Wie man wiederkehrende E-Mails plant und sendet

Inmitten eines ständigen Zustroms von Nachrichten ist es leicht, überwältigt zu werden und sich von der sich wiederholenden Natur bestimmter E-Mails belasten zu lassen.

Wie oft hast du dich dabei ertappt, das gleiche Update, die gleiche Erinnerung oder Nachverfolgung zu tippen und dich gefragt, ob es einen besseren Weg gibt?

Nun, die Lösung liegt im Planen und Versenden von wiederkehrenden E-Mails.

Ein durchschnittlicher Berufstätiger verbringt 2,6 Stunden jeden Tag seiner Arbeitswoche mit dem Verwalten von E-Mails, und ein erheblicher Teil dieser Zeit ist wiederkehrenden Aufgaben gewidmet. Indem du die Kraft von wiederkehrenden E-Mails nutzt, kannst du diese verlorenen Stunden zurückgewinnen und deinen Fokus auf wichtigere Unternehmungen lenken.

Aber das ist noch nicht alles!

Wiederkehrende E-Mails bieten eine Vielzahl von Vorteilen, die über die zeitsparende Effizienz hinausgehen. Sie bieten ein Mittel, um konsistente Kommunikation herzustellen, rechtzeitige Erinnerungen zu senden und die Produktivität zu steigern.

Die Möglichkeiten sind endlos, und die Belohnungen sind immens.

Dieser umfassende Leitfaden wird dich durch die Einzelheiten des Planens und Versendens von wiederkehrenden E-Mails führen. Du wirst die verschiedenen verfügbaren Methoden und Werkzeuge kennenlernen, mit einem Fokus auf das beliebte Microsoft Outlook.

Bereite dich also darauf vor, dich von monotonem E-Mail-Drafting zu verabschieden. Es ist Zeit, die Kontrolle über deinen Posteingang zu übernehmen und die Kraft der Automatisierung wie nie zuvor zu nutzen!

4 Gründe, warum Sie wiederkehrende E-Mails in Outlook einrichten sollten

Die Einrichtung von wiederkehrenden E-Mails in Outlook kann Ihr E-Mail-Management und Ihre Kommunikation revolutionieren. Hier sind 4 Szenarien, in denen Sie wiederkehrende E-Mails benötigen, um Ihnen den Rücken freizuhalten!

1. Regelmäßige Updates oder Newsletter versenden

Stellen Sie sich die Zeit und den Aufwand vor, die erforderlich sind, um wöchentlich oder monatlich einen Newsletter an eine große Gruppe von Empfängern manuell zu senden. Mit geplanten wiederkehrenden E-Mails in Outlook können Sie diesen Prozess automatisieren und sicherstellen, dass Ihre Updates oder Newsletter Ihr Publikum konsistent und zuverlässig erreichen.

Egal, ob Sie Brancheninformationen, Unternehmensnachrichten oder wertvolle Inhalte teilen, die Einrichtung von wiederkehrenden E-Mails ermöglicht es Ihnen, mühelos mit Ihrer Zielgruppe in Kontakt zu bleiben und sie zu engagieren.

Sie können unzählige Stunden sparen, die sonst mit sich wiederholenden E-Mail-Aufgaben verbracht worden wären, und Ihre Zeit für strategischere Unternehmungen freimachen.

2. Nachverfolgung Ihrer E-Mail-Liste

Starke Beziehungen zu Kunden oder Klienten aufrechtzuerhalten, ist entscheidend für das Wachstum und den Erfolg eines Unternehmens. Allerdings kann es zeitaufwendig und leicht übersehen werden, in Kontakt zu bleiben und regelmäßige Updates bereitzustellen, insbesondere in einem vollen Terminkalender.

Wiederkehrende E-Mails kommen zur Rettung, indem sie es Ihnen ermöglichen, automatisierte Nachverfolgungen mit Ihren Kunden oder Klienten einzurichten.

Egal, ob Sie den Fortschritt überprüfen, Updates über Ihr Unternehmen teilen oder fortlaufende Unterstützung bieten möchten, wiederkehrende E-Mails in Outlook machen es nahtlos und effizient. Durch die konsequente Pflege dieser Beziehungen können Sie Vertrauen aufbauen, die Loyalität stärken und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

3. Interne und externe Erinnerungen

In unserem schnelllebigen Leben ist es leicht, wichtige Ereignisse, Fristen oder Aufgaben zu vergessen.

Wiederkehrende E-Mails dienen als unschätzbare Erinnerungen, die sicherstellen, dass nichts durch die Maschen fällt. Egal, ob es sich um einen monatlichen Bericht handelt, den Sie abschließen müssen, ein bevorstehendes Meeting, auf das Sie sich vorbereiten möchten, oder eine Teamfrist, die Sie kommunizieren müssen, die Planung wiederkehrender E-Mails kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben und Ihre Verantwortlichkeiten im Blick zu behalten.

Die Automatisierung dieser Erinnerungen kann den Stress verringern, jedes Detail im Kopf zu behalten, und einen proaktiven Ansatz für Ihre Arbeit fördern. Darüber hinaus erleichtert das Teilen dieser Erinnerungen mit Ihrem Team die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

4. Persönliche Produktivität und Organisation

Wiederkehrende E-Mails in Outlook sind nicht nur auf berufliche Umgebungen beschränkt. Sie können auch genutzt werden, um die persönliche Produktivität und Organisation zu verbessern.

Ein Neurowissenschaftler der Universität Berkeley hat einen Anstieg von Burnout-Fällen aufgrund repetitiver Aufgaben festgestellt, was die Produktivität erheblich verringert!

Hier tragen E-Mails zur Erschöpfung am Arbeitsplatz bei. Durch die Einrichtung automatisierter E-Mails für diese Routineaufgaben können Sie das mentale Chaos des Erinnerns beseitigen, sodass Sie sich auf wichtigere Aspekte Ihres Lebens konzentrieren können. Dieses Maß an Automatisierung steigert Ihre Effizienz und vermittelt ein Gefühl von Kontrolle und Ordnung in Ihren täglichen Routinen.

So planen Sie wiederkehrende E-Mails in Outlook in 5 Schritten

Wie man wiederkehrende E-Mails in Outlook sendet, ist nicht gerade ein einfacher Prozess, da es keine einzelne Funktion gibt, die Ihnen hilft, eine gesamte Kampagne zu automatisieren. Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Plug-ins verwenden, um dies fortschrittlicher zu gestalten. (Keine Sorge, wir haben auch dafür eine Lösung!)

Aber können Sie wiederkehrende E-Mails in Outlook planen?

Natürlich! Aber auf eine etwas andere Weise, als Sie erwarten würden.

Befolgen Sie diese fünf Schritte, um E-Mails zu planen oder wiederkehrende Termine mit Erinnerungs-E-Mails in Outlook effektiv einzurichten:

Schritt 1: Verfassen Sie Ihre E-Mail

Beginnen Sie, indem Sie Microsoft Outlook öffnen und Ihre E-Mail wie gewohnt verfassen. Stellen Sie sicher, dass Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers, den Betreff und den Inhalt der Nachricht ausgefüllt haben. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre E-Mail zu überprüfen und Korrektur zu lesen, um ihre Genauigkeit und Klarheit sicherzustellen.

Schritt 2: Zustellung verzögern

Um Ihre E-Mail für eine verzögerte Zustellung zu planen, navigieren Sie zur Registerkarte “Optionen” im Menüband, während Sie sich noch im E-Mail-Verfassungsfenster befinden. Klicken Sie in der Gruppe “Weitere Optionen” auf die Schaltfläche “Zustellung verzögern”. Ein neues Dialogfeld erscheint, in dem Sie das Datum und die Uhrzeit angeben können, zu der die E-Mail gesendet werden soll.

Schritt 3: Zustelldatum und -uhrzeit festlegen

Überprüfen Sie im Abschnitt “Zustelloptionen” des Dialogfelds “Zustellung verzögern” das Kästchen “Nicht früher zustellen als”. Wählen Sie das gewünschte Datum und die Uhrzeit mithilfe der entsprechenden Dropdown-Menüs aus. Outlook verwendet die lokale Zeitzone Ihres Computers, um die E-Mail-Zustellung zu planen. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Schließen”, sobald Sie das gewünschte Datum und die Uhrzeit festgelegt haben.

Schritt 4: Überprüfen und Senden

Bevor Sie die E-Mail planen, werfen Sie einen letzten Blick auf Ihre Nachricht, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entspricht. Achten Sie auf die Empfänger, den Betreff und den Inhalt, um Fehler zu vermeiden. Sobald Sie zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche “Senden”. Die E-Mail wird in den Ordner “Gesendete Objekte” verschoben, bis die geplante Zustellzeit erreicht ist.

Schritt 5: Geplante E-Mails überprüfen und ändern

Sie können auf den Ordner “Gesendete Objekte” zugreifen, wenn Sie eine geplante E-Mail ändern oder stornieren müssen. Um darauf zuzugreifen, klicken Sie auf die Registerkarte “Ordner” im Menüband und wählen Sie den Ordner “Gesendete Objekte” aus der Liste aus.

Im Ordner “Gesendete Objekte” sehen Sie die geplanten E-Mails, die auf den Versand warten. Um eine E-Mail zu ändern, doppelklicken Sie darauf, um sie im Verfassungsfenster zu öffnen, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und planen Sie sie erneut zur Zustellung. Um eine E-Mail zu stornieren, löschen Sie sie einfach aus dem Ordner “Gesendete Objekte”.

Terminwiederholung planen – Die 2. Methode

Neben der verzögerten Zustellung bietet Outlook auch die Möglichkeit, Termine mit Wiederholung zu planen, mit der Sie wiederkehrende E-Mails in bestimmten Intervallen senden können. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie regelmäßige Erinnerungen, Updates oder wöchentliche Berichte senden müssen.

Um die Terminwiederholung zu nutzen, befolgen Sie diese Schritte:

Schritt 1: Neuen Termin erstellen

Öffnen Sie Microsoft Outlook und wechseln Sie zur Kalenderansicht. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Termin, um einen neuen Termin zu erstellen. Verfassen Sie im Terminfenster den Inhalt Ihrer wiederkehrenden E-Mail, einschließlich Betreff, Nachricht und E-Mail-Adresse des Empfängers.

Schritt 2: Das Wiederholungsmuster festlegen

Navigieren Sie im Register Termin zur Gruppe Optionen und klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederholung. Ein neues Dialogfeld erscheint, in dem Sie das Wiederholungsmuster für Ihre E-Mail festlegen können.

Wählen Sie die gewünschte Häufigkeit (täglich, wöchentlich, monatlich usw.) und legen Sie die Start- und Enddaten für die wiederkehrenden E-Mails fest. Bei Bedarf können Sie auch andere Optionen wie die Tageszeit, Erinnerungs Einstellungen und Ausnahmen konfigurieren.

Schritt 3: Überprüfen und Speichern

Überprüfen Sie die Details Ihres Termins, einschließlich des Wiederholungsmusters und des E-Mail-Inhalts, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Sobald Sie zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & Schließen. Outlook sendet automatisch wiederkehrende E-Mails basierend auf dem festgelegten Zeitplan.

Wie Sie Ihre wiederkehrenden E-Mails strategisch und effektiv gestalten können

Während die Planung wiederkehrender E-Mails Zeit sparen und die Kommunikation optimieren kann, ist es wichtig, sicherzustellen, dass sie strategisch und effektiv sind.

Hier sind einige Vorschläge von unseren Experten, um Ihre Strategie für wiederkehrende E-Mails zu verbessern:

1. Personalisieren Sie den Inhalt

Personalisierung ist der Schlüssel, um Ihre wiederkehrenden E-Mails ansprechender und relevanter zu gestalten. Sprechen Sie die Empfänger mit Namen an und ziehen Sie in Betracht, Ihre E-Mail-Liste basierend auf bestimmten Kriterien wie Interessen, Demografie oder Kaufhistorie zu segmentieren.

Erfahren Sie mehr über Tipps für klare und effektive Kommunikation in E-Mails, um Ihr Bestes zu geben!

2. Optimieren Sie Timing und Häufigkeit

Die optimale Zeit und Häufigkeit für Ihre wiederkehrenden E-Mails zu finden, ist entscheidend.

Berücksichtigen Sie die Art Ihres Inhalts und die Vorlieben Ihres Publikums. Wenn Sie beispielsweise einen wöchentlichen Newsletter versenden, experimentieren Sie mit verschiedenen Tagen und Zeiten, um herauszufinden, wann Ihre Empfänger am wahrscheinlichsten mit Ihren E-Mails interagieren.

3. Bieten Sie Wert und Vielfalt

Um Ihre wiederkehrenden E-Mails frisch und ansprechend zu halten, konzentrieren Sie sich darauf, Wert und Vielfalt in Ihren Inhalten zu bieten. Vermeiden Sie sich wiederholende oder monotone Informationen, die dazu führen könnten, dass Empfänger Ihre E-Mails ignorieren oder sich abmelden.

Sie können mit verschiedenen Arten von Inhalten experimentieren, wie z.B. Infografiken, Videos oder Fallstudien, um Ihre E-Mails visuell ansprechend und informativ zu gestalten.

4. Definieren Sie die Strategie mit Daten

Überwachen Sie die Öffnungs- und Klickraten, um die Effektivität Ihres Timings zu beurteilen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Analysieren Sie regelmäßig Ihre E-Mail-Analysen und sammeln Sie Feedback durch A/B-Tests oder Umfragen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Strategie in die richtige Richtung geht.

5. Nutzen Sie Automatisierungssoftware

Die Nutzung von Automatisierungssoftware ist eine leistungsstarke Möglichkeit, Ihre Strategie für wiederkehrende E-Mails zu verbessern. Automatisierungssoftware bietet oft umfassende Anpassungsoptionen, mit denen Sie dynamische und personalisierte Inhalte in großem Maßstab erstellen können. Der Einsatz solcher Tools ermöglicht es Ihnen, Ihren Workflow für wiederkehrende E-Mails zu optimieren, die Effizienz zu maximieren und bessere Ergebnisse zu erzielen.

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SecureMailMerge bietet fortschrittliche Serienbrief-Funktionen und Möglichkeiten, die den gesamten Prozess von der Planung und Personalisierung bis hin zu Analysen und Tracking für Outlook optimieren. Diese Tools ermöglichen es Ihnen, wiederkehrende E-Mails mühelos einzurichten und zu verwalten, Zeit zu sparen und Genauigkeit zu gewährleisten.

Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche können Sie personalisierte E-Mails an mehrere Empfänger ganz einfach planen und verwalten, unabhängig vom Tabellenformat.

Das Tool bietet auch personalisierte Zusammenführungsfelder, Unterstützung für Anhänge und erweiterte Planungsoptionen. Es vereinfacht die Einrichtung und Verwaltung von wiederkehrenden E-Mails und ermöglicht es Ihnen, Inhalte in großem Maßstab zu personalisieren.

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