Outlook vs. Gmail für Geschäftsemails: Was ist besser?

E-Mail ist eines der mächtigsten Kommunikationsmittel in der Geschäftswelt.

Viele E-Mail-Dienste sind auf dem Markt, wie Gmail und Outlook.

Wollen Sie wissen, welcher für Ihr Unternehmen besser ist?

Die Wahl zwischen Gmail und Outlook für Ihre Geschäftsmail ist eine langjährige Frage, angesichts der Beliebtheit der beiden E-Mail-Dienste. Selbst mit dem Anstieg von Instant-Messaging-Apps wie Slack oder Zoom nutzen 13 % der börsennotierten Unternehmen Gmail oder Outlook für das Geschäft. Und die verbleibenden Unternehmen verwenden eine Kombination aus beiden.

Lassen Sie uns also die wichtigsten Funktionen jedes Dienstes genauer betrachten und erkunden, was die beiden hervorhebt, die Vorteile und Tipps, um eine ansprechende E-Mail zu erstellen, die Ihre Lead-Generierung garantiert.

Lassen Sie uns beginnen!

Outlook vs Gmail für Geschäftsemails - Top-Funktionen

Benutzeroberfläche und Anpassung

Gmail ist ein E-Mail-Dienst, der Sie in seine Welt der Einfachheit willkommen heißt. Die Benutzeroberfläche ist sehr benutzerfreundlich, intuitiv und leicht zu navigieren.

Gmail-Nutzer können das Aussehen ihres Posteingangs anpassen, indem sie aus verschiedenen vorgefertigten Themen wählen, darunter Stadtansichten, saisonale Themen und ästhetisches Bokeh. Dies verleiht dem gesamten Setup ein personalisierteres Gefühl.

Auf der anderen Seite arbeitet Microsoft Outlook mit Microsoft Office zusammen, um einen nahtlosen und effizienten Arbeitsablauf mit einem professionellen Dashboard zu schaffen.

Im Gegensatz zu Gmail sind die Anpassungsoptionen in Outlook begrenzt. Microsoft hat sich für eine Graustufen-Farbpalette mit leuchtend blauen Akzenten entschieden. Während das Design scheinbar professionell und angenehm für die Augen ist, könnte es für einige Menschen etwas konservativ wirken.

Asset-Organisation

Das Beschriftungssystem von Gmail ist wie ein persönlicher Assistent, der Ihre E-Mails basierend auf Ihren Vorlieben sortiert und organisiert. Im Gegensatz zu traditionellen Ordnern verleihen Beschriftungen Ihren E-Mails eine einzigartige Persönlichkeit.

Mit etwas Kreativität können Sie Beschriftungen anwenden, die Flair hinzufügen und Ihren Posteingang wie eine gut kuratierte Sammlung aussehen lassen.

Im Gegensatz dazu präsentiert Outlook ein standardmäßiges Dreipanel-Setup: Ordner, Posteingang und ausgewählte Nachrichten; diese sind ordentlich von links nach rechts unter einer dreitabigen Werkzeugleiste angeordnet.

Darüber hinaus bietet Outlook hervorragende Organisationsfunktionen, wie eine traditionelle Ordnerstruktur, die es einigen Benutzern erleichtert.

Außerdem hat Outlook ein Kategoriesystem, das als Tags für Nachrichten fungiert, anstatt als Pseudo-Ordner. Sie können mehrere Kategorien auf eine Nachricht anwenden, ohne deren Standort in den Ordnern zu beeinflussen.

Outlook kategorisiert auch automatisch bestimmte Nachrichten in Schnellansicht-Ordner, wie Dokumente, Fotos und Newsletter. Macht die Arbeit einfach.

Spam-Filterung

Eine effektive Spam-Filterung ist einer der größten Vorteile von Gmail, da sie einen robusten Schutz gegen unerwünschte E-Mails bietet. Während einige Spam-Nachrichten durchrutschen können, ist die Kategorisierung von Gmail im Allgemeinen genau und gibt den Nutzern ein hohes Maß an Sicherheit.

Darüber hinaus gehen die Filteroptionen von Gmail über die Spam-Kategorisierung hinaus. Der E-Mail-Dienst ermöglicht es den Nutzern effektiv, unerwünschte E-Mails herauszufiltern, die nicht in die Spam-Kategorie fallen.

Außerdem stört Gmail Ihren Posteingang nicht, indem es Anzeigen basierend auf dem E-Mail-Inhalt in separate Tabs wie Soziale Netzwerke oder Werbung unterteilt. Dies minimiert mögliche Ablenkungen von Ihrem primären Posteingang.

Auf der anderen Seite ist die Spam- und E-Mail-Filterfunktion von Outlook weniger ausgeklügelt und erfordert mehr manuelle Eingriffe. Es bietet jedoch eine bemerkenswerte Funktion namens Sweep.

Die Sweep-Funktion von Outlook ermöglicht es Ihnen, unerwünschte E-Mails schnell aus Ihrem Posteingang zu entfernen. Sie bietet Optionen, um automatisch alle eingehenden E-Mails von einem bestimmten Absender zu löschen, nur die neueste E-Mail zu behalten oder E-Mails zu eliminieren, die älter als ein bestimmter Zeitraum sind, wie z. B. 10 Tage.

Outlook.com vs Gmail.com - Vor- und Nachteile

Vor- und Nachteile von Gmail

Hier sind einige Vorteile und Nachteile der Nutzung von Gmail für Ihr Unternehmen:

Vorteile	Nachteile
Die Integration von Gmail mit Google Workspace fördert die Zusammenarbeit, indem Teams Dokumente teilen, in Echtzeit bearbeiten und nahtlos kommunizieren können.	Da Gmail den E-Mail-Inhalt zur Zielgruppenansprache scannt, haben einige Unternehmen Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes, wenn es um die Nutzung ihrer E-Mail-Daten für Werbezwecke geht.
Die Suchfunktion von Gmail ermöglicht es den Nutzern, schnell bestimmte E-Mails oder Informationen in ihren Postfächern zu finden.	Das Beherrschen einiger der fortgeschritteneren Funktionen von Gmail erfordert Zeit und Schulung für Mitarbeiter, die mit der Plattform nicht vertraut sind.
Unternehmen profitieren von viel Speicherplatz bei Gmail.	Die volle Funktionalität von Gmail ist auf eine stabile Internetverbindung angewiesen.
Die Spam-Filterung von Gmail ist äußerst effektiv.	Die Integration von Gmail mit Microsoft-Tools ist nicht so nahtlos oder leistungsstark wie erwartet.

Vor- und Nachteile von Outlook

Sind Sie neugierig, was Outlook von Gmail unterscheidet?

Vorteile	Nachteile
Microsoft Outlook integriert sich nahtlos mit Microsoft Office und bietet eine einheitliche Plattform für E-Mail, Kalender und Dokumentenverwaltung.	Im Gegensatz zur robusten Spam-Filterung von Gmail erfordert die Filterung in Outlook mehr manuelle Handhabung. Nutzer müssen aktiv ihre Postfächer verwalten und organisieren, um Unordnung zu vermeiden.
Während die Spam-Filterung von Outlook möglicherweise nicht so fortschrittlich ist wie die von Gmail, bietet sie eine ausgeklügelte “Sweep”-Funktion, die eine schnelle Verwaltung von E-Mails ermöglicht, einschließlich automatischer Löschung basierend auf festgelegten Kriterien.	Bei der Anpassung an Outlook können Nutzer, die mit Microsoft-Oberflächen nicht vertraut sind, auf eine Lernkurve stoßen.
Die Funktion “Fokussierter Posteingang” in Outlook kategorisiert E-Mails intelligent und stellt sicher, dass wichtige und priorisierte Nachrichten von weniger wichtigen getrennt werden.	Mehrere Nutzer haben von Synchronisierungsproblemen zwischen Outlook und anderen Microsoft-Diensten berichtet, was zu Unterbrechungen beim Zugriff auf E-Mails und Kalenderereignisse führt.
Die umfassenden Kalenderfunktionen von Outlook ermöglichen eine effiziente Planung, Einladung zu Besprechungen und nahtlose Koordination, was besonders vorteilhaft für Unternehmen mit häufigen Meetings ist.	Während Outlook gut mit Microsoft-Anwendungen integriert ist, ist die Integration mit Drittanbieter-Apps, die nicht von Microsoft stammen, nicht so nahtlos.

Navigieren durch die Geschäftswesentlichkeiten: Speicher, Kosten und Sicherheit

Die Wahl einer E-Mail-Plattform für Ihr Unternehmen ist wie die Auswahl des perfekten Büros - geräumig, kosteneffektiv und völlig sicher.

Lassen Sie uns schnell den Speicher, die Kosten und die Sicherheit der beiden beliebtesten E-Mail-Dienste betrachten.

Outlook vs Gmail - Speicher

Gmail bietet großzügige 15 GB kostenlosen Speicher, in dem Ihre E-Mails mit Google Drive und Fotos koexistieren. Es ist ein geräumiger Platz für all Ihre digitalen Besitztümer. Aber wenn die digitalen Besitztümer sich ansammeln, könnte die Erweiterung des Speichers eine Ihrer Überlegungen werden.

Andererseits erlaubt Outlook den Nutzern ein 15 GB Postfach mit zusätzlichen 1 TB OneDrive-Speicher. Im Gegensatz zu Gmail bietet Outlook OneDrive - einen separaten, aber eleganten Raum mit Ihrer privaten Speichereinheit. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre digitalen Vermögenswerte effizient in einem aufgeräumten Raum zu organisieren.

Beide Plattformen bieten ausreichend Platz, aber die Trennung von Postfach und OneDrive-Speicher bei Outlook bietet einen organisierteren Ansatz.

Outlook vs Gmail - Kosten

Gmail ist völlig kostenlos. Der Beitritt gibt Ihnen Zugang zu Premium-Funktionen wie automatischem Linkschutz, ohne einen Cent auszugeben. Wenn Sie jedoch dazu neigen, digitale Vermögenswerte zu horten, müssen Sie möglicherweise die Preiskategorien für Google-Speicher prüfen.

Andererseits bietet Outlook einen Microsoft 365 Personal-Plan für 69,99 $ pro Jahr, der ein werbefreies Erlebnis, Desktop-Apps und ein erweitertes 50 GB Postfach umfasst. Der Familienplan kostet 99,99 $ pro Jahr und kann von bis zu sechs Personen genutzt werden, was ihn zu einer ausgezeichneten Option für kleine Teams macht.

Outlook oder Gmail - Sicherheit

Sowohl Gmail als auch Outlook legen großen Wert auf Sicherheit. Gmail verwendet die Zwei-Faktor-Authentifizierung und automatisches Scannen nach schädlichem Inhalt, um sicherzustellen, dass die richtigen E-Mails durchkommen. Während Gmail Anzeigen basierend auf E-Mails personalisiert, agiert es eher wie ein persönlicher Einkäufer als wie ein Lauschangreifer.

Outlook bietet die Zwei-Faktor-Authentifizierung, Malware-Scans und die zusätzliche Raffinesse von Windows Hello - einem hochmodernen biometrischen Schloss für Ihre digitale Festung.

Endgültiges Urteil - Outlook vs Gmail

Die Entscheidung zwischen Gmail und Outlook hängt davon ab, was am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Wenn Sie einen innovativen Ansatz mögen, entscheiden Sie sich für Gmail.

Wenn Sie jedoch eine ausgefeiltere und professionellere Atmosphäre bevorzugen, könnte Outlook die richtige Wahl sein.

Ihre Entscheidung bezüglich der E-Mail-Plattform, die Sie verwenden, kann erheblichen Einfluss darauf haben, wie Ihr Unternehmen online wahrgenommen wird. Die Wahl zwischen Gmail und Outlook betrifft nicht nur E-Mails; es geht darum, eine Online-Identität zu schaffen, die mit den Überzeugungen und Werten Ihres Unternehmens übereinstimmt.

5 Tipps für die Erstellung einer geschäftlichen E-Mail

Hier sind einige bewährte Praktiken für geschäftliche E-Mails, um E-Mails zu verfassen, die den richtigen Eindruck hinterlassen.

1. Recherchieren und Ihr Publikum kennen

Bevor Sie eine E-Mail senden, betrachten Sie sie als ein Gespräch mit einem potenziellen Interessenten. Tauchen Sie tief in Ihre Zielgruppe ein. Lernen Sie ihre Vorlieben und Interessen kennen. Sie müssen berücksichtigen, mit wem Sie sprechen, und Ihren Ton entsprechend anpassen.

2. Fesselnde Betreffzeilen erstellen

Betreffzeilen sind wie der erste Eindruck Ihrer E-Mail.

Es ist der Moment, in dem ein Leser entscheidet, ob Ihre E-Mail lesenswert ist oder im Papierkorb landet. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Betreffs kurz, interessant und vor allem relevant sind. Wecken Sie die Neugier Ihrer Empfänger, die E-Mail zu öffnen.

3. Kürze ist Ihr Freund

Niemand hat heutzutage Zeit, lange E-Mails zu lesen. Seien wir ehrlich, sie sind frustrierend.

Verweben Sie keine lange Geschichte voller Floskeln. Versetzen Sie sich in die Lage des Lesers: Würden Sie sich die Zeit nehmen, um eine ärgerlich lange E-Mail zu lesen?

Kommen Sie direkt zur Sache und vermeiden Sie Fachjargon.

4. Scheuen Sie sich nicht, Persönlichkeit einzubringen

Scheuen Sie sich nicht, die Persönlichkeit Ihrer Marke zu zeigen. Sie muss mit dem Publikum sprechen.

Außerdem muss Ihre Marke wissen, dass ein Mensch und nicht eine KI die E-Mail verfasst.

5. Seien Sie reaktionsschnell und ansprechbar

Möchten Sie in der Branche Eindruck hinterlassen? Seien Sie reaktionsschnell.

In der Geschäftswelt werden Sie auf freundlichere und downright unhöfliche E-Mails stoßen. Sie müssen lernen, höflich und respektvoll zu kommunizieren und einen Dialog zu fördern.

Wenn es um Feedback geht, ermutigen Sie zu Antworten und Fragen. Es geht nicht nur darum, Informationen zu senden, sondern Gespräche zu entfachen.

Seien Sie ansprechbar und ermutigen Sie Ihre Empfänger, ihre Gedanken zu teilen.

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E-Mail-Marketing ist entscheidend für den Aufbau von Kundenbeziehungen, kann aber herausfordernd sein.

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Wie funktioniert Sicherer Mail Merge?

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