es eine bemerkenswerte Funktion namens Sweep.
Mit der Sweep-Funktion von Outlook können Sie unerwünschte E-Mails schnell aus Ihrem Posteingang entfernen. Sie bietet Optionen, um automatisch alle eingehenden E-Mails eines bestimmten Absenders zu löschen, nur die letzte E-Mail zu behalten oder E-Mails zu entfernen, die älter als eine bestimmte Zeitspanne sind, z. B. 10 Tage.
Profi-Tipp
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Outlook.com vs. Gmail.com - Vor- und Nachteile
Vor- und Nachteile von Google Mail
Im Folgenden finden Sie einige Vor- und Nachteile der Verwendung von Google Mail für Ihr Unternehmen:
| Profis | Nachteile |
|---|---|
| Die Integration von Google Mail in Google Workspace fördert die Zusammenarbeit, indem sie es Teams ermöglicht, Dokumente gemeinsam zu nutzen, in Echtzeit zu bearbeiten und nahtlos zu kommunizieren. | Da Google Mail E-Mail-Inhalte für die gezielte Werbung scannt, haben einige Unternehmen Bedenken hinsichtlich der Verwendung ihrer E-Mail-Daten für Werbezwecke. |
| Mit der Suchfunktion von Google Mail können Nutzer schnell bestimmte E-Mails oder Informationen in ihrem Posteingang auffinden. Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn man mit einer großen Anzahl von E-Mails zu tun hat. | Während die grundlegenden Funktionen benutzerfreundlich sind, erfordert die Beherrschung einiger der fortgeschritteneren Funktionen von Google Mail Zeit und Schulungen für Mitarbeiter, die mit der Plattform nicht vertraut sind. |
| Unternehmen profitieren von reichlich Speicherplatz auf Gmail, mit 15 GB pro Benutzer im kostenlosen Plan und erweiterten Speicheroptionen für höherwertige Pläne. | Die volle Funktionalität von Google Mail hängt von einer stabilen Internetverbindung ab. Unternehmen in Gebieten mit unzuverlässigem oder langsamem Internet benötigen Hilfe, um rechtzeitig auf E-Mails zugreifen zu können. |
| Die Spam-Filterung von Google Mail ist äußerst effektiv und minimiert das Risiko, dass unerwünschte E-Mails den Posteingang von Unternehmen verstopfen. Die Genauigkeit der Spam-Erkennung ist entscheidend für eine gesunde und saubere E-Mail-Umgebung. | Gmail bietet zwar eine Integration mit Microsoft-Tools, aber sie ist nicht so nahtlos und leistungsstark wie erwartet. |
Vor- und Nachteile von Outlook
Sie fragen sich, was Outlook von Google Mail unterscheidet?
| Profis | Nachteile |
|---|---|
Microsoft Outlook lässt sich nahtlos in Microsoft Office integrieren und bietet eine einheitliche E-Mail-, Kalender- und Dokumentenmanagement-Plattform. | Im Gegensatz zur robusten Spam-Filterung von Google Mail erfordert die Filterung von Outlook mehr manuelle Arbeit. Die Benutzer müssen ihre Postfächer verwalten und organisieren, um Unordnung aktiv zu verhindern. |
Auch wenn die Spamfunktion von Outlook nicht so fortschrittlich ist wie die von Emails, so bietet sie doch eine ausgeklügelte "Sweep"-Funktion, die eine schnelle Verwaltung von E-Mails ermöglicht, einschließlich des automatischen Löschens auf der Grundlage bestimmter Kriterien. | Bei der Umstellung auf Outlook können Benutzer, die mit den Microsoft-Oberflächen nicht vertraut sind, eine Lernkurve durchlaufen. |
Die Funktion "Fokussierter Posteingang" in Outlook kategorisiert E-Mails auf intelligente Weise und sorgt dafür, dass wichtige und vorrangige Nachrichten von weniger wichtigen getrennt werden. Diese Funktion hilft dabei, einen konzentrierten und organisierten Posteingang zu erhalten. | Mehrere Benutzer haben über Probleme bei der Synchronisierung zwischen Outlook und anderen Microsoft-Diensten berichtet. Dies hat zu Unterbrechungen beim Zugriff auf E-Mails und andere Kalenderereignisse geführt. |
| Die umfassenden Kalenderfunktionen von Outlook ermöglichen eine effiziente Terminplanung, Einladungen zu Besprechungen und eine nahtlose Koordination. Dies ist besonders für Unternehmen mit häufigen Besprechungen und Terminen von Vorteil. | Während sich Outlook gut in Microsoft-Anwendungen integrieren lässt, ist die Integration in Anwendungen von Drittanbietern, die nicht von Microsoft stammen, nicht so nahtlos. |
Business Essentials navigieren: Speicherung, Kosten und Sicherheit
Die Wahl einer E-Mail-Plattform für Ihr Unternehmen ist wie die Wahl des perfekten Büroraums - geräumig, kostengünstig und absolut sicher.
Schauen wir uns kurz den Speicherplatz, die Kosten und die Sicherheit an, die die beiden beliebtesten E-Mail-Dienste bieten.
Outlook vs. Gmail - Speicherplatz
Google Mail bietet großzügig 15 GB kostenlosen Speicherplatz, auf dem Ihre E-Mails neben Google Drive und Fotos liegen. Das ist ein geräumiger Platz für all Ihre digitalen Gegenstände. Da sich aber immer mehr digitale Dinge ansammeln, sollten Sie über eine Erweiterung des Speichers nachdenken.
Auf der anderen Seite ermöglicht Outlook den Nutzern ein 15 GB großes Postfach mit zusätzlich 1 TB OneDrive-Speicher. Im Gegensatz zu Google Mail bietet Outlook OneDrive - einen separaten, aber eleganten Bereich mit Ihrem privaten Speicherplatz. So können Sie Ihre digitalen Daten in einem übersichtlichen Bereich effizient organisieren.
Beide Plattformen bieten reichlich Speicherplatz, aber die Trennung von Postfach und OneDrive-Speicher in Outlook bietet eine bessere Übersichtlichkeit.
Outlook vs. Gmail - Kosten
Google Mail ist völlig kostenlos. Wenn Sie Mitglied werden, erhalten Sie Zugang zu Premium-Funktionen wie dem automatischen Linkschutz, ohne einen Cent auszugeben. Wenn Sie jedoch dazu neigen, digitale Daten zu horten, sollten Sie sich die Speicherpreise von Google ansehen.
Auf der anderen Seite bietet Outlook einen Microsoft 365 Personal-Tarif für 69,99 US-Dollar pro Jahr an, der ein werbefreies Erlebnis, Desktop-Apps und ein erweitertes 50-GB-Postfach umfasst. Der Familientarif kostet 99,99 US-Dollar pro Jahr und kann von bis zu sechs Personen genutzt werden, was ihn zu einer hervorragenden Option für kleine Teams macht.
Outlook oder Gmail - Sicherheit
Sowohl bei Google Mail als auch bei Outlook steht die Sicherheit im Vordergrund. Gmail verwendet eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und eine automatische Überprüfung auf bösartige Inhalte, um sicherzustellen, dass die richtigen E-Mails durchgelassen werden. Google Mail personalisiert Anzeigen auf der Grundlage von E-Mails und verhält sich eher wie ein persönlicher Einkäufer als ein Abhörspezialist.
Outlook bietet eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, Malware-Scans und die zusätzliche Raffinesse von Windows Hello - ein biometrisches Hightech-Schloss für Ihre digitale Festung.
Endgültige Entscheidung - Outlook vs. Gmail
Die Entscheidung zwischen Google Mail und Outlook hängt davon ab, was für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Wenn Sie einen innovativen Ansatz bevorzugen, entscheiden Sie sich für Gmail.
Wenn Sie jedoch ein ausgefeilteres und professionelleres Erscheinungsbild bevorzugen, könnte Outlook die richtige Wahl sein.
Die Entscheidung für die von Ihnen verwendete E-Mail-Plattform kann sich erheblich darauf auswirken, wie Ihr Unternehmen online wahrgenommen wird. Bei der Entscheidung zwischen Google Mail und Outlook geht es nicht nur um E-Mail, sondern auch darum, eine Online-Identität zu schaffen, die mit den Überzeugungen und Werten Ihres Unternehmens übereinstimmt.
5 Tipps für die Erstellung einer Geschäfts-E-Mail
Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für geschäftliche E-Mails, die den richtigen Ton treffen.
1. Recherchieren Sie und kennen Sie Ihr Zielpublikum
Betrachten Sie eine E-Mail als ein Gespräch mit einem potenziellen Interessenten, bevor Sie sie versenden. Tauchen Sie tief in Ihre Zielgruppe ein. Lernen Sie ihre Vorlieben und Interessen kennen. Überlegen Sie, mit wem Sie sprechen, und passen Sie Ihren Tonfall entsprechend an.
2. Einprägsame Betreffzeilen erstellen
Betreffzeilen sind so etwas wie der erste Eindruck Ihrer E-Mail.
Das ist der Moment, in dem ein Leser entscheidet, ob Ihre E-Mail lesenswert ist oder in den Papierkorb gehört. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Betreffs kurz, interessant und vor allem relevant sind. Machen Sie Ihre Empfänger neugierig, die E-Mail zu öffnen.
3. Kürze ist dein Freund
Heutzutage hat niemand mehr Zeit, lange E-Mails zu lesen. Seien wir ehrlich, sie sindfrustrierend.
Weben Sie keine lange Geschichte voller Flusen. Versetzen Sie sich in die Lage des Lesers: Würden Sie sich die Zeit nehmen, um eine nervtötend lange E-Mail zu lesen?
Kommen Sie direkt auf den Punkt und vermeiden Sie Fachjargon.
4. Haben Sie keine Angst davor, Ihre Persönlichkeit einzubringen
Scheuen Sie sich nicht, die Persönlichkeit Ihrer Marke zu zeigen. Sie muss mit dem Publikum sprechen.
Außerdem muss Ihre Marke wissen, dass die E-Mail von einem Menschen und nicht von einer KI erstellt wird.
Profi-Tipp
A well-placed emoji or a touch of humor can turn a business email into an enjoyable interaction
5. Seien Sie reaktionsschnell und ansprechbar
Sie wollen sich in der Branche einen Namen machen? Seien Sie reaktionsschnell.
In der Geschäftswelt werden Sie auf nettere und unhöflichere E-Mails stoßen. Sie müssen lernen, sich höflich und respektvoll einzubringen und einen Dialog zu führen.
Wenn es um Feedback geht, ermutigen Sie zu Antworten und Fragen. Es geht nicht nur darum, Informationen zu übermitteln, sondern Gespräche anzuregen.
Seien Sie ansprechbar und ermutigen Sie Ihre Empfänger, ihre Gedanken mitzuteilen.
Profi-Tipp
Es kann schwierig sein, sich über die besten Praktiken für geschäftliche E-Mails auf dem Laufenden zu halten, aber keine Sorge. Hier ist unser Leitfaden über E-Mail-Trends 2024_
Benutzen Sie Outlook für Ihr Unternehmen? Der nächste Abschnitt würde Ihre Produktivität um das 100-fache steigern!
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E-Mail-Marketing ist für den Aufbau von Kundenbeziehungen unerlässlich, kann aber eine Herausforderung sein.
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Sie fragen sich, wie Sie geschäftliche E-Mails ohne Einschränkungen von Outlook aus versenden können?
Secure Mail Mer ge ist die moderne Art, Serienbriefe zu erstellen!
- Mühelose Personalisierung: Erstellen Sie auf jeden Empfänger zugeschnittene Kampagnen direkt aus Ihrem Outlook-Adressbuch oder Ihrer Tabellenkalkulation. Secure Mail Merge macht die Personalisierung schnell und einfach.
- Keine Größenbeschränkung: Hängen Sie große Dateien an, verfassen Sie längere Nachrichten oder betten Sie Videos und Bilder ein, ohne die üblichen Einschränkungen. Secure Mail Merge sorgt dafür, dass Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt sind.
- Unbegrenzte E-Mail-Leistung: Mit Secure Mail Merge können Sie täglich bis zu 10.000 E-Mails versenden, wodurch die Beschränkungen des Posteingangs aufgehoben werden und eine effiziente Zustellung der Nachrichten gewährleistet ist.
Wie funktioniert der sichere Seriendruck?
Secure Mail Merge ist nahtlos in Outlook 365 integriert und verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche. Das moderne Design macht die Erstellung personalisierter und optisch ansprechender E-Mails einfach, sodass Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
Sind Sie bereit, Ihr E-Mail-Spiel zu verbessern?
Secure Mail Merge noch heute herunterladen und schöpfen Sie das volle Potenzial des E-Mail-Marketings Ihres Unternehmens aus. Ärgern Sie sich nicht länger über die Einschränkungen herkömmlicher E-Mail-Kampagnen; es ist an der Zeit, eine neue Ära der personalisierten, wirkungsvollen Kommunikation einzuleiten!
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