Wie man verhindert, dass E-Mails in Spam landen

SecureMailMerge verwendet Ihr Microsoft 365-Postfach, um E-Mails zu versenden. Daher kümmert sich Microsoft um die technische Infrastruktur, die erforderlich ist, um den Spam-Ordner zu vermeiden. Wenn Sie immer noch in Junk-Ordnern landen, liegt das an der Menge der von Ihnen gesendeten E-Mails, dem Inhalt Ihrer E-Mails oder dem Versand an eine E-Mail-Liste, die Ihre E-Mails nicht haben möchte.

Die 3 wichtigsten Gründe, warum Ihre E-Mails in einem Spam-Ordner landen

Dies sind die drei Hauptgründe, die wir nach der Verarbeitung von Millionen von E-Mails durch Serienbriefe feststellen.

Grund 1: Umfang der Sendungen

Fangen Sie nicht plötzlich an, Hunderte von E-Mails pro Tag von einer brandneuen Mailbox aus zu versenden. Neue E-Mail-Adressen müssen erst einmal Vertrauen aufbauen. Auch wenn es eine gute Idee ist, ein neues Postfach für den E-Mail-Verkehr einzurichten, um es von Ihrem persönlichen Konto zu trennen, falls etwas schief geht, sollten Sie das Vertrauen langsam aufbauen. Senden Sie kleine Mengen von E-Mails an einen vertrauenswürdigen Personenkreis und erhöhen Sie die Menge langsam, indem Sie beobachten, wie die Leute reagieren.

Wenn eine neue E-Mail-Adresse anfängt, viele E-Mails zu verschicken, werden Spam-Meldungen von nur wenigen Nutzern eine größere Spam-Reaktion auslösen, als wenn Sie

Grund 2: Inhalt Ihrer E-Mail

Sie sollten die folgenden drei Dinge vermeiden, damit Ihre E-Mail nicht als Spam empfunden wird - weder von automatisierten technischen Systemen noch von menschlichen Empfängern.

• Betreffzeilen mit Zahlen, Großbuchstaben, falscher Aussprache
• E-Mails mit nur einem einzigen Bild anstelle von Text
• Häufig in Spam-E-Mails verwendete Wörter

Verwenden Sie ein Tool wie diese um Ihre E-Mail mit gängigen Spam-Filtern zu vergleichen, bevor Sie sie an Ihre Liste senden.

Grund 3: Ihre Empfänger wollen Ihre E-Mail nicht

Vergewissern Sie sich, dass Ihre E-Mail-Liste warm ist und Sie für sie relevante E-Mails versenden. Das bedeutet, dass die Empfänger sich dafür entschieden haben, in letzter Zeit E-Mails von Ihnen zu dem von Ihnen gesendeten Thema zu erhalten.

• Verwenden Sie den branchenüblichen Double-Opt-In-Mechanismus: Sie holen die Zustimmung des Empfängers ein, bevor Sie ihm eine Bestätigungs-E-Mail schicken, um sein Abonnement zu bestätigen.

• Achten Sie darauf, dass Sie Ihre E-Mail-Liste entsprechend dem Thema, das Sie versenden, richtig segmentieren: Richten Sie sich an bestimmte Gruppen, anstatt dieselbe E-Mail an alle zu senden, und erstellen Sie prägnante Betreffzeilen und relevante E-Mail-Inhalte.

• Bereinigen und aktualisieren Sie Ihre E-Mail-Liste regelmäßig: Entfernen Sie inaktive oder abgelehnte E-Mail-Adressen und überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Liste regelmäßig, um die Effektivität zu optimieren.

Sie sollten niemals eine E-Mail-Adresse kaufen oder mieten oder Websites nach E-Mail-Adressen abgrasen.. Dies ist nicht nur in vielen Ländern illegal, sondern im schlimmsten Fall haben Sie eine Spam-Falle E-Mail in der Liste, ohne es zu wissen, wird Ihre E-Mail-Adresse sofort von den meisten E-Mail-Servern gesperrt.

Einige allgemeine Tipps, um die Nutzer einzubinden und so zu vermeiden, dass sie als Junk-Mail gemeldet werden

1. Geben Sie eine echte Reply-to-Adresse an: Verwenden Sie eine Antwortadresse, die zur Interaktion anregt, und konfigurieren Sie Ihr Konto so, dass Kampagnen von Ihrer eigenen Unternehmensdomäne aus gesendet werden, um Authentizität zu demonstrieren.

2. Optimieren Sie das E-Mail-Design und die mobile Anzeige: Verwenden Sie ein responsives Design, halten Sie E-Mails optisch sauber und sorgen Sie für eine mobilfreundliche Darstellung, um die Nutzererfahrung und -beteiligung zu verbessern.

3. Kümmern Sie sich umgehend um Abbestellungen und Beschwerden: Respektieren Sie Abbestellungsanfragen, achten Sie auf Feedback-Schleifen und gehen Sie umgehend auf alle von den Empfängern aufgeworfenen Probleme oder Bedenken ein.