Wie exportiere ich Outlook-E-Mails in DOCX

Das Exportieren von Outlook-E-Mails in DOCX kann knifflig sein, besonders wenn Sie es zum ersten Mal tun.

Gleichzeitig wird es aber auch immer beliebter bei Vermarktern, Analysten und digitalen Strategen. Das liegt daran, dass verschiedene Unternehmen die Daten in unterschiedlichen Formaten benötigen, um sie leichter zugänglich zu machen, zu präsentieren und zu organisieren.

Hier kann der Export von Outlook 365-E-Mails in eine DOCX-Datei die Rettung bringen.

Interessanterweise birgt das DOCX-Format, das für seine Vielseitigkeit und Kompatibilität mit Microsoft Word bekannt ist, ein großes Potenzial.

In der Tat, über 1 Million Unternehmen weltweit nutzen Microsoft Office im Jahr 2023, wobei Word eine der bevorzugten Anwendungen ist.

Stellen Sie sich nun vor, Sie könnten diese Leistung nutzen, um Ihre Outlook-E-Mails in sauber formatierte DOCX-Dateien zu konvertieren. Die Möglichkeiten werden grenzenlos.

Ganz gleich, ob Sie wichtige E-Mails archivieren, detaillierte Berichte erstellen oder einfach nur eine leichter zugängliche Möglichkeit für die Freigabe von E-Mail-Inhalten suchen, dieser Leitfaden ist Ihr Schlüssel zur Erschließung des Potenzials von Outlook.

Am Ende kennen Sie die Schritte zum Exportieren von Outlook-E-Mails in DOCX und wissen, wie Sie den Prozess beschleunigen können, damit Sie effizienter und produktiver in der digitalen Kommunikation sind.

Also, auf geht's!

4 Schritte zum Exportieren von Outlook zu Docx

Das Exportieren Ihrer Outlook-E-Mails in das DOCX-Format mag entmutigend erscheinen, aber seien Sie versichert, dass es ein unkomplizierter Prozess ist, wenn Sie ihn in überschaubare Schritte unterteilen.

Hier sind die vier wichtigsten Schritte, mit denen Sie Ihre E-Mail-Inhalte im Handumdrehen in Word-Dokumente umwandeln können:

Schritt 1: Starten Sie Microsoft Outlook

Stellen Sie zunächst sicher, dass ein aktualisiertes Microsoft Outlook auf Ihrem System läuft. Sobald Outlook läuft, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Schritt 2: Wählen Sie die zu exportierende E-Mail

Als nächstes müssen Sie entscheiden, welche E-Mails Sie exportieren möchten. Dies kann eine einzelne E-Mail oder eine Gruppe von E-Mails sein. Lassen Sie uns zunächst den Prozess des Exports einer Outlook-E-Mail nach Docx durchgehen.

Schritt 3: E-Mails als Text speichern

Bevor Sie Ihre ausgewählten E-Mails in das DOCX-Format konvertieren, müssen sie als reine Textdateien gespeichert werden.

Wählen Sie dazu das Menü "Datei" in der oberen linken Ecke des Outlook-Fensters.
Wählen Sie dort "Speichern unter".
Es wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, den Speicherort für Ihre E-Mails auszuwählen. Sie können zu diesem Zweck einen bestimmten Ordner auswählen.

Screenshot des Menüs "Datei speichern unter" von Outlook

Sobald Sie den Speicherort festgelegt haben, wählen Sie als Dateityp "Nur Text". Dadurch werden Ihre ausgewählten E-Mails im .txt-Format gespeichert. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn sie zu diesem Zeitpunkt als reiner Text angezeigt werden; wir werden im nächsten Schritt Stil und Formatierung hinzufügen.

Schritt 4: Konvertieren von Textdateien in DOCX

Da Ihre E-Mails nun als reine Textdateien gespeichert sind, ist es an der Zeit, sie in das vertraute und vielseitige DOCX-Format umzuwandeln.

Für diesen Schritt können Sie Microsoft Word verwenden, das sich ideal für die Bearbeitung von Word-Dokumenten eignet. Öffnen Sie die gespeicherten Textdateien mit Microsoft Word und formatieren Sie den Inhalt nach Ihren Wünschen. Sie können Formatierungen, Kopfzeilen, Fußzeilen, Bilder und andere Elemente hinzufügen.

Sobald Ihre E-Mails zu Ihrer Zufriedenheit gestaltet sind, speichern Sie das Dokument im DOCX-Format. Rufen Sie dazu in Microsoft Word das Menü "Datei" auf, wählen Sie "Speichern unter" und wählen Sie als Dateiformat "Word-Dokument" (.docx).

So exportieren Sie mehrere E-Mails aus Outlook in Word

Der Export einer einzelnen E-Mail nach Word ist zwar einfach, aber effizienter und zeitsparender wird die Aufgabe, wenn mehrere E-Mails gleichzeitig exportiert werden.

Im Folgenden finden Sie einige Strategien, die Ihnen helfen, dieses komplexere Szenario zu bewältigen:

Schritt 1: Erstellen eines neuen Ordners

Wenn Sie mit einem Stapel von E-Mails zu tun haben, besteht der erste Schritt zur Vereinfachung des Exports mehrerer E-Mails darin, einen neuen Ordner in Ihrem Outlook-Konto zu erstellen. Dieser Ordner dient als temporärer Behälter für die E-Mails, die Sie in Word exportieren möchten.

Navigieren Sie in Outlook zur Registerkarte "Home" und klicken Sie dann auf "Neuer Ordner".
Geben Sie dem Ordner einen aussagekräftigen Namen, damit Sie seinen Inhalt leichter identifizieren können.
Verschieben Sie nun die E-Mails, die Sie exportieren möchten, in diesen neu erstellten Ordner, indem Sie sie in "Nur-Text"-Dateien konvertieren, wie in Schritt 3 im obigen Abschnitt beschrieben:

E-Mail als Text exportieren:

Öffnen Sie die E-Mail, die Sie exportieren möchten.
Gehen Sie in das Menü "Datei".
Wählen Sie "Speichern unter".

Als reinen Text speichern

Es erscheint ein Dialogfeld, das Ihnen mehrere Optionen anbietet.
Wählen Sie im Feld "Speichertyp" die Option "Nur Text".
Wählen Sie den soeben erstellten Ordner aus.
Klicken Sie dann auf "Speichern".

Sobald Ihre E-Mails in diesem Ordner organisiert sind, können Sie sie in Word exportieren. Diese Methode vereinfacht den Auswahlprozess, da Sie alle E-Mails im Ordner gleichzeitig exportieren können.

Um alle E-Mail-Textdateien im Ordner auf einmal in Docx zu konvertieren:

Öffnen Sie Ihren Ordner und wählen Sie alle E-Mails aus.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Auswahl.
Wählen Sie im Kontextmenü "Öffnen mit".
Wählen Sie Word aus dem Dropdown-Menü. Die gesamte Liste der E-Mails in diesem Ordner wird in eine Word-Datei umgewandelt, die Sie auf Ihrem Gerät speichern können, indem Sie auf "Speichern unter" klicken.

Bonus: Verwenden Sie Outlook-Regeln zur Automatisierung des Exports

Outlook bietet eine leistungsstarke Funktion namens "Regeln", mit der Sie Aktionen für eingehende und ausgehende E-Mails automatisieren können. Sie können diese Funktion nutzen, um das Auswählen und Exportieren mehrerer E-Mails zu optimieren.

Tipp: Lernen Sie wie man Regeln einrichtet und ein Tutorial von Microsoft ansehen.

Öffnen Sie Outlook und gehen Sie auf die Registerkarte "Datei".
Wählen Sie "Regeln und Warnungen verwalten".
Klicken Sie auf "Neue Regel", um eine benutzerdefinierte Regel zu erstellen.
Folgen Sie den Aufforderungen, um die Bedingungen für die zu exportierenden E-Mails festzulegen. Geben Sie zum Beispiel den Absender, den Betreff oder die Inhaltskriterien an.
Im nächsten Schritt wählen Sie als Aktion "Eine Kopie in den angegebenen Ordner verschieben".
Wählen Sie den in Methode 1 erstellten Ordner als Ziel aus.
Schließen Sie die Erstellung der Regel ab und speichern Sie sie.

Mit dieser Regel verschiebt Outlook die angegebenen E-Mails automatisch in den von Ihnen festgelegten Ordner in Textform. Anschließend können Sie diese E-Mails auf organisierte und automatisierte Weise nach Word exportieren.

Exportieren von E-Mails von Excel nach Outlook - Automatisiertes Versenden und Speichern

Es kann vorkommen, dass Sie sich in einer Situation befinden, in der Sie wichtige E-Mail-Inhalte in einer Excel-Tabelle gespeichert haben, die in Ihr Outlook-Konto integriert werden müssen, bevor sie im DOCX-Format nach Word exportiert werden.

Oder Sie verwenden Excel als primäre Methode zur Verwaltung von E-Mails und ziehen es vor, die Antwortketten in Docx zu speichern.

Wenn Sie dies automatisieren möchten, finden Sie hier eine einfache Anleitung, wie Sie die Lücke zwischen Excel, Word und Outlook mit SecureMailMerge schließen können:

1. Installieren Sie das SecureMailMerge Plugin

Beginnen Sie mit der Installation des SecureMailMerge-Plugins für Outlook. Dieses Plugin ist eine wertvolle Ergänzung, die Ihre E-Mail-Funktionen erweitert.

2. Starten Sie Outlook und erstellen Sie eine neue E-Mail

Starten Sie nach der Installation des Plug-ins Microsoft Outlook und erstellen Sie wie gewohnt eine neue E-Mail.

3. Zugriff auf das SecureMailMerge-Plugin

Suchen Sie im Outlook-Ribbon nach dem SecureMailMerge-Plugin. Klicken Sie darauf, um den Einrichtungsprozess zu starten.

4. Fügen Sie Ihre E-Mail-Liste hinzu

Importieren Sie Ihre E-Mail-Liste aus Excel oder einem beliebigen Format mit personalisierten Feldern und Inhalten. SecureMailMerge konfiguriert diese Daten auf intelligente Weise für Sie und vereinfacht so den Prozess.

5. Anpassen des E-Mail-Inhalts

Personalisieren Sie Ihre E-Mail-Inhalte mit Hilfe dynamischer Felder. Fügen Sie personalisierte Informationen innerhalb doppelter geschweifter Klammern {{ }} hinzu und verweisen Sie auf Zellnamen oder Befehle, um Ihre E-Mails einzigartig zu machen.

6. Erweiterte Funktionen

Profitieren Sie von zusätzlichen Funktionen wie dem Einrichten von verzögerten E-Mails für bestimmte Daten, dem Hinzufügen von E-Mail-Signaturen und dem Planen von automatischen Terminen. SecureMailMerge integriert diese Funktionalitäten nahtlos in Outlook.

Sobald der automatisierte E-Mail-Prozess eingerichtet ist, verwaltet SecureMailMerge effizient den Versand von E-Mails auf der Grundlage des von Ihnen festgelegten Zeitplans und der Empfängerliste.

Anschließend können Sie mehrere E-Mail-Ketten auswählen und angeben und sie nach der Konvertierung in Docx als Text in einem Ordner speichern.

Schlusswort

Das Exportieren von Outlook-E-Mails in das DOCX-Format ist eine wertvolle Fähigkeit für jeden, der auf E-Mail-Kommunikation angewiesen ist. Diese Fähigkeit macht die Archivierung und den Austausch von E-Mails bequemer und öffnet Türen für weitere Anpassungen und Organisation.

Wenn Sie die in diesem Leitfaden beschriebenen Schritte befolgen, können Sie Ihre Outlook-E-Mails mühelos in vielseitige DOCX-Dokumente umwandeln, die für viele Anwendungen geeignet sind.

Um Ihre E-Mail-Fähigkeiten zu verbessern und Ihre Erfahrungen mit Microsoft Outlook zu erweitern, benötigen Sie SecureMailMerge. Dieses funktionsreiche Add-in hebt Ihre E-Mail-Funktionen mit seinen beeindruckenden Angeboten auf die nächste Stufe:

Flexible Sendeoptionen: Genießen Sie die Freiheit, E-Mails aus verschiedenen Tabellenformaten oder direkt aus Ihrem Adressbuch zu versenden, was die Personalisierung zu einem Kinderspiel macht.
Keine Größenbeschränkungen: Verabschieden Sie sich von den Größenbeschränkungen für E-Mails. Sie können Nachrichten und Anhänge in beliebiger Größe versenden und so Ihre geschäftlichen Anforderungen ohne Einschränkungen erfüllen.
Individualisierte Anhänge: Fügen Sie mühelos benutzerdefinierte Dateien für jeden Empfänger an und optimieren Sie so Ihre Kommunikation.
Einfacher Seriendruck: Die schlanke und moderne Oberfläche von Outlook sorgt für einen effizienten Seriendruck.

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