Shared Mailbox sind E-Mail-Adressen, die keine eigenen Microsoft 365-Lizenzen besitzen, sondern jedem, der eine Lizenz besitzt, den Zugriff und das Handeln in ihrem Namen ermöglichen.
✅ Senden als gemeinsames Postfach (über Ihr persönliches Postfach)
Zunächst einmal: Sie können SecureMailMerge verwenden, um im Namen eines gemeinsamen Postfachs zu senden (wie bei jedem Alias), wenn Ihr Microsoft 365-Tenant auf diese Weise eingerichtet wurde. Alles, was Sie tun müssen, ist:
- eine neue E-Mail in Ihrer persönlichen Mailbox erstellen, dann
- die "Von"-Adresse im Fenster des Email Composers in die Adresse der Shared Mailbox ändern, und
- dann erstellen Sie eine Kampagne mit SecureMailMerge.
(Wenn Sie das Feld "Von" nicht sehen, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche "Von anzeigen").
Dieser "Senden als"-Ansatz hat jedoch einen Nachteil: Die E-Mail wird aus dem gemeinsamen Postfach gesendet, aber in Ihrem Ordner Gesendete Objekte gespeichert. Das liegt daran, dass die E-Mail von Ihrem Konto aus gesendet wird und nicht vom Konto des Gemeinsamen Postfachs. Die Empfänger sehen den Absender als das Gemeinsame Postfach und alle Antworten gehen an das Gemeinsame Postfach.
❌ Direkt aus dem freigegebenen Postfach senden
Die Unterstützung für Outlook Add-Ins in gemeinsam genutzten Postfächern ist begrenzt und dieses Szenario wird leider nicht unterstützt, da es die Installation des Add-Ins für das gemeinsam genutzte Postfach erfordern würde (im Gegensatz zur Installation für Ihr persönliches Postfach). Dies ist keine Besonderheit von SecureMailMerge, soweit wir wissen, können auch andere Plugins diese Funktionen nicht bieten. Microsoft arbeitet ständig daran, weitere Funktionen zur Verfügung zu stellen, aber zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels gibt es noch keinen Zeitplan, wann dieser Anwendungsfall verfügbar sein wird.