Wie man 2023 strategische interne Kommunikation mit seinem Team entwickelt

In einer Welt, in der virtuelle Meetings die Besprechungsräume ersetzen und Instant Messages die Gespräche am Wasserspender ablösen, war der Bedarf an strategischer interner Kommunikation noch nie so entscheidend.

Laut aktuellen Umfragen zur Unternehmenskommunikation glauben 72% der Unternehmensleiter, dass effektive Kommunikation die Produktivität der Mitarbeiter steigert. Im Vergleich dazu sind 86% der Meinung, dass Kommunikationsprobleme der Hauptgrund für Misserfolge am Arbeitsplatz sind.

In diesem Artikel nehmen wir dich mit auf eine Reise durch die sich ständig weiterentwickelnde Welt der strategischen internen Kommunikation und statten dich mit den Werkzeugen, Erkenntnissen und Rahmenbedingungen aus, die notwendig sind, um 2023 eine bahnbrechende Kommunikationsstrategie mit deinem Team zu entwickeln.

Von der Analyse der aktuellen Landschaft und der Überwindung gängiger Herausforderungen bis hin zur Erstellung überzeugender Inhalte und der Nutzung der neuesten Kommunikationswerkzeuge werden wir tief in die Strategien eintauchen, die dein Team hervorheben werden.

Lass uns also eintauchen!

Überblick über strategische interne Kommunikation

Die wichtige Frage ist, was ist überhaupt eine interne Kommunikationsstrategie?

Strategische interne Kommunikation bezieht sich auf einen zielgerichteten und geplanten Ansatz zur Kommunikation innerhalb einer Organisation oder eines Teams.

Es geht darum, eine umfassende Strategie zu entwickeln, die die Kommunikationsbemühungen mit den Zielen und Vorgaben der Organisation in Einklang bringt. Ein guter interner Kommunikationsplan zielt darauf ab, die Zusammenarbeit zu fördern, das Engagement der Mitarbeiter zu steigern und sicherzustellen, dass Nachrichten effektiv an alle Teammitglieder vermittelt werden.

Durch die Annahme eines strategischen Ansatzes können Organisationen eine kohärente und transparente Kommunikationskultur schaffen, das Engagement der Mitarbeiter fördern, ein gemeinsames Verständnis unterstützen und bessere Ergebnisse erzielen.

Das aktuelle Umfeld der internen Kommunikation verstehen

Im Jahr 2023 hat sich die interne Kommunikation erheblich weiterentwickelt und spiegelt die sich verändernden Dynamiken des modernen Arbeitsplatzes wider.

Um einen strategischen Ansatz zu entwickeln, ist es entscheidend, Einblicke in das aktuelle Umfeld der internen Kommunikation zu gewinnen, einschließlich der aufkommenden Trends und Herausforderungen, mit denen Organisationen konfrontiert sind.

Die zwei führenden Trends in verschiedenen Branchen sind:

Mitarbeiterengagement und Personalisierung

Organisationen konzentrieren sich zunehmend darauf, das Mitarbeiterengagement durch interne Kommunikation zu verbessern. Dazu gehören personalisierte Nachrichten, maßgeschneiderte Inhalte und gezielte Kommunikationsstrategien, um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter wertgeschätzt, gehört und verbunden fühlen.

Datengetriebenes Entscheiden

Da die interne Kommunikation immer ausgefeilter wird, nutzen Organisationen Datenanalysen, um die Auswirkungen und die Effektivität ihrer Kommunikationsstrategien zu messen. Durch das Sammeln und Analysieren von Daten zu Engagement, Teilnahmequoten und Feedback können Organisationen datenbasierte Entscheidungen treffen, um ihre internen Kommunikationsbemühungen zu optimieren.

Andererseits hat der Anstieg von Remote-Arbeit und hybriden Teams das Umfeld der internen Kommunikation erheblich verändert und neue Herausforderungen mit sich gebracht:

Kommunikationsbarrieren

Kommunikationsbarrieren entstehen, wenn Teammitglieder über verschiedene Zeitzonen und physische Standorte verteilt sind. Zeitverzögerungen, technologische Herausforderungen und das Fehlen von persönlichen Interaktionen können die effektive Kommunikation behindern und zu einer Fehlanpassung im Team führen.

Unternehmenskultur stärken

Es wird herausfordernd, eine starke Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten, wenn Teammitglieder physisch getrennt sind. Die interne Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle dabei, die Werte der Organisation zu stärken, ein Zugehörigkeitsgefühl zu fördern und die Mitarbeiter mit der übergeordneten Mission und Vision des Unternehmens verbunden zu halten.

Das Gleichgewicht zwischen formeller und informeller Kommunikation finden

Organisationen müssen Gelegenheiten für informelle Kommunikation schaffen, sei es durch virtuelle Kaffeepausen, informelle Kanäle auf Kollaborationsplattformen oder spezielle soziale Veranstaltungen, um den Teamzusammenhalt zu fördern und Beziehungen aufzubauen.

5 Gründe, warum effektive interne Kommunikation wichtig ist

Fast alle führenden Unternehmen sind auf gute interne Kommunikation für ihren Erfolg angewiesen.

Lass uns die wichtigsten Gründe erkunden, warum interne Kommunikation von größter Bedeutung ist, um die Teamziele zu erreichen, mit einigen Beispielen für interne Kommunikation:

1. Ausrichtung und Klarheit

Durch klare und konsistente Botschaften werden Teamziele und Prioritäten transparent kommuniziert, was Missverständnisse und Verwirrung minimiert.

Wenn jeder seine Rolle versteht und wie sie zu den übergeordneten Zielen beiträgt, verbessert sich die Synergie und Koordination im Team.

2. Zusammenarbeit und Teamarbeit

Regelmäßige Updates, Fortschrittsberichte und Informationsaustausch ermöglichen es den Teammitgliedern, den Fortschritt verschiedener Projekte zu verstehen, Abhängigkeiten zu identifizieren und effektiv zusammenzuarbeiten. Dies führt zu besserem Problemlösen, Innovation und gesteigerter Produktivität.

3. Mitarbeiterengagement und Motivation

Wenn Teammitglieder sich informiert und in Entscheidungsprozesse einbezogen fühlen, entwickeln sie ein Gefühl von Eigenverantwortung und Engagement für die Ziele des Teams.

Durch die Anerkennung von Leistungen und das Einholen von Meinungen und Feedback trägt die interne Kommunikation zu einer positiven und integrativen Unternehmenskultur bei, die ein höheres Engagement und Motivation fördert.

4. Kontinuierlicher Dialog

Zwei-Wege-Kommunikation und ein Feedbackkreis sind entscheidend für kontinuierliche Verbesserung und Wachstum. Durch aktives Einholen von Meinungen können Organisationen Verbesserungsbereiche identifizieren, informierte Entscheidungen treffen und Innovation vorantreiben.

Dies fördert eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Verbesserung im Team und treibt sie zu höheren Leistungsniveaus.

5. Beziehungsaufbau und Vertrauen

Vertrauen ist die Grundlage für effektive Teamarbeit und ermöglicht es Teams, Herausforderungen zu überwinden, Konflikte zu lösen und gemeinsame Ziele zu erreichen. Interne Kommunikationspläne bauen starke Beziehungen auf und fördern das Vertrauen unter den Teammitgliedern.

Der ultimative Rahmen, um Deine interne Kommunikationsstrategie zu definieren

Alle Vorteile und die absolute Notwendigkeit einer internen Kommunikationsstrategie scheinen zu gut zu sein, um sie zu verpassen. Aber der Prozess der Entwicklung interner Kommunikation scheint auch einschüchternd zu sein.

Keine Sorge; wir werden gleich unsere eigene Vorlage für einen internen Kommunikationsplan teilen, die Du mit Tipps, Tools und Beispielen befolgen kannst!

1. Kommunikationsziele und -vorgaben identifizieren

Der erste Schritt zur Definition Deiner internen Kommunikationsstrategie besteht darin, Deine Kommunikationsziele und -vorgaben zu identifizieren. Ziele und Vorgaben haben unterschiedliche Definitionen, also achte darauf, sie zu unterscheiden.

Du kannst dies auf verschiedene Weise tun, aber wir bevorzugen einen erprobten Ansatz, um das Beste daraus zu machen:

• Bestimme, was Du durch interne Kommunikation erreichen möchtest, und stelle die notwendigen Fragen. Geht es darum, die Teamzusammenarbeit zu verbessern, die Mitarbeiter mit den Unternehmenswerten in Einklang zu bringen oder das Engagement der Mitarbeiter zu steigern?
• Setze spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene (SMART) Ziele, um Deine Kommunikationsbemühungen zu leiten.
• Führe Umfragen, Interviews oder Fokusgruppen durch, um Feedback von Teammitgliedern zu ihren Kommunikationsbedürfnissen und -präferenzen zu sammeln.
• Analysiere frühere Kommunikationsbemühungen und deren Auswirkungen, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren und sicherzustellen, dass Deine Kommunikationsziele mit den übergeordneten Zielen der Organisation oder des Teams übereinstimmen.

Hier ist ein Beispiel:

Ziel: Die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch unter den Teammitgliedern erhöhen.

Vorgabe: Eine teamweite Kollaborationsplattform implementieren, um die Kommunikation in Echtzeit, den Dokumentenaustausch und Projektupdates zu erleichtern.

2. Eine starke Grundlage für interne Kommunikation schaffen

Eine starke Grundlage ist entscheidend für effektive interne Kommunikation. Dieser Schritt beinhaltet die Etablierung einer Kultur der Transparenz, des Vertrauens und der offenen Kommunikation innerhalb des Teams. Hierbei solltest Du:

• Offene Kommunikation, aktives Zuhören und Feedback fördern.
• Ein klares und konsistentes Messaging-Rahmenwerk entwickeln, um sicherzustellen, dass wichtige Botschaften effektiv an alle Teammitglieder vermittelt werden.
• Die richtigen Kommunikationskanäle und -tools auswählen, die den Bedürfnissen und Vorlieben Deines Teams entsprechen.
• Zugänglichkeit und Inklusivität in Deinen Kommunikationspraktiken sicherstellen, um verschiedenen Zielgruppen gerecht zu werden.

Beispiel:

Regelmäßige Teammeetings, Townhalls oder virtuelle Kaffeepausen einführen, um einen offenen Dialog zu fördern und Vertrauen innerhalb des Teams aufzubauen. Oder einen neuen Slack-Kanal, eine soziale Plattform oder eine Seite für Mitarbeiterinteraktionen einrichten.

Neueste Tools:

Yammer von Microsoft: Eine soziale Netzwerkplattform für interne Kommunikation und Zusammenarbeit.

Workplace von Meta: Eine Kommunikations- und Kollaborationsplattform, die transparente und offene Kommunikation innerhalb von Organisationen erleichtert.

3. Ansprechenden Inhalt für interne Kommunikation erstellen

Wer sagt, dass interne Kommunikation keinen Spaß machen kann?

So wie Du eine Markenstimme für das externe Marketing hast, benötigst Du auch eine Stimme in Deinem Inhalt, um ihn ansprechend zu gestalten und Deine Arbeitskultur für das Team zu repräsentieren.

Um die Aufmerksamkeit zu erregen, probiere diese Methoden aus:

• Passe Deine Nachrichten an verschiedene Teams und Kommunikationsstile an. Verstehe ihre Vorlieben, Bedürfnisse und Art der Arbeit, um Deine Botschaft effektiv zu kommunizieren.
• Nutze Erzähltechniken, um Deine Kommunikation nachvollziehbarer, wirkungsvoller und einprägsamer zu gestalten.
• Um das Engagement zu steigern, integriere visuelle und multimediale Elemente wie Videos, Infografiken oder interaktive Präsentationen. (insbesondere wenn es um monatliches Feedback, Schulungen, Fortschrittsberichte oder Links zu Online-Kursen geht)

Beispiel:

Nutze Fallstudien oder Erfolgsgeschichten, um die Auswirkungen einzelner Teammitglieder und deren Beiträge zu den übergeordneten Zielen hervorzuheben. Noch besser, wenn Du einen Mitarbeiter-Newsletter einrichtest, um Erfolge, Ressourcen und lustige Geschichten aus allen Teams zu teilen.

Oder anstatt eine lange E-Mail zu senden, erstelle eine kurze Videobotschaft vom Teamleiter, um Updates und wichtige Informationen zu teilen!

Neueste Tools:

Canva: Eine Grafikdesign-Plattform, mit der Du visuell ansprechende Bilder, E-Mail-Banner, Infografiken, Präsentationen und mehr erstellen kannst!

Loom: Ein Video-Nachrichtentool, mit dem Du Video-Nachrichten aufnehmen und mit Deinem Team teilen kannst, um Feedback zu Arbeiten oder anderen Angelegenheiten zu erhalten.

4. Interne Kommunikations-Tools und -Technologien nutzen

Technologie spielt eine entscheidende Rolle bei der Ermöglichung effektiver interner Kommunikation. Wie all die oben genannten Tools kannst Du unzählige Apps und Plugins für E-Mail-Kampagnen innerhalb Deiner Organisation nutzen, um Aufgaben zu automatisieren!

• Erkunde interne Kommunikationsplattformen und -tools, die Funktionen wie Teamkollaboration, Dokumentenaustausch und Instant Messaging bieten.
• Integriere Kollaborations- und Projektmanagementsoftware, um Kommunikationsprozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
• Nutze Automatisierungs- und KI-Tools, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, wie das Planen von Updates oder das Versenden von Benachrichtigungen.
• Stelle Datenschutz und Sicherheit sicher, um sensible Informationen zu schützen, die innerhalb Deines Teams geteilt werden.

Beispiel:

Verwende Projektmanagementsoftware wie Asana oder Trello, um Aufgaben zuzuweisen, den Fortschritt zu verfolgen und Projektupdates auf einer zentralen Plattform zu kommunizieren.

Einige andere beliebte Tools sind:

Miro: Ein kollaboratives Online-Whiteboard-Tool, das es Teams ermöglicht, Ideen, Projekte und Prozesse zu visualisieren und zusammenzuarbeiten.

Monday.com: Eine Projektmanagement- und Kollaborationsplattform, die anpassbare Workflows, Aufgabenmanagement und Teamkommunikationsfunktionen bietet.

5. Deinen internen Kommunikationsplan umsetzen und bewerten

Sobald Du Deine Strategie definiert hast, ist es entscheidend, sie effektiv umzusetzen und kontinuierlich ihre Wirksamkeit zu bewerten. Die Umsetzung scheint einfach, wenn Du die obigen Beispiele befolgst, aber wie sieht es mit der Bewertung aus?

Nun, wie bei jeder anderen Analyse gibt es Kennzahlen und Daten, die Du sammeln kannst, um zu sehen, wie Deine Mitarbeiter mit dem neuen Rahmen arbeiten.

Wir tun dies, indem wir:

• Den Kommunikationsplan im Team umsetzen und sicherstellen, dass alle über die Ziele, Kanäle und Erwartungen informiert sind.
• Die Wirksamkeit Deiner internen Kommunikationsinitiativen durch KPIs und Kennzahlen wie Engagement-Raten, Feedback-Umfragen oder Kommunikationsanalysen überwachen und bewerten.
• Anpassungen und Verbesserungen basierend auf Feedback und Datenanalysen vornehmen.

Beispiel:

Erstelle einen detaillierten Kommunikationsplan und einen Zeitplan, um den Umsetzungsprozess zu leiten. Und führe regelmäßige Umfragen oder Feedback-Sitzungen durch, um Einblicke in die Wirksamkeit der Kommunikationsbemühungen zu sammeln und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Während dies auch ein manueller Prozess sein kann, kannst Du auch diese Tools nutzen:

SurveyMonkey: Ein beliebtes Online-Umfragetool, mit dem Du Umfragen erstellen und verteilen kannst, um Feedback von Teammitgliedern zu sammeln.

Firstup: Ein Tracking-Tool, das Engagement-Analysen für interne Kommunikation bereitstellt und als Top-Down-Informationsveröffentlichungsplattform fungiert.

6. Häufige Herausforderungen in der internen Kommunikation überwinden

Es wird immer Herausforderungen geben, selbst mit einem festgelegten, genauen und erprobten Rahmen. Alle Teams sind einzigartig, und Deine Mitarbeiter haben unterschiedliche Bedürfnisse.

Du kannst einige wichtige Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft:

• Kommunikationslücken und -barrieren angehen, indem Du transparente und offene Kommunikationskanäle förderst.
• Konflikte managen und Missverständnisse umgehend klären, um ein positives und kollaboratives Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten.
• Widerstand gegen Veränderungen in den Kommunikationspraktiken bewältigen, indem Du die Vorteile effektiv kommunizierst und die Teammitglieder in den Entscheidungsprozess einbeziehst.
• Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern, indem Du Feedback ermutigst, aus Fehlern lernst und Deine Kommunikationsstrategien entsprechend anpasst.

Beispiel:

Schule oder veranstalte Workshops zu effektiven Kommunikationstechniken, um etwaige Fähigkeiten im Team zu verbessern oder Teamarbeit zu fördern.

Indem Du diesem ultimativen Rahmen folgst, die umsetzbaren Tipps anwendest und die neuesten Tools nutzt, kannst Du eine umfassende interne Kommunikationsstrategie definieren, die die Ziele Deines Teams unterstützt, die Zusammenarbeit verbessert und den Gesamterfolg vorantreibt.

Denke daran: Du musst Deine Strategie an die einzigartigen Bedürfnisse und Dynamiken Deines Teams anpassen und verfeinern. Diese Richtlinien bieten einen allgemeinen Rahmen, aber Dein Team muss ihn mit außergewöhnlichen Schritten füllen!

Entwickle und implementiere interne Kommunikation in Outlook mit Secure Mail Merge

E-Mail bleibt ein primäres Kommunikationsmittel für viele Unternehmen.

Wenn dein Team Microsoft Outlook für interne Kommunikation nutzt, kannst du deine Kommunikationsstrategien mit einem Add-In für Outlook verbessern, das es dir ermöglicht, Strategien nahtlos in deinen bestehenden E-Mail-Workflow zu integrieren.

Secure Mail Merge ist das richtige Tool, das eine Reihe von Funktionen bietet, die deine interne Kommunikation in Outlook transformieren können.

Hier sind die Vorteile für dein Team:

• Personalisierte und sichere Kommunikation:

  Passe deine E-Mails mit empfängerbezogenen Informationen an, wie Namen, Jobtiteln oder Abteilungsdetails. Außerdem sorgt es für die Sicherheit deiner E-Mail-Kommunikation, indem es sensible Daten verschlüsselt und unbefugten Zugriff verhindert.

• Optimierte Kommunikationsprozesse:

  SecureMailMerge ermöglicht es dir, E-Mail-Vorlagen für alltägliche interne Kommunikation zu erstellen, wie Team-Updates, Projektankündigungen oder Richtlinienerinnerungen. Du kannst diese Vorlagen einfach anpassen und mit wenigen Klicks an mehrere Empfänger senden.

• Tracking und Analysen:

  Du kannst E-Mail-Öffnungen, Klicks und Downloads verfolgen, was dir ermöglicht, die Effektivität deiner Kommunikationsbemühungen zu beurteilen. Diese Daten helfen dir, datengestützte Entscheidungen zu treffen und deine Strategien für bessere Interaktion und Wirkung zu verfeinern.

• Integration mit Outlook:

  SecureMailMerge integriert sich nahtlos in Microsoft Outlook, was die Einbindung in deinen E-Mail-Workflow erleichtert. Du musst nicht auf eine andere Plattform wechseln oder neue Tools lernen.

Bereit, deine interne Kommunikation in Outlook zu revolutionieren?

Installiere und probiere den erweiterten Mail Merge kostenlos mit SecureMailMerge aus! Das Plugin ist direkt über deine Outlook-Oberfläche zugänglich und sorgt für ein reibungsloses Benutzererlebnis für dich und dein Team.