Wie findet und entfernt man doppelte Kontakte in Outlook?

Wenn Sie schon einmal durch Ihre Kontakte geblättert haben und dabei auf verwirrende Duplikate gestoßen sind, sind Sie nicht allein.

Stellen Sie sich vor, Sie sind gerade dabei, eine E-Mail an einen Kollegen zu verfassen, als Sie bemerken, dass es mehrere Einträge für denselben Kontakt gibt, was eine kurze Pause in Ihrem produktivsten Teil der Aufgabe verursacht.

Frustrierend, nicht wahr?

Und jetzt kommt der Clou: Ein eine durchschnittliche Person verschickt 24,7 E-Mails pro Tag. Stellen Sie sich vor, wie viele Kontakte Sie in dieser Situation verwechseln können!

Als Berufstätiger könnte ein erheblicher Teil Ihrer kostbaren Arbeitswoche durch das Duplizitätsdilemma verloren gehen. Oder noch schlimmer, Ihr lieber Kunde erhält Ihre speziellen E-Mails entweder gar nicht oder zweimal und ärgert sich.

Aber keine Sorge, in diesem Artikel werden wir die Geheimnisse von Outlook lüften und Sie durch den Prozess der Identifizierung und Beseitigung dieser lästigen Duplikate führen.

Also, anschnallen und loslegen!

7 Gründe, warum Outlook Kontakte dupliziert

In der Kontaktverwaltung von Outlook kann das verwirrende Problem der doppelten Kontakte oft auf viele Gründe zurückgeführt werden. Das Verständnis der Grundursachen ist entscheidend, um diese digitale Duplizität wirksam zu entschärfen.

Hier sind 7 wichtige Gründe, warum Outlook-Kontaktduplikate in Ihr Adressbuch eindringen können:

1. Fehler bei der Synchronisierung

Eine der Hauptursachen für doppelte Kontakte sind Synchronisierungsfehler. Wenn Sie Outlook mit einem anderen Gerät oder einer anderen Anwendung synchronisieren, werden die Kontaktinformationen aktualisiert.

Wenn diese Geräte jedoch bei der Erstellung von Kontakten unterschiedliche Synchronisierungsfelder verwenden, kann dies dazu führen, dass bestehende Kontakte bei der Synchronisierung versehentlich wiederhergestellt werden. Diese Fehlanpassung der Synchronisierungsmechanismen kann zu einem Wirrwarr von doppelten Einträgen führen.

2. Mehrere Konten verwenden

Mehrere E-Mail-Konten in Outlook können zwar eine bequeme Organisationsstrategie sein, sie können aber auch eine Brutstätte für doppelte Kontakte sein, wenn sie nicht richtig konfiguriert sind. Wenn Outlook-Elemente aufgrund einer falschen Konfiguration mehrerer Konten dupliziert werden, kann sich die beabsichtigte Effizienz schnell in ein unübersichtliches Adressbuch verwandeln.

3. Importieren von Kontakten oder Zusammenführen von PST-Dateien

Die in Outlook integrierte Import-/Exportfunktion bietet eine praktische Möglichkeit, Daten zu übertragen. Wenn jedoch die Option "Erstellung von Duplikaten zulassen" während dieses Vorgangs nicht deaktiviert ist, müssen Sie sich darauf einstellen, dass doppelte Kontakte unerwünscht sind.

Der Import von Kontakten oder das Zusammenführen von PST-Dateien ohne die nötige Sorgfalt kann dazu führen, dass Ihr Adressbuch versehentlich mit überflüssigen Einträgen gefüllt wird.

4. Fehlerhaftes Hinzufügen zusätzlicher Kontaktdaten

Menschliches Versagen spielt oft eine Rolle bei der Vervielfältigung.

Wenn Sie neue E-Mail-Adressen oder Telefonnummern zu einem bestehenden Kontakt hinzufügen, kann es sein, dass das System diese Informationen als einen völlig neuen Eintrag speichert, was zu Doppelungen führt. Dieses Szenario zeigt, wie wichtig eine sorgfältige Dateneingabe ist, um die Integrität Ihrer Kontaktliste zu wahren.

5. Erstellen eines Kontakts durch Ziehen einer E-Mail

Die Bequemlichkeit, eine E-Mail in den Kontaktordner von Outlook zu ziehen, birgt eine Reihe von Herausforderungen in sich. Wenn diese Methode angewendet wird, erscheint ein neuer Eintrag im Adressbuch.

Wenn die E-Mail jedoch von einer zusätzlichen Adresse eines der Korrespondenten gesendet wurde, wird der Kontakt dupliziert. Dies unterstreicht die Notwendigkeit eines nuancierten Ansatzes bei der Verwendung solcher Abkürzungen zur Erstellung von Kontakten.

6. Änderungen im Format der Kontaktinformationen

Eine Verschiebung des Formats oder der Struktur von Kontaktinformationen, insbesondere während der Synchronisierung, kann zur Erstellung von doppelten Einträgen führen. Eine inkonsistente Formatierung auf verschiedenen Geräten oder in verschiedenen Anwendungen kann dazu führen, dass Outlook denselben Kontakt unterschiedlich interpretiert, was zu Duplikaten führt.

7. Unvollständige Kontakt-Zusammenführung

Beim Zusammenführen von Kontakten können unvollständige oder fehlerhafte Zusammenführungsprozesse zum Phänomen der Duplizierung beitragen. Wenn der Zusammenführungsprozess nicht alle relevanten Kontaktdetails genau abgleicht, kann dies zur Erstellung von doppelten Einträgen führen.

Wie man Outlook daran hindert, doppelte Kontakte zu erstellen

Nachdem Sie Ihr Outlook nun geschickt von doppelten Kontakten befreit haben, sollten Sie Ihre digitale Festung gegen zukünftige Eindringlinge verstärken. Die Schlüssel zur Führung eines geordneten Adressbuchs liegt in der automatischen Erkennung doppelter Kontakte in Outlook.

Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um die Erstellung von Duplikaten von vornherein zu verhindern:

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Datei

Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf die Registerkarte "Datei" in der oberen linken Ecke des Bildschirms. Dies führt Sie zum Outlook-Menü "Datei".

2. Zugriffsoptionen

Wählen Sie im Menü "Datei" die Option "Optionen", die sich am unteren Ende der Liste befindet. Dadurch wird das Fenster "Outlook-Optionen" geöffnet, in dem Sie verschiedene Einstellungen anpassen können.

3. Menschen auswählen

Klicken Sie im Fenster Outlook-Optionen auf der linken Seite auf die Registerkarte "Personen". In diesem Abschnitt finden Sie Einstellungen für die Kontaktverwaltung.

4. Duplikatkontakt-Detektor aktivieren

Suchen Sie unter dem Abschnitt "Namen und Ablage" nach der Option "Beim Speichern neuer Kontakte auf doppelte Kontakte prüfen". Aktivieren Sie das Kästchen neben dieser Option, um die automatische Erkennung doppelter Kontakte zu aktivieren.

5. Änderungen übernehmen

Nachdem Sie das Kästchen markiert haben, klicken Sie unten im Fenster "Outlook-Optionen" auf "OK", um die vorgenommenen Änderungen zu übernehmen.

Und fertig!

Wenn Sie in Zukunft einen neuen Kontakt mit einem ähnlichen Namen oder einer identischen E-Mail-Adresse hinzufügen, schlägt Outlook sofort Alarm. Es schlägt dann vor, die Kontakte zusammenzuführen, damit Sie sich später nicht mehr mit Duplikaten herumschlagen müssen.

Dieser proaktive Ansatz stellt sicher, dass Ihre Kontaktliste ein gut organisiertes Repository bleibt, das frei von sich wiederholenden Einträgen ist.

Wie findet man doppelte Kontakte in Outlook?

Jetzt wissen Sie, wie Sie dies verhindern können. Aber können Sie wirklich sicher sein, dass sich keine doppelten Kontakte in Ihrer Liste befinden?

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie doppelte Kontakte mithilfe der erweiterten Funktionen von Outlook aufspüren und bewerten können:

1. Starten Sie den Bericht "Doppelte Outlook-Elemente

Starten Sie zunächst das Dienstprogramm Duplicate Outlook Items Report. Sobald das Dienstprogramm aktiv ist, klicken Sie auf"Konfigurieren...", um den Prozess der Suche nach doppelten Kontakten einzuleiten.

2. Ordner zur Untersuchung auswählen

Wählen Sie im Konfigurationsmenü sorgfältig die Ordner aus, die Sie auf doppelte Kontakte untersuchen möchten. Dieser Schritt ermöglicht es Ihnen, die spezifischen Bereiche Ihres Outlooks zu bestimmen, in denen Duplikate lauern könnten.

3. Konfigurieren Sie das Dienstprogramm

Richten Sie das Dienstprogramm nach Ihren Wünschen ein. Wenn Sie jeden ausgewählten Ordner in sich selbst auf Duplikate prüfen möchten, vermeiden Sie es, die Option"Duplikate in allen Ordnern suchen" zu aktivieren. Dies gewährleistet eine gezielte Prüfung innerhalb jedes ausgewählten Ordners.

4. Zeitspanne angeben (optional)

Legen Sie optional den Zeitraum fest, für den Sie Kontakte vergleichen möchten. Mit dieser Funktion können Sie die Suche auf einen bestimmten Zeitraum eingrenzen, was eine gezieltere Identifizierung von doppelten Einträgen ermöglicht.

5. Einheiten für die doppelte Größe auswählen

Geben Sie die Einheiten an, in denen Sie die Größe der Duplikate anzeigen möchten. Durch diese Anpassung wird sichergestellt, dass der Bericht Ihren Präferenzen entspricht und Informationen in einem verständlichen Format liefert.

6. Benutzerdefinierte Felder für den Vergleich (optional)

Auf der Registerkarte Kontakte haben Sie die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder anzugeben, um Duplikate auf der Grundlage bestimmter Kriterien zu vergleichen und zu identifizieren. Diese erweiterte Funktion erhöht die Präzision bei der Identifizierung doppelter Kontakte.

7. Ausführen des Dienstprogramms

Wenn Sie Ihre Konfigurationen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Ausführen". Das Dienstprogramm wird die ausgewählten Ordner schnell analysieren und einen detaillierten Bericht über doppelte Kontakte erstellen. Sie können diesen Bericht als CSV-Datei speichern oder ihn zur Integration in andere Dokumente wie Word, Excel, Google Sheets oder Google Docs kopieren.

Erweiterte Version des automatischen Finders doppelter Outlook-Kontakte

Für einen dynamischeren Ansatz sollten Sie die erweiterte Version des automatischen Finders für doppelte Outlook-Kontakte in Betracht ziehen. Diese Version identifiziert nicht nur Duplikate, sondern markiert sie auch mit bestimmten Feldern und lässt sie an ihrem ursprünglichen Ort.

Der anfängliche Prozess ist derselbe:

Starten Sie das Dienstprogramm und klicken Sie auf"Konfigurieren...", um die Ordner auszuwählen, die Sie auf Duplikate untersuchen möchten. > Aktivieren Sie das Kontrollkästchen"Benutzerdefinierte Felder zum Vergleich verwenden" und wählen Sie die Felder auf der Registerkarte "Zu vergleichende Felder" aus. Dieser Schritt verfeinert den Vergleichsprozess auf der Grundlage bestimmter Kriterien.

1. Kategorien oder Flaggen zuweisen

Geben Sie auf der Registerkarte Allgemein die Namen der Kategorien ein, die Sie den Duplikaten zuordnen möchten. Alternativ können Sie die Duplikate zur leichteren Identifizierung mit einer Markierung versehen.

2. Vergleich von Ordnern (optional)

Wählen Sie aus, ob Sie in jedem Ordner einzeln nach Duplikaten suchen möchten oder ob Sie alle Kontakte in allen Ordnern gleichzeitig vergleichen möchten, indem Sie die Option "Duplikate in allen Ordnern suchen" aktivieren.

3. Führen Sie das Dienstprogramm aus und speichern Sie die Ergebnisse

Führen Sie das Dienstprogramm aus, und speichern Sie bei Bedarf den Bericht mit den Suchergebnissen. Diese erweiterte Version verbessert Ihre Fähigkeit, Duplikate zu verwalten, indem sie sie kategorisiert oder kennzeichnet und so die Organisation Ihrer Kontakte optimiert.

2 Wege, doppelte Kontakte aus Outlook zu entfernen

Sobald Sie die Anzahl der doppelten Kontakte markiert und getrennt haben, ist es an der Zeit, doppelte Kontakte aus Outlook zu entfernen!

Dies kann auf 2 verschiedene Arten geschehen, die wir Schritt für Schritt erläutern werden.

Diese Methoden bieten ein breites Spektrum an Lösungen, um doppelte Kontakte in Outlook zu beseitigen. Sie sind flexibel und richten sich nach Ihren Präferenzen und dem Ausmaß der Duplikate, mit denen Sie zu tun haben. Wählen Sie die Methode, die Ihren Bedürfnissen entspricht, und genießen Sie eine übersichtliche und organisierte Kontaktliste in Outlook!

1. Manuelles Löschen mehrerer Kontakte nacheinander

Schritt 1: Zugriff auf die Personenansicht

Klicken Sie in Outlook auf das Symbol "Kontakte", um auf Ihre Kontakte zuzugreifen.

Schritt 2: Telefonansicht auswählen

Wählen Sie in der Gruppe "Aktuelle Ansicht" in der Multifunktionsleiste die Ansicht "Telefon", um Ihre Kontakte leichter zu scannen.

Schritt 3: Duplikate auswählen und löschen

Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf jeden Kontakt, den Sie löschen möchten. Sobald alle Duplikate ausgewählt sind, drücken Sie Löschen oder Strg+D, um sie zu entfernen.

2. Doppelte Kontakte in großer Anzahl finden und entfernen

Schritt 1: Erstellen eines neuen Kontaktordners

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren aktuellen Kontaktordner und wählen Sie "Neuer Ordner". Nennen Sie ihn z. B. "Duplikate".

Schritt 2: Kontakte in den neuen Ordner verschieben

Drücken Sie Strg+A, um alle Kontakte auszuwählen, und verschieben Sie sie dann in den neu erstellten Ordner "Duplikate" (Strg+Umschalt+V für den Dialog In Ordner verschieben).

Schritt 3: Kontakte in eine .csv-Datei exportieren

Verwenden Sie den Import- und Export-Assistenten, um Kontakte aus dem Ordner "Duplikate" zu exportieren, und wählen Sie dabei die Speicherung als .csv-Datei.

Schritt 4: Kontakte aus CSV-Datei importieren

Führen Sie den Assistenten erneut aus, wählen Sie "Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren" und importieren Sie die .csv-Datei wieder in einen neuen Kontaktordner, wobei Sie darauf achten sollten, keine doppelten Einträge zu importieren.

Schritt 5: Duplizierte Kontakte zusammenführen

Kopieren Sie die Kontakte aus dem Ordner "Duplikate" zurück in den Hauptordner "Kontakte" und wählen Sie, ob Sie die Informationen für Duplikate aktualisieren möchten.

Schritt 6: Überprüfen und Löschen

Überprüfen Sie jedes während des Umzugs gefundene Duplikat und treffen Sie eine Auswahl. Nach der Bearbeitung können Sie den Ordner "Duplikate" löschen.

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Sehen wir uns einige dieser Funktionen im Detail an:

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  Ganz gleich, ob Ihre Kontakte in Excel, CSV, TXT, Numbers, HTML-Tabellen oder anderen Formaten gespeichert sind, dieses Plugin stellt mühelos eine Verbindung her und ermöglicht es Ihnen, Ihre Zielgruppe mit Leichtigkeit zu erreichen. Einzelne Empfänger, Gruppen oder Verteilerlisten - Sie haben die Wahl.

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