Wie man wiederkehrende E-Mails plant und sendet

Inmitten eines ständigen Zustroms von Nachrichten ist es leicht, überwältigt zu werden und sich von der sich wiederholenden Natur bestimmter E-Mails erdrücken zu lassen.

Wie oft hast du dich dabei ertappt, das gleiche Update, die gleiche Erinnerung oder Nachverfolgung zu tippen und dich zu fragen, ob es einen besseren Weg gibt?

Nun, die Lösung liegt im Planen und Versenden von wiederkehrenden E-Mails.

Ein durchschnittlicher Berufstätiger verbringt 2,6 Stunden jeden Tag seiner Arbeitswoche mit dem Verwalten von E-Mails, und ein erheblicher Teil dieser Zeit ist sich wiederholenden Aufgaben gewidmet. Indem du die Kraft von wiederkehrenden E-Mails nutzt, kannst du diese verlorenen Stunden zurückgewinnen und deinen Fokus auf wichtigere Unternehmungen lenken.

Aber das ist noch nicht alles!

Wiederkehrende E-Mails bieten eine Vielzahl von Vorteilen, die über zeitsparende Effizienz hinausgehen. Sie ermöglichen eine konsistente Kommunikation, das Versenden zeitgerechter Erinnerungen und steigern die Produktivität.

Die Möglichkeiten sind endlos, und die Belohnungen sind immens.

Dieser umfassende Leitfaden wird dich durch die Einzelheiten des Planens und Versendens von wiederkehrenden E-Mails führen. Du wirst die verschiedenen verfügbaren Methoden und Werkzeuge kennenlernen, wobei der Fokus auf dem beliebten Microsoft Outlook liegt.

Bereite dich also darauf vor, dich von monotonem E-Mail-Entwurf zu verabschieden. Es ist Zeit, die Kontrolle über deinen Posteingang zu übernehmen und die Kraft der Automatisierung wie nie zuvor zu nutzen!

4 Gründe, warum du wiederkehrende E-Mails in Outlook einrichten solltest

Das Einrichten von wiederkehrenden E-Mails in Outlook kann dein E-Mail-Management und deine Kommunikation revolutionieren. Hier sind 4 Szenarien, in denen du wiederkehrende E-Mails brauchst, um dir den Rücken freizuhalten!

1. Regelmäßige Updates oder Newsletter versenden

Stell dir die Zeit und Mühe vor, die es kostet, wöchentlich oder monatlich einen Newsletter an eine große Gruppe von Empfängern manuell zu versenden. Mit geplanten wiederkehrenden E-Mails in Outlook kannst du diesen Prozess automatisieren und sicherstellen, dass deine Updates oder Newsletter dein Publikum konstant und zuverlässig erreichen.

Egal, ob du Brancheninsights, Unternehmensnachrichten oder wertvolle Inhalte teilst, das Einrichten von wiederkehrenden E-Mails ermöglicht es dir, mühelos mit deiner Zielgruppe in Kontakt zu bleiben und sie zu engagieren.

Du kannst unzählige Stunden sparen, die sonst mit sich wiederholenden E-Mail-Aufgaben verbracht worden wären, und dir Zeit für strategischere Vorhaben freihalten.

2. Nachverfolgung deiner E-Mail-Liste

Starke Beziehungen zu Kunden oder Klienten sind entscheidend für das Wachstum und den Erfolg eines Unternehmens. Allerdings kann es zeitaufwändig und leicht übersehen werden, in Kontakt zu bleiben und regelmäßige Updates zu geben, besonders bei einem vollen Terminkalender.

Wiederkehrende E-Mails kommen zur Rettung, indem sie dir ermöglichen, automatisierte Nachverfolgungen mit deinen Klienten oder Kunden einzurichten.

Egal, ob du ihren Fortschritt überprüfen, Updates über dein Unternehmen teilen oder fortlaufende Unterstützung bieten möchtest, wiederkehrende E-Mails in Outlook machen es nahtlos und effizient. Indem du diese Beziehungen konstant pflegst, kannst du Vertrauen aufbauen, Loyalität stärken und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

3. Interne und externe Erinnerungen

In unserem schnelllebigen Leben ist es leicht, wichtige Ereignisse, Fristen oder Aufgaben zu vergessen.

Wiederkehrende E-Mails dienen als unschätzbare Erinnerungen, die sicherstellen, dass nichts durch die Lappen geht. Egal, ob es sich um einen monatlichen Bericht handelt, den du abschließen musst, ein bevorstehendes Meeting, auf das du dich vorbereiten möchtest, oder eine Teamfrist, die du kommunizieren musst, das Planen wiederkehrender E-Mails kann dir helfen, organisiert zu bleiben und deine Verantwortlichkeiten im Blick zu behalten.

Die Automatisierung dieser Erinnerungen kann den Stress verringern, jedes Detail im Kopf zu behalten, und dir helfen, proaktiv zu arbeiten. Darüber hinaus erleichtert das Teilen dieser Erinnerungen mit deinem Team die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

4. Persönliche Produktivität und Organisation

Wiederkehrende E-Mails in Outlook sind nicht nur auf berufliche Einstellungen beschränkt. Sie können auch genutzt werden, um die persönliche Produktivität und Organisation zu verbessern.

Ein Neurowissenschaftler der Universität Berkeley hat einen Anstieg von Burnout-Fällen aufgrund repetitiver Aufgaben festgestellt, was die Produktivität erheblich verringert!

Hier tragen E-Mails zur Erschöpfung am Arbeitsplatz bei. Indem du automatisierte E-Mails für diese Routineaufgaben einrichtest, kannst du den mentalen Ballast des Erinnerns beseitigen und dich auf wichtigere Aspekte deines Lebens konzentrieren. Dieses Maß an Automatisierung steigert deine Effizienz und vermittelt ein Gefühl von Kontrolle und Ordnung in deinen täglichen Routinen.

So planst du wiederkehrende E-Mails in Outlook in 5 Schritten

Wie man wiederkehrende E-Mails in Outlook sendet, ist nicht gerade ein einfacher Prozess, da es keine einzelne Funktion gibt, die dir hilft, eine ganze Kampagne zu automatisieren. Du musst möglicherweise zusätzliche Plug-ins verwenden, um das Ganze etwas fortgeschrittener zu gestalten. (Keine Sorge, wir haben auch dafür eine Lösung!)

Aber kannst du wiederkehrende E-Mails in Outlook planen?

Klar! Aber auf eine etwas andere Weise, als du vielleicht erwartest.

Befolge diese fünf Schritte, um E-Mails effektiv zu planen oder wiederkehrende Termine mit Erinnerungs-E-Mails in Outlook einzurichten:

Schritt 1: Verfasse deine E-Mail

Beginne damit, Microsoft Outlook zu öffnen und deine E-Mail wie gewohnt zu verfassen. Stelle sicher, dass du die E-Mail-Adresse des Empfängers, den Betreff und den Inhalt der Nachricht ausgefüllt hast. Nimm dir die Zeit, deine E-Mail zu überprüfen und Korrektur zu lesen, um ihre Genauigkeit und Klarheit sicherzustellen.

Schritt 2: Lieferung verzögern

Um deine E-Mail für eine verzögerte Lieferung zu planen, gehe zum Tab “Optionen” im Menüband, während du dich noch im E-Mail-Verfassungsfenster befindest. Klicke in der Gruppe “Weitere Optionen” auf die Schaltfläche “Lieferung verzögern”. Ein neues Dialogfeld erscheint, in dem du das Datum und die Uhrzeit angeben kannst, zu der die E-Mail gesendet werden soll.

Schritt 3: Lieferdatum und -uhrzeit festlegen

Im Abschnitt “Lieferoptionen” des Dialogfelds “Lieferung verzögern” aktiviere das Kästchen “Nicht vor” und wähle das gewünschte Datum und die Uhrzeit über die entsprechenden Dropdown-Menüs aus. Outlook verwendet die lokale Zeitzone deines Computers, um die E-Mail-Zustellung zu planen. Klicke auf die Schaltfläche “Schließen”, sobald du das gewünschte Datum und die Uhrzeit festgelegt hast.

Schritt 4: Überprüfen und Senden

Bevor du die E-Mail planst, wirf einen letzten Blick auf deine Nachricht, um sicherzustellen, dass sie deinen Anforderungen entspricht. Achte auf die Empfänger, den Betreff und den Inhalt, um Fehler zu vermeiden. Sobald du zufrieden bist, klicke auf die Schaltfläche “Senden”. Die E-Mail wird in den Ordner “Gesendete Elemente” verschoben, bis die geplante Lieferzeit erreicht ist.

Schritt 5: Geplante E-Mails überprüfen und ändern

Du kannst auf den Ordner “Gesendete Elemente” zugreifen, wenn du eine geplante E-Mail ändern oder stornieren musst. Um darauf zuzugreifen, klicke auf den Tab “Ordner” im Menüband und wähle den Ordner “Gesendete Elemente” aus der Liste.

Im Ordner “Gesendete Elemente” siehst du die geplanten E-Mails, die auf den Versand warten. Um eine E-Mail zu ändern, doppelklicke darauf, um sie im Verfassungsfenster zu öffnen, nimm die notwendigen Änderungen vor und plane sie erneut zur Lieferung. Um eine E-Mail zu stornieren, lösche sie einfach aus dem Ordner “Gesendete Elemente”.

Terminwiederholung planen – Die 2. Methode

Neben der verzögerten Zustellung bietet Outlook auch die Möglichkeit, Termine wiederholt zu planen, mit der du wiederkehrende E-Mails in bestimmten Intervallen senden kannst. Diese Funktion ist nützlich, wenn du regelmäßige Erinnerungen, Updates oder wöchentliche Berichte senden musst.

Um die Terminwiederholung zu nutzen, folge diesen Schritten:

Schritt 1: Neuen Termin erstellen

Öffne Microsoft Outlook und gehe zur Kalenderansicht. Klicke auf die Schaltfläche Neuer Termin, um einen neuen Termin zu erstellen. Im Terminfenster verfasst du den Inhalt deiner wiederkehrenden E-Mail, einschließlich Betreff, Nachricht und der E-Mail-Adresse des Empfängers.

Schritt 2: Das Wiederholungsmuster festlegen

Im Termin-Tab des Menübands navigiere zur Gruppe Optionen und klicke auf die Schaltfläche Wiederholung. Ein neues Dialogfeld erscheint, in dem du das Wiederholungsmuster für deine E-Mail festlegen kannst.

Wähle die gewünschte Häufigkeit (täglich, wöchentlich, monatlich usw.) und setze die Start- und Enddaten für die wiederkehrenden E-Mails. Falls nötig, kannst du auch andere Optionen wie die Tageszeit, Erinnerungs Einstellungen und Ausnahmen konfigurieren.

Schritt 3: Überprüfen und Speichern

Überprüfe die Details deines Termins, einschließlich des Wiederholungsmusters und des E-Mail-Inhalts, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist. Sobald du zufrieden bist, klicke auf die Schaltfläche Speichern & Schließen. Outlook sendet automatisch wiederkehrende E-Mails basierend auf dem festgelegten Zeitplan.

Wie Du Deine wiederkehrenden E-Mails strategisch und effektiv gestaltest?

Während das Planen von wiederkehrenden E-Mails Zeit sparen und die Kommunikation optimieren kann, ist es wichtig, dass sie strategisch und effektiv sind.

Hier sind einige Vorschläge von unseren Experten, um Deine Strategie für wiederkehrende E-Mails zu verbessern:

1. Personalisiere den Inhalt

Personalisierung ist der Schlüssel, um Deine wiederkehrenden E-Mails ansprechender und relevanter zu gestalten. Sprich die Empfänger mit Namen an und ziehe in Betracht, Deine E-Mail-Liste basierend auf spezifischen Kriterien wie Interessen, Demografie oder Kaufhistorie zu segmentieren.

Finde mehr Tipps für klare und effektive Kommunikation in E-Mails, um den bestmöglichen Eindruck zu hinterlassen!

2. Optimiere Timing und Frequenz

Das Finden des optimalen Timings und der Frequenz für Deine wiederkehrenden E-Mails ist entscheidend.

Berücksichtige die Art Deines Inhalts und die Vorlieben Deines Publikums. Wenn Du beispielsweise einen wöchentlichen Newsletter versendest, experimentiere mit verschiedenen Tagen und Zeiten, um herauszufinden, wann Deine Empfänger am wahrscheinlichsten mit Deinen E-Mails interagieren.

3. Biete Wert und Vielfalt

Um Deine wiederkehrenden E-Mails frisch und ansprechend zu halten, konzentriere Dich darauf, Wert und Vielfalt in Deinen Inhalten zu bieten. Vermeide sich wiederholende oder monotone Informationen, die dazu führen könnten, dass Empfänger Deine E-Mails ignorieren oder sich abmelden.

Du kannst mit verschiedenen Arten von Inhalten experimentieren, wie z.B. Infografiken, Videos oder Fallstudien, um Deine E-Mails visuell ansprechend und informativ zu gestalten.

4. Definiere die Strategie mit Daten

Überwache die Öffnungs- und Klickrate, um die Effektivität Deines Timings zu beurteilen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Analysiere regelmäßig Deine E-Mail-Analysen und sammle Feedback durch A/B-Tests oder Umfragen, um sicherzustellen, dass Deine E-Mail-Strategie in die richtige Richtung geht.

5. Nutze Automatisierungssoftware

Die Nutzung von Automatisierungssoftware ist eine effektive Möglichkeit, Deine Strategie für wiederkehrende E-Mails zu verbessern. Automatisierungssoftware bietet oft umfangreiche Anpassungsoptionen, mit denen Du dynamische und personalisierte Inhalte in großem Maßstab erstellen kannst. Der Einsatz solcher Tools ermöglicht es Dir, Deinen Workflow für wiederkehrende E-Mails zu optimieren, die Effizienz zu maximieren und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Nutze die einfachste E-Mail-Automatisierung mit SecureMail Merge!

SecureMailMerge bietet fortschrittliche Mail-Merge-Funktionen und Möglichkeiten, die den gesamten Prozess von der Planung und Personalisierung bis hin zu Analysen und Tracking für Outlook optimieren. Diese Tools ermöglichen es dir, wiederkehrende E-Mails mühelos einzurichten und zu verwalten, Zeit zu sparen und Genauigkeit zu gewährleisten.

Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche kannst du ganz einfach personalisierte E-Mails an mehrere Empfänger in jedem Tabellenformat planen und verwalten.

Das Tool bietet auch personalisierte Zusammenführungsfelder, Unterstützung für Anhänge und erweiterte Planungsoptionen. Es vereinfacht das Einrichten und Verwalten von wiederkehrenden E-Mails und ermöglicht es dir, Inhalte in großem Maßstab zu personalisieren.

Bereit, deinen E-Mail-Workflow auf das Maximum zu revolutionieren?

Teste Secure Mail Merge kostenlos und erlebe einen Anstieg in Produktivität, E-Mail-Antworten, Teamkoordination und Kundenzufriedenheit!