Planen und Senden von wiederkehrenden E-Mails

Inmitten eines ständigen Zustroms von Nachrichten kann es leicht passieren, dass man von den sich wiederholenden E-Mails überwältigt wird und sich verzettelt.

Wie oft haben Sie sich dabei ertappt, dass Sie immer wieder dieselbe Aktualisierung, Erinnerung oder Wiedervorlage abtippen und sich fragen, ob es einen besseren Weg gibt?

Die Lösung liegt in der Planung und dem Versand wiederkehrender E-Mails.

Ein durchschnittlicher Berufstätiger verbringt 2,6 Stunden pro Tag ihrer Arbeitswoche mit der Bearbeitung von E-Mails verbringenund ein erheblicher Teil dieser Zeit wird für sich wiederholende Aufgaben aufgewendet. Indem Sie sich die Leistung wiederkehrender E-Mails zunutze machen, können Sie diese verlorenen Stunden zurückgewinnen und Ihren Fokus auf wichtigere Aufgaben lenken.

Aber das ist noch nicht alles!

Wiederkehrende E-Mails bieten eine Vielzahl von Vorteilen, die über die Zeitersparnis hinausgehen. Sie bieten die Möglichkeit, eine konsistente Kommunikation aufzubauen, rechtzeitig Erinnerungen zu versenden und die Produktivität zu steigern.

Die Möglichkeiten sind endlos, und der Nutzen ist immens.

In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie alles über die Planung und den Versand wiederkehrender E-Mails. Sie lernen die verschiedenen verfügbaren Methoden und Tools kennen, wobei der Schwerpunkt auf dem beliebten Microsoft Outlook liegt.

Verabschieden Sie sich also von der eintönigen E-Mail-Erstellung. Es ist an der Zeit, die Kontrolle über Ihren Posteingang zu übernehmen und die Macht der Automatisierung wie nie zuvor zu nutzen!

4 Gründe, warum Sie wiederkehrende E-Mails in Outlook einrichten müssen

Die Einrichtung von wiederkehrenden E-Mails in Outlook kann Ihr E-Mail-Management und Ihre Kommunikation revolutionieren. Hier sind 4 Szenarien, in denen Sie wiederkehrende E-Mails benötigen, um Ihnen den Rücken zu stärken!

1. Regelmäßige Updates oder Newsletter verschicken

Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit und Mühe es kostet, einen wöchentlichen oder monatlichen Newsletter manuell an eine große Gruppe von Empfängern zu versenden. Mit geplanten, sich wiederholenden E-Mails in Outlook können Sie diesen Prozess automatisieren und sicherstellen, dass Ihre Aktualisierungen oder Newsletter Ihr Publikum konsequent und zuverlässig erreichen.

Ganz gleich, ob Sie Einblicke in die Branche, Unternehmensnachrichten oder wertvolle Inhalte weitergeben möchten, durch die Einrichtung wiederkehrender E-Mails können Sie mühelos mit Ihrer Zielgruppe in Verbindung bleiben und sie ansprechen.

Sie können unzählige Stunden einsparen, die Sie sonst mit sich wiederholenden E-Mail-Aufgaben verbracht hätten, und so Ihre Zeit für strategischere Aufgaben nutzen.

2. Nachfassen bei Ihrer E-Mail-Liste

Die Pflege enger Beziehungen zu Kunden oder Auftraggebern ist für das Wachstum und den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich. Mit ihnen in Kontakt zu bleiben und sie regelmäßig auf dem Laufenden zu halten, kann jedoch zeitaufwändig sein und in einem vollen Terminkalender leicht übersehen werden.

Wiederkehrende E-Mails sind die Rettung, denn sie ermöglichen es Ihnen, automatische Wiedervorlagen für Ihre Kunden einzurichten.

Ganz gleich, ob Sie sich über die Fortschritte Ihrer Kunden informieren, sie über Neuigkeiten in Ihrem Unternehmen auf dem Laufenden halten oder ihnen kontinuierlichen Support bieten möchten - die Wiederholung von E-Mails in Outlook macht dies nahtlos und effizient. Durch die konsequente Pflege dieser Beziehungen können Sie das Vertrauen fördern, die Loyalität stärken und die Kundenzufriedenheit verbessern.

3. Interne und externe Mahnungen

In unserem schnelllebigen Leben ist es leicht, wichtige Ereignisse, Fristen oder Aufgaben zu vergessen.

Wiederkehrende E-Mails sind eine wertvolle Erinnerungsfunktion, die sicherstellt, dass nichts übersehen wird. Ganz gleich, ob es sich um einen Monatsbericht handelt, den Sie ausfüllen müssen, um ein bevorstehendes Meeting, auf das Sie sich vorbereiten möchten, oder um eine Team-Deadline, die Sie kommunizieren müssen - die Planung von wiederkehrenden E-Mails kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben und den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten.

Die Automatisierung dieser Erinnerungen kann den Stress, sich an jedes Detail erinnern zu müssen, verringern und einen proaktiven Ansatz für Ihre Arbeit beibehalten. Außerdem erleichtert die gemeinsame Nutzung dieser Erinnerungen durch Ihr Team die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle auf derselben Seite stehen.

4. Persönliche Produktivität und Organisation

Wiederkehrende E-Mails in Outlook sind nicht auf den beruflichen Bereich beschränkt. Sie können auch genutzt werden, um die persönliche Produktivität und Organisation zu verbessern.

Ein Neurowissenschaftler der Universität Berkeley hat eine erhöhte Burnout-Fälle aufgrund von sich wiederholenden Aufgabenwas die Produktivität um ein Vielfaches verringert!

In diesem Fall tragen E-Mails zum Burnout am Arbeitsplatz bei. Wenn Sie für diese Routineaufgaben automatisierte E-Mails einrichten, müssen Sie sich nicht mehr an sie erinnern und können sich auf wichtigere Aspekte Ihres Lebens konzentrieren. Dieser Automatisierungsgrad steigert Ihre Effizienz und gibt Ihnen ein Gefühl der Kontrolle und Ordnung in Ihren täglichen Abläufen.

Planen von wiederkehrenden E-Mails in Outlook in 5 Schritten

Das Versenden von wiederkehrenden E-Mails in Outlook ist nicht ganz einfach, da es keine einzige Funktion gibt, mit der Sie eine ganze Kampagne automatisieren können. Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Plug-ins verwenden, um das Ganze zu vereinfachen. (Keine Sorge, auch dafür haben wir etwas für Sie!)

Aber können Sie wiederkehrende E-Mails in Outlook planen?

Ja, natürlich! Aber auf eine etwas andere Art, als man erwarten würde.

Befolgen Sie diese fünf Schritte, um E-Mails zu planen oder wiederkehrende Termine mit Erinnerungs-E-Mails in Outlook effektiv einzurichten:

Schritt 1: Verfassen Sie Ihre E-Mail

Öffnen Sie zunächst Microsoft Outlook und verfassen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt. Vergewissern Sie sich, dass Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers, den Betreff und den Inhalt der Nachricht eingegeben haben. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre E-Mail zu überprüfen und Korrektur zu lesen, um ihre Richtigkeit und Klarheit zu gewährleisten.

Schritt 2: Lieferung verzögern

Um Ihre E-Mail für eine verzögerte Zustellung einzuplanen, navigieren Sie im Fenster für die E-Mail-Erstellung zur Registerkarte Optionen in der Multifunktionsleiste. Klicken Sie in der Gruppe Weitere Optionen auf die Schaltfläche Zustellung verzögern. Es erscheint ein neues Dialogfeld, in dem Sie das Datum und die Uhrzeit für den Versand der E-Mail angeben können.

Schritt 3: Legen Sie das Datum und die Uhrzeit der Zustellung fest

Aktivieren Sie im Abschnitt "Zustelloptionen" des Dialogfelds "Zustellung verzögern" das Kontrollkästchen "Nicht zustellen vor". Wählen Sie das gewünschte Datum und die Uhrzeit über die entsprechenden Dropdown-Menüs aus. Outlook verwendet die lokale Zeitzone Ihres Computers, um die E-Mail-Zustellung zu planen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, wenn Sie das gewünschte Datum und die Uhrzeit eingestellt haben.

Schritt 4: Überprüfen und Senden

Bevor Sie die E-Mail planen, sollten Sie Ihre Nachricht noch einmal überprüfen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entspricht. Achten Sie auf die Empfänger, den Betreff und den Inhalt, um Fehler zu vermeiden. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Die E-Mail wird bis zum geplanten Zustellungszeitpunkt in den Postausgang verschoben.

Schritt 5: Überprüfen und Ändern geplanter E-Mails

Sie können auf den Ordner Postausgang zugreifen, wenn Sie eine geplante E-Mail ändern oder abbrechen müssen. Klicken Sie dazu im Menüband auf die Registerkarte "Ordner" und wählen Sie den Ordner "Postausgang" aus der Liste aus.

Im Ordner Postausgang sehen Sie die geplanten E-Mails, die darauf warten, gesendet zu werden. Um eine E-Mail zu ändern, doppelklicken Sie auf sie, um sie im Kompositionsfenster zu öffnen, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und planen Sie die Zustellung neu. Um eine E-Mail abzubrechen, löschen Sie sie einfach aus dem Ordner Postausgang.

Termin-Wiederholungsplanung - Die 2. Methode

Neben der verzögerten Zustellung bietet Outlook auch eine Terminwiederholungsplanung, mit der Sie wiederkehrende E-Mails in bestimmten Abständen versenden können. Diese Funktion ist von Vorteil, wenn Sie regelmäßig Erinnerungen, Aktualisierungen oder Wochenberichte versenden müssen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Terminwiederholung zu nutzen:

Schritt 1: Erstellen eines neuen Termins

Öffnen Sie Microsoft Outlook und gehen Sie zur Kalenderansicht. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Termin, um einen neuen Termin zu erstellen. Verfassen Sie im Terminfenster den Inhalt Ihrer wiederkehrenden E-Mail, einschließlich des Betreffs, der Nachricht und der E-Mail-Adresse des Empfängers.

Schritt 2: Einstellen des Wiederholungsmusters

Navigieren Sie auf der Registerkarte "Termin" des Menübands zur Gruppe "Optionen" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Wiederholung". Es wird ein neues Dialogfeld angezeigt, in dem Sie das Wiederholungsmuster für Ihre E-Mail festlegen können.

Wählen Sie die gewünschte Häufigkeit (täglich, wöchentlich, monatlich usw.) und legen Sie das Start- und Enddatum für die wiederkehrenden E-Mails fest. Bei Bedarf können Sie auch andere Optionen wie die Tageszeit, Erinnerungseinstellungen und Ausnahmen konfigurieren.

Schritt 3: Überprüfen und Speichern

Überprüfen Sie Ihre Termindetails, einschließlich des Wiederholungsmusters und des E-Mail-Inhalts, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen. Outlook sendet automatisch wiederkehrende E-Mails nach dem angegebenen Zeitplan.

Wie können Sie Ihre wiederkehrenden E-Mails strategisch und effektiv gestalten?

Die Planung von wiederkehrenden E-Mails kann zwar Zeit sparen und die Kommunikation rationalisieren, aber es ist wichtig, dass sie strategisch und effektiv sind.

Hier sind einige Vorschläge unserer Experten zur Verbesserung Ihrer Strategie für wiederkehrende E-Mails:

1. Personalisieren Sie den Inhalt

Personalisierung ist der Schlüssel, um Ihre wiederkehrenden E-Mails ansprechender und relevanter zu gestalten. Sprechen Sie die Empfänger mit ihrem Namen an und überlegen Sie, ob Sie Ihre E-Mail-Liste nach bestimmten Kriterien wie Interessen, demografischen Daten oder Kaufhistorie segmentieren sollten.

Hier finden Sie weitere Tipps für eine klare und effektive Kommunikation per E-Mail, damit Sie sich von Ihrer besten Seite zeigen können!

2. Timing und Frequenz optimieren

Es ist wichtig, den optimalen Zeitpunkt und die optimale Häufigkeit für Ihre wiederkehrenden E-Mails zu finden.

Berücksichtigen Sie die Art Ihrer Inhalte und die Vorlieben Ihrer Zielgruppe. Wenn Sie z. B. einen wöchentlichen Newsletter versenden, experimentieren Sie mit verschiedenen Tagen und Uhrzeiten, um herauszufinden, wann Ihre Empfänger am ehesten auf Ihre E-Mails reagieren.

3. Bieten Sie Wert und Abwechslung

Um Ihre wiederkehrenden E-Mails frisch und ansprechend zu halten, sollten Sie sich darauf konzentrieren, einen Mehrwert und Abwechslung in Ihre Inhalte zu bringen. Vermeiden Sie sich wiederholende oder eintönige Informationen, die dazu führen könnten, dass die Empfänger Ihre E-Mails ignorieren oder abbestellen.

Sie können mit verschiedenen Arten von Inhalten experimentieren, wie z. B. Infografiken, Videos oder Fallstudien, um Ihre E-Mails visuell ansprechend und informativ zu gestalten.

4. Mit Daten eine Strategie definieren

Überwachen Sie die Öffnungs- und Klickraten, um die Wirksamkeit Ihres Timings zu messen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Analysieren Sie regelmäßig Ihre E-Mail-Analysen und sammeln Sie Feedback durch A/B-Tests oder Umfragen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Strategie in die richtige Richtung geht.

5. Einsatz von Automatisierungssoftware

Der Einsatz von Automatisierungssoftware ist eine leistungsstarke Methode zur Verbesserung Ihrer Strategie für wiederkehrende E-Mails. Automatisierungssoftware bietet oft robuste Anpassungsoptionen, mit denen Sie dynamische und personalisierte Inhalte in großem Umfang erstellen können. Durch den Einsatz solcher Tools können Sie Ihren Workflow für wiederkehrende E-Mails optimieren, die Effizienz maximieren und bessere Ergebnisse erzielen.

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Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche können Sie personalisierte E-Mails an mehrere Empfänger mit beliebigen Tabellenkalkulationsformaten problemlos planen und verwalten.

Das Tool bietet außerdem personalisierte Seriendruckfelder, Unterstützung für Anhänge und erweiterte Planungsoptionen. Es vereinfacht das Einrichten und Verwalten wiederkehrender E-Mails und ermöglicht es Ihnen, Inhalte in großem Umfang zu personalisieren.

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