Wie man Outlook-E-Mails nach DOCX exportiert

Das Exportieren von Outlook-E-Mails in DOCX kann knifflig sein, besonders wenn du es zum ersten Mal machst.

Gleichzeitig wird es jedoch zunehmend beliebt bei Vermarktern, Analysten und digitalen Strategen. Das liegt daran, dass verschiedene Unternehmen die Daten in unterschiedlichen Formaten benötigen, um die Handhabung, Zugänglichkeit, Präsentation und Organisation zu erleichtern.

Da kommt der Export von Outlook 365 E-Mails als DOCX ins Spiel, der dir den Tag retten kann.

Interessanterweise bietet das DOCX-Format, bekannt für seine Vielseitigkeit und Kompatibilität mit Microsoft Word, enormes Potenzial.

Tatsächlich haben im Jahr 2023 über 1 Million Unternehmen weltweit Microsoft Office genutzt, wobei Word eine der beliebtesten Anwendungen ist.

Stell dir vor, du nutzt diese Kraft, um deine Outlook-E-Mails in ordentlich formatierte DOCX-Dateien umzuwandeln. Die Möglichkeiten werden grenzenlos.

Egal, ob du wichtige E-Mails archivieren, detaillierte Berichte erstellen oder einfach einen zugänglicheren Weg zum Teilen von E-Mail-Inhalten benötigst, dieser Leitfaden wird dein Schlüssel sein, um das Potenzial von Outlook zu entfalten.

Am Ende wirst du die Schritte kennen, um Outlook-E-Mails in DOCX zu exportieren und Wege entdecken, den Prozess zu beschleunigen, was dich effizienter und produktiver in der digitalen Kommunikation macht.

Lass uns also loslegen!

4 Schritte, um Outlook in Docx zu exportieren

Das Exportieren deiner Outlook-E-Mails in das DOCX-Format mag einschüchternd erscheinen, aber sei beruhigt, es ist ein einfacher Prozess, sobald du ihn in überschaubare Schritte unterteilst.

Hier sind die vier wesentlichen Schritte, die dich im Handumdrehen deine E-Mail-Inhalte in Word-Dokumente umwandeln lassen:

Schritt 1: Microsoft Outlook starten

Um loszulegen, stelle sicher, dass ein aktualisiertes Microsoft Outlook auf deinem System läuft. Sobald Outlook läuft, bist du bereit, zum nächsten Schritt überzugehen.

Schritt 2: Die E-Mail zum Exportieren auswählen

Als Nächstes musst du entscheiden, welche E-Mail du exportieren möchtest. Das kann eine einzelne E-Mail oder eine Gruppe von E-Mails sein. Lass uns vorerst den Prozess des Exports einer Outlook-E-Mail in Docx durchgehen.

Schritt 3: E-Mails als Text speichern

Bevor du deine ausgewählten E-Mails in das DOCX-Format umwandelst, müssen sie als einfache Textdateien gespeichert werden.

Gehe dazu zum ‘Datei’-Menü in der oberen linken Ecke deines Outlook-Fensters.
Wähle dort ‘Speichern unter’.
Ein Dialogfeld erscheint, in dem du den Speicherort auswählen kannst, an dem du deine E-Mails speichern möchtest. Du kannst einen bestimmten Ordner für diesen Zweck auswählen.

Screenshot des Datei-Speichern unter Menüs von Outlook

Sobald du den Speicherort festgelegt hast, wähle ‘Nur Text’ als Dateityp. Diese Aktion speichert deine ausgewählten E-Mails im .txt-Format. Mach dir keine Sorgen, wenn sie in diesem Stadium als einfacher Text erscheinen; wir werden im nächsten Schritt Stil und Formatierung hinzufügen.

Schritt 4: Textdateien in DOCX umwandeln

Da deine E-Mails jetzt als einfache Textdateien gespeichert sind, ist es Zeit, sie in das vertraute und vielseitige DOCX-Format zu verwandeln.

Für diesen Schritt kannst du Microsoft Word verwenden, das ideal für die Bearbeitung von Word-Dokumentdateien ist. Öffne die gespeicherten Textdateien mit Microsoft Word und formatiere den Inhalt nach deinen Wünschen. Du kannst Stil, Kopfzeilen, Fußzeilen, Bilder und andere Elemente hinzufügen.

Sobald deine E-Mails nach deinem Geschmack gestaltet sind, speichere das Dokument im DOCX-Format. Gehe dazu zum ‘Datei’-Menü in Microsoft Word, wähle ‘Speichern unter’ und wähle ‘Word-Dokument’ (.docx) als Dateiformat.

So exportierst du mehrere E-Mails von Outlook nach Word

Während das Exportieren einer einzelnen E-Mail nach Word einfach ist, wird die Aufgabe effizienter und zeitsparender, wenn du mehrere E-Mails gleichzeitig exportierst.

Hier sind einige Strategien, die dir helfen, dieses komplexere Szenario zu bewältigen:

Schritt 1: Erstelle einen neuen Ordner

Wenn du mit einer Gruppe von E-Mails arbeitest, ist der erste Schritt, um den Export mehrerer E-Mails zu erleichtern, einen neuen Ordner in deinem Outlook-Konto zu erstellen. Dieser Ordner wird ein temporäres Container für die E-Mails sein, die du nach Word exportieren möchtest.

Navigiere in deinem Outlook zum Tab ‘Start’ und klicke dann auf ‘Neuer Ordner.’
Gib dem Ordner einen passenden Namen, um den Inhalt zu identifizieren.
Verschiebe nun die E-Mails, die du exportieren möchtest, in diesen neu erstellten Ordner, indem du sie wie in Schritt 3 im obigen Abschnitt in ‘Nur-Text’-Dateien konvertierst:

E-Mail als Text exportieren:

Öffne die spezifische E-Mail, die du exportieren möchtest.
Gehe zum Menü ‘Datei’.
Wähle ‘Speichern unter.’

Speichern als Nur-Text

Ein Dialogfeld erscheint und bietet dir mehrere Optionen.
Wähle im Feld ‘Dateityp’ ‘Nur-Text.’
Wähle den Ordner, den du gerade erstellt hast.
Klicke dann auf ‘Speichern.’

Sobald deine E-Mails in diesem Ordner organisiert sind, kannst du sie nach Word exportieren. Diese Methode vereinfacht den Auswahlprozess, da du alle E-Mails im Ordner gleichzeitig exportieren kannst.

Um alle Textdateien der E-Mails im Ordner auf einmal in Docx zu konvertieren:

Öffne deinen Ordner und wähle alle E-Mails aus.
Klicke mit der rechten Maustaste auf deine Auswahl.
Wähle im Kontextmenü ‘Öffnen mit.’
Wähle Word aus dem Dropdown-Menü. Die gesamte Liste der E-Mails in diesem Ordner wird in eine Word-Datei konvertiert, die du auf deinem Gerät speichern kannst, indem du auf ‘Speichern unter’ klickst.

Bonus: Verwende Outlook-Regeln zur Automatisierung des Exports

Outlook bietet eine leistungsstarke Funktion namens ‘Regeln’, mit der du Aktionen für eingehende und ausgehende E-Mails automatisieren kannst. Du kannst diese Funktion nutzen, um das Auswählen und Exportieren mehrerer E-Mails zu optimieren.

Tipp: Lerne wie du Regeln einrichtest und schaue dir ein Tutorial von Microsoft an.

Öffne Outlook und gehe zum Tab ‘Datei’.
Wähle ‘Regeln und Benachrichtigungen verwalten.’
Klicke auf ‘Neue Regel’, um eine benutzerdefinierte Regel zu erstellen.
Folge den Anweisungen, um Bedingungen festzulegen, die zu den E-Mails passen, die du exportieren möchtest. Zum Beispiel, gib den Absender, den Betreff oder die Inhaltskriterien an.
Wähle im nächsten Schritt ‘Eine Kopie in den angegebenen Ordner verschieben’ als Aktion.
Wähle den Ordner, den du in Methode 1 erstellt hast, als Ziel aus.
Schließe den Regel-Erstellungsprozess ab und speichere ihn.

Mit dieser Regel wird Outlook automatisch die angegebenen E-Mails in Textform in deinen festgelegten Ordner verschieben. Du kannst dann fortfahren, diese E-Mails in einer organisierten und automatisierten Weise nach Word zu exportieren.

So exportierst du E-Mails von Excel nach Outlook – Automatisiere das Senden und Speichern

Es gibt Zeiten, in denen du dich in einer Situation befindest, in der du wichtige E-Mail-Inhalte in einer Excel-Tabelle gespeichert hast, die in dein Outlook-Konto integriert werden müssen, bevor sie im DOCX-Format nach Word exportiert werden.

Oder du könntest Excel als deine primäre Methode zur Verwaltung von E-Mails verwenden und es vorziehen, die Antwortketten in Docx zu speichern.

Wenn du es automatisiert haben möchtest, hier ist eine einfache Anleitung, die dir hilft, die Lücke zwischen Excel, Word und Outlook mit SecureMailMerge zu schließen:

1. Installiere das SecureMailMerge-Plugin

Beginne mit der Installation des SecureMailMerge-Plugins für Outlook. Dieses Plugin ist eine wertvolle Ergänzung, die deine E-Mail-Funktionen verbessert.

2. Starte Outlook und erstelle eine neue E-Mail

Nach der Installation des Plugins starte Microsoft Outlook und erstelle eine neue E-Mail, wie du es normalerweise tun würdest.

3. Greife auf das SecureMailMerge-Plugin zu

Suche im Outlook-Menüband nach dem SecureMailMerge-Plugin. Klicke darauf, um den Einrichtungsprozess zu starten.

4. Füge deine E-Mail-Liste hinzu

Importiere deine E-Mail-Liste aus Excel oder einem anderen Format mit personalisierten Feldern und Inhalten. SecureMailMerge wird diese Daten intelligent für dich konfigurieren und den Prozess vereinfachen.

5. Passe den E-Mail-Inhalt an

Personalisiere deinen E-Mail-Inhalt, indem du dynamische Felder verwendest. Füge personalisierte Informationen innerhalb von doppelten geschweiften Klammern {{ }} hinzu und verweise auf Zellennamen oder Befehle, um deine E-Mails einzigartig zu machen.

6. Erweiterte Funktionen

Nutze zusätzliche Funktionen wie das Einrichten von verzögerten E-Mails für bestimmte Daten, das Hinzufügen von E-Mail-Signaturen und das Planen automatisierter Termine. SecureMailMerge integriert diese Funktionen nahtlos in Outlook.

Sobald der automatisierte E-Mail-Prozess eingerichtet ist, verwaltet SecureMailMerge effizient das Senden von E-Mails basierend auf deinem festgelegten Zeitplan und deiner Empfängerliste.

Danach kannst du deine mehreren E-Mail-Ketten auswählen und angeben und sie als Text in einem Ordner speichern, nachdem sie in Docx konvertiert wurden.

Letztes Wort

Das Exportieren von Outlook-E-Mails in das DOCX-Format ist eine wertvolle Fähigkeit für jeden, der auf E-Mail-Kommunikation angewiesen ist. Diese Möglichkeit macht das Archivieren und Teilen von E-Mails bequemer und eröffnet Türen für weitere Anpassungen und Organisation.

Wenn Du die in diesem Leitfaden beschriebenen Schritte befolgst, kannst Du Deine Outlook-E-Mails mühelos in vielseitige DOCX-Dokumente umwandeln, die für viele Anwendungen bereit sind.

Um jedoch Deine E-Mail-Fähigkeiten zu verbessern und Deine Erfahrung mit Microsoft Outlook zu optimieren, benötigst Du SecureMailMerge. Dieses funktionsreiche Add-In hebt Dein E-Mail-Spiel mit seinen beeindruckenden Angeboten auf die nächste Stufe:

Flexible Versandoptionen: Genieße die Freiheit, E-Mails aus verschiedenen Tabellenformaten oder direkt aus Deinem Adressbuch zu senden, was die Personalisierung zum Kinderspiel macht.
Keine Größenbeschränkungen: Verabschiede Dich von Größenbeschränkungen für E-Mails, sodass Du Nachrichten und Anhänge beliebiger Größe senden kannst, um Deinen geschäftlichen Anforderungen ohne Einschränkungen gerecht zu werden.
Individuelle Anhänge: Füge mühelos benutzerdefinierte Dateien für jeden Empfänger hinzu und optimiere Deine Kommunikation.
Einfacher Serienbrief: Die elegante und moderne Benutzeroberfläche von Outlook sorgt für ein reibungsloses und effizientes Erlebnis beim Serienbrief.

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