Verwendung des Outlook-Adressbuchs zum Senden von Seriendruckkampagnen

Wenn Sie das SecureMailMerge-Plugin noch nicht installiert haben, sollten Sie dies zuerst im Microsoft Store tun. Es ist eine kostenlose Version verfügbar und funktioniert mit Ihrem bestehenden Microsoft 365 Business-Abonnement.

Klicken Sie anschließend auf "Neue E-Mail" und suchen Sie dann das SecureMailMerge-Symbol in der Menüleiste.

Sobald das Plugin startet, klicken Sie auf die Schaltfläche "Aus Adressbuch wählen".

Dadurch wechseln Sie in den Adressbuchmodus und können Ihre Kontakte aus Ihrem Adressbuch laden. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Adressbuch laden".

Daraufhin wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie aufgefordert werden, sich mit Ihrem Microsoft-Konto zu authentifizieren. Dies ist notwendig, weil das Plugin die Informationen von Microsoft lesen muss. Diese Daten werden nirgendwohin gesendet, sie werden nur im Plugin angezeigt.

Sobald Sie sich authentifiziert haben, schließt sich das Fenster und Sie sehen eine Dropdown-Liste, in der Sie auswählen können, welche Kontakte Sie laden möchten.

Sie finden die Option "Primäre Kontakte", mit der einfach Ihre Standard-Adressbuchkontakte geladen werden. Wenn Sie jedoch Kategorien oder Kontaktordner verwenden, werden diese ebenfalls angezeigt und Sie können sie auswählen, um nur Kontakte zu laden, die diesen Kriterien entsprechen.

Hinweis: Wenn Sie ein Adressbuch aus einem anderen Postfach laden möchten, auf das Sie Zugriff haben, z. B. aus einem gemeinsamen Postfach, klicken Sie auf den Link "Kontakte aus einem anderen Postfach laden" und geben Sie die E-Mail-Adresse des Postfachs ein, aus dem Sie Kontakte laden möchten. Kategorien sind in freigegebenen Postfächern nicht verfügbar, aber ansonsten gilt alles unten Gesagte auch für freigegebene Kontakte.

In der Liste der Kontakte können Sie einen, mehrere oder alle Kontakte mit Hilfe der runden Kontrollkästchen auf der linken Seite auswählen. Klicken Sie auf "Zur Kampagne hinzufügen", wenn Sie sie in Ihre Kampagne aufnehmen möchten. Sie können die Kontakte filtern, um die richtigen zu finden, und nach Belieben zwischen Kategorien und Ordnern wechseln; die zuvor hinzugefügten Kontakte bleiben erhalten.

Wenn Sie sehen möchten, wen Sie bereits hinzugefügt haben, schalten Sie den Schalter unten um. Sie können Kontakte wieder aus den Listen entfernen, indem Sie sie zunächst auswählen und dann auf die Schaltfläche "Aus Kampagne entfernen" klicken.

Wenn Sie zum Versenden bereit sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Kampagne erstellen". Sie kehren dann zum Bearbeitungsmodus der Kampagne zurück, wobei Ihre ausgewählten Kontakte in das Plugin geladen werden.