Wie man verhindert, dass E-Mails im Spam landen

SecureMailMerge verwendet Ihr Microsoft 365-Postfach, um E-Mails zu senden. Daher kümmert sich Microsoft um die technische Infrastruktur, die erforderlich ist, um den Spam-Ordner zu vermeiden. Wenn Sie dennoch im Junk-Ordner landen, hängt das von der Menge der gesendeten E-Mails, dem Inhalt Ihrer E-Mail oder dem Versenden an eine E-Mail-Liste ab, die Ihre E-Mails nicht erhalten möchte.

Die Top 3 Gründe, warum Ihre E-Mails im Spam-Ordner landen

Dies sind die drei Hauptgründe, die wir nach der Verarbeitung von Millionen von E-Mails durch Mail Merge feststellen.

Grund 1: Menge des Versendens

Beginnen Sie nicht plötzlich, Hunderte von E-Mails pro Tag von einem brandneuen Postfach zu versenden. Neue E-Mail-Adressen müssen Vertrauen aufbauen. Während es eine gute Idee sein kann, ein neues Postfach für E-Mail-Aktionen zu erstellen, um es von Ihrem persönlichen Konto zu trennen, falls etwas schiefgeht, sollten Sie das Vertrauen langsam aufbauen. Versenden Sie kleine Mengen von E-Mails an eine vertrauenswürdige Liste von Personen und erhöhen Sie die Menge langsam, während Sie beobachten, wie die Menschen reagieren.

Wenn eine neue E-Mail-Adresse viele E-Mails zu versenden beginnt, werden Spam-Berichte von nur wenigen Nutzern eine größere Spam-Reaktion auslösen, als wenn Sie

Grund 2: Inhalt Ihrer E-Mail

Sie sollten die folgenden drei Dinge vermeiden, damit Ihre E-Mail sowohl für automatisierte technische Systeme als auch für menschliche Empfänger nicht spammy wirkt.

• Betreffzeilen mit Zahlen, Großbuchstaben, falscher Aussprache
• E-Mails mit nur einem einzigen Bild anstelle von Text
• Häufige Wörter, die in Spam-E-Mails verwendet werden

Verwenden Sie ein Tool wie dieses, um Ihre E-Mail vor dem Versand an Ihre Liste gegen gängige Spam-Filter zu überprüfen.

Grund 3: Ihre Empfänger möchten Ihre E-Mail nicht

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Liste warm ist und Sie relevante E-Mails an sie senden. Das bedeutet, dass die Empfänger sich kürzlich für den Erhalt von E-Mails von Ihnen zu dem Thema, das Sie senden, angemeldet haben.

• Verwenden Sie den branchenüblichen Double-Opt-In-Mechanismus: Sie holen die Erlaubnis des Empfängers ein, bevor Sie ihm eine Bestätigungs-E-Mail senden, um sein Abonnement zu verifizieren.

• Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre E-Mail-Liste korrekt nach dem Thema segmentieren, das Sie senden: Richten Sie sich an spezifische Gruppen, anstatt dieselbe E-Mail an alle zu senden, und erstellen Sie prägnante Betreffzeilen und relevante E-Mail-Inhalte.

• Reinigen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihre E-Mail-Liste: Entfernen Sie inaktive oder zurückgegebene E-Mail-Adressen und überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Liste, um die Effektivität zu optimieren.

Sie sollten niemals eine E-Mail-Adresse kaufen oder mieten oder Websites nach E-Mail-Adressen durchsuchen. Dies ist nicht nur in vielen Ländern illegal, sondern im schlimmsten Fall haben Sie eine Spam-Trap-E-Mail in der Liste, ohne es zu wissen, die sofort Ihre E-Mail-Adresse von den meisten E-Mail-Servern blockiert.

Einige allgemeine Tipps, um Benutzer zu engagieren und somit zu vermeiden, als Junk-Mail gemeldet zu werden

1. Geben Sie eine echte Antwortadresse an: Verwenden Sie eine Antwortadresse, die zur Interaktion anregt, und konfigurieren Sie Ihr Konto so, dass Kampagnen von Ihrer eigenen Geschäftsdomäne gesendet werden, um Authentizität zu demonstrieren.

2. Optimieren Sie das E-Mail-Design und die mobile Anzeige: Verwenden Sie ein responsives Design, halten Sie E-Mails visuell sauber und stellen Sie sicher, dass die Anzeige mobilfreundlich ist, um die Benutzererfahrung und das Engagement zu verbessern.

3. Verwalten Sie Abmeldungen und Beschwerden umgehend: Respektieren Sie Abmeldeanfragen, achten Sie auf Feedbackschleifen und gehen Sie umgehend auf Probleme oder Bedenken ein, die von den Empfängern geäußert werden.