Wie man verhindert, dass E-Mails im Spam landen

SecureMailMerge verwendet dein Microsoft 365-Postfach, um E-Mails zu senden, daher kümmert sich Microsoft um die technische Infrastruktur, die erforderlich ist, um den Spam-Ordner zu vermeiden. Wenn du trotzdem im Junk-Ordner landest, liegt das an der Menge der E-Mails, die du sendest, dem Inhalt deiner E-Mail oder dem Versenden an eine E-Mail-Liste, die deine E-Mails nicht möchte.

Die 3 wichtigsten Gründe, warum deine E-Mails im Spam-Ordner landen

Das sind die drei Hauptgründe, die wir nach der Verarbeitung von Millionen von E-Mails durch Mail Merge sehen.

Grund 1: Menge des Versendens

Fang nicht plötzlich an, Hunderte von E-Mails pro Tag von einem brandneuen Postfach zu senden. Neue E-Mail-Adressen müssen Vertrauen aufbauen. Während es eine gute Idee sein kann, ein neues Postfach für E-Mail-Aktionen zu erstellen, um es von deinem persönlichen Konto zu trennen, solltest du das Vertrauen langsam aufbauen. Sende kleine Mengen von E-Mails an eine vertrauenswürdige Liste von Personen und erhöhe die Menge langsam, während du beobachtest, wie die Leute reagieren.

Wenn eine neue E-Mail-Adresse viele E-Mails sendet, werden Spam-Berichte von nur wenigen Nutzern eine größere Spam-Reaktion auslösen, als wenn du

Grund 2: Inhalt deiner E-Mail

Du solltest die folgenden drei Dinge vermeiden, damit deine E-Mail sowohl für automatisierte technische Systeme als auch für menschliche Empfänger nicht nach Spam aussieht.

• Betreffzeilen mit Zahlen, Großbuchstaben, falscher Aussprache
• E-Mails mit nur einem einzigen Bild anstelle von Text
• Häufige Wörter, die in Spam-E-Mails verwendet werden

Verwende ein Tool wie dieses, um deine E-Mail vor dem Versand an deine Liste gegen gängige Spam-Filter zu überprüfen.

Grund 3: Deine Empfänger wollen deine E-Mail nicht

Stelle sicher, dass deine E-Mail-Liste aktiv ist und du relevante E-Mails an sie sendest. Das bedeutet, dass die Empfänger sich kürzlich für den Erhalt von E-Mails zu dem Thema, das du sendest, angemeldet haben.

• Verwende den branchenüblichen Double-Opt-In-Mechanismus: Du holst dir die Erlaubnis des Empfängers, bevor du ihm eine Bestätigungs-E-Mail sendest, um sein Abonnement zu verifizieren.

• Stelle sicher, dass du deine E-Mail-Liste korrekt nach dem Thema segmentierst, das du sendest: Richte dich an spezifische Gruppen, anstatt die gleiche E-Mail an alle zu senden, und erstelle prägnante Betreffzeilen und relevante E-Mail-Inhalte.

• Reinige und aktualisiere regelmäßig deine E-Mail-Liste: Entferne inaktive oder zurückgegebene E-Mail-Adressen und überprüfe und aktualisiere regelmäßig deine Liste, um die Effektivität zu optimieren.

Du solltest niemals eine E-Mail-Adresse kaufen oder mieten oder Websites nach E-Mail-Adressen durchsuchen. Das ist nicht nur in vielen Ländern illegal, sondern im schlimmsten Fall hast du eine Spam-Trap-E-Mail in der Liste, ohne es zu wissen, die sofort deine E-Mail-Adresse von den meisten E-Mail-Servern blockiert.

Einige allgemeine Tipps, um Nutzer zu engagieren und somit zu vermeiden, als Junk-Mail gemeldet zu werden

1. Gib eine echte Antwortadresse an: Verwende eine Antwortadresse, die zur Interaktion anregt, und konfiguriere dein Konto so, dass Kampagnen von deiner eigenen Geschäftsdomäne gesendet werden, um Authentizität zu zeigen.

2. Optimiere das E-Mail-Design und die mobile Darstellung: Verwende ein responsives Design, halte E-Mails visuell sauber und sorge für eine mobilfreundliche Darstellung, um das Nutzererlebnis und die Interaktion zu verbessern.

3. Verwalte Abmeldungen und Beschwerden umgehend: Respektiere Abmeldeanfragen, achte auf Feedback-Schleifen und gehe umgehend auf Probleme oder Bedenken ein, die von den Empfängern geäußert werden.